プロジェクトを進めるにあたって議事録は非常に大切だ。だからこそ真剣に議事録作成業務について取り組んで欲しいって気持ちを文章にする。

新入社員はとりあえず打ち合わせに連れて行かれ、議事録作成を命じられる。録音した音声を何度も聞き返し、打ち合わせ時間の何倍もかけて作り上げる。新入社員のやるべきことだからとか、議事録作成を通して業務理解を深めるとか、まあそんな理由で依頼される。大抵の場合、参加者から大量の手直しをくらいながらハンコを集める。議事録はものすごく重要だから、ちゃんと書かなきゃいけないとネチネチ言われたりもする。

この習慣にはものすごく疑問がある。

そんなに重要な業務なら十分に業務理解がある経験豊富な人がやれよ！！

まあそんなことを言っても現実的にはどうしようもないので、新入社員が議事を作成する前提で、スムーズな方法について書く。

• 会議中に参加者全員で作成する

• 会議終了時に参加者全員の合意を取る

これだけだ。録音も上長チェックもいらない。

会議中に参加者全員で作成する

Google docs等のオンラインで同時編集可能なツールを使用する。他の会議出席者がPCを操作することが難しければ、せめて新入社員はPCを持ち込む。

web会議なら画面共有とファイル自体も共有する。対面なら新入社員のPC画面をプロジェクターで投影する。
会議中、皆は作成中の議事録を見ながら会話する。

記載事項に過不足があれば随時修正する。新入社員任せではなく、参加者全員が編集権限を持つ。

意思決定が即時文字起こしされることで皆の認識が統一される。また、異論があればそこで声が上がる。

タイピングは新入社員に任せてもよいが、責任を持って参加者全員で議事録を仕上げる。

会議終了時に参加者全員の合意を取る

会議の終了時に議事録の読み合わせの時間を作る。もし議事作成画面を共有できなかった場合はなおのこと、対顧客には絶対にやったほうがよい。

時間が経てば皆すぐ忘れる。言った言わないだの、文言が気に食わないだのいちゃもんがつく。それを避け、次の行動にさっさと進むために会議終了時に合意を取る。

皆で責任を持って会議中に作った議事録なんだから、強制的に合意を取ればいい。合意とは以下を意味する。

• 議事録の記載内容が正しいことを認める

• 決定事項に従う

読み合わせ時に揉める項目があれば、後日決めると書いとけばいい。

重要なのは議事録の内容が正しく、記載内容にそって参加者が行動するってことを約束することだ。「議事録にはこう書いてあるけど俺は認めないよ」なんてことは許してはいけない。

合意については署名なりハンコなり、参加者全員が認めたことを残せばいい。

この記事で伝えたいことはこれだ

議事録作成は会議時間内に皆でやれ！新入社員任せにするな！その場で参加者全員の合意を取れ！

議事録自体の構成や書くべきことについては言及しない。何が正解なのかあまり自信がない。
とてもよい記事があるので丸投げする。これを読んでおけば大丈夫！

新入社員が鍛えるべきスキルはタイピングだ

最後に、ここまで僕が議事録についてあれこれ書きたいがために引き合いに出された新入社員諸君にアドバイスを送るとしよう。

タイピング速度を磨け！生産性に直結する。

議事録作成業務ってのもそれほど楽しいものではないはずだ。少なくとも僕はそうだった。自身の趣味で書いているこの記事でさえかなりしんどいのに、書きたくもない文章を書くのは辛い。

タイピング速度を磨くんだ！某回転寿司ゲームをやりまくってくれ。
僕から言えることはそれくらいだ。

この記事は「プロジェクトマネジメントとか組織作りとか Advent Calendar 2022」の12月8日分として書きました。僕が普段考えていることを言語化しています。