はじめに

こんにちは、ハレックです。

今回はタスクシュート協会が運営するnoteマガジン「ユタカジン」への投稿です。

このnoteマガジン「ユタカジン」は、「自分らしい時間的豊かさを追求する」というタスクシュート協会の理念に基づき、タスクシュート認定トレーナーによって運営されています。

詳しい説明は、ぜひこちらのjMatsuzakiさんの記事をご確認ください。

さて、今日はタスクを登録したけどなかなか実行に移せない、という方に向けて、私の経験を踏まえてお話できたらと思います。

なぜ、そのような話をしたいかというと、私も同じように悩み、タスク管理が億劫になってしまった経験があるからです。同じように感じている方への一助になれば嬉しいです。

また、タスクシュートだけでなく、あらゆるタスク管理に通ずるものがあると思いますので、タスクシュートを使っていない、という方もブラウザの戻るボタンは少し待って、目次を見ていただけると嬉しいです。

なぜタスクを実行に移すことが難しくなってしまうのか

この命題は、私が非常に悩んでいたものでした。

タスク管理ツールにタスクを登録しても、なかなかそれを実行することができず、先送りしてしまう。そうして翌日、また翌日とどんどんタスクを先送りにしたことで、到底1日で実行出来るはずのないタスクの山ができあがる。

そんな経験をしてきた方もいらっしゃるのではないでしょうか。
なぜこのようなことが起きてしまうのか、考えた末に私が行き着いた結論がこれでした。

タスク名を見ても何をすれば良いかわからない。

ここについてもう少し掘り下げたいと思います。

抽象的な名前でタスクを登録してしまう

私はタスクをタスク管理ツール（私はTaskChuteCloudを使用）に登録するとき、抽象的な名前で登録してしまうことが多くありました。
例えばこんな感じです。

• 議事録作成

• ○○への見積もり依頼

• ○○設計書作成

• プレゼンテーションの準備

• 日次レビュー

これでもタスクを実行することは可能ですが、いざ実行しようとするときに、実行するべきアクションが何かを考えたり、思い出したりすることに時間を使ってしまうこともよくありました。

特に「○○設計書作成」などそれだけ見ると明らかに重いと言えるタスク名の時は、開始ボタンを押すのに躊躇してしまうことも少なくありませんでした。

つまり、実行するべきアクションが何かが明確ではない場合、タスクを実行に移すことが難しくなってしまうのではないか、ということが言えると思います。

タスク名を詳細に書くことで得られるメリットとは何か

では、タスク名を詳細に書くとどのような効果があるのでしょうか。

実行すべきアクションが明確になる。

タスク名を詳細に書くことで、見ただけで次に何をするかが明確になることがまず大きなメリットです。

明確なアクションが記載されているだけで、タスクを実行しよう、という意志のハードルがぐっと下がります。

例えば、「メールチェック」というタスクを以下に書き換えてみましょう。

修正例：「メールチェックをして今日中に対応が必要かを判断する」

この例ではメールチェックなのでタスク実行のハードルは低いですが、逆に「メールチェック」だけだと、だらだらとメールの流し読みをして時間を浪費してしまう恐れがあります。

タスク名を詳細に書くことで、これだけやれば良い、というアクションが明確になり、実行のハードルも下がり、より効率的に業務を遂行できるようになるでしょう。

ちなみにこのタスクは今日中に対応が必要かを判断して、フラグをつけるだけ、です。その後のメール返信などは、また別のタスクで別の時間に行います。タスクに書いていない余計なことをしない、というのも意識することができます。

また、ここで私が大事にしているのは動詞になるようにタスク名を登録することです。

動詞は行動を表す言葉であり、最後を「～する」と言う書き方にすることで、それだけで実行する際の後押しになったりします。

タスクの進捗状況を把握しやすくなる。

タスクには5分で終わるものもあれば、1時間かかるもの、また1日では終わらない、と様々な種類があると思います。

そのような長いタスクを実施することになった時、進捗状況を把握しておくことで、例えば一度休憩や別業務を挟んでから再度タスクを実行することになった際や、別の日にタスクの続きを実行することになった際もスムーズに実行することができます。

逆に進捗状況が把握できていないと、どこまで進んだんだっけ、というところを思い出すところから始まるため、タスクの実行に二の足を踏むことにもなりかねません。

目の前の作業に没頭できる

作業名が具体的になっていないことで、あれもやらなければいけないのか、という余計な雑念が生まれることもままあると思います。

まさしく私がそうでした。

やらなければいけないタスクばかり頭に浮かんで、あるとき自分の許容量を超えてスマホを見る、という現実逃避に陥ることも数多くありました。

このようなことも、タスク名を詳細に書き、具体化することでそれ以外のことを考えずに、作業に没頭することができるようになるでしょう。

タスクを詳細化して進めた事例

では、どんな風に具体的なタスクを書いているのか、というのをあくまでも一例として出してみようと思います。

昨年行った家族旅行に向けたプロジェクトがあったので、それを例としようかなと思います。

家族旅行に行くとしても、色々考えること、決めなきゃいけないことがあります。

これを「家族旅行の計画を立てる」というタスクでひとくくりにしてしまうと、上手くいかないのではないかと思い、一日一日、細かいタスクを少しずつ進めていくようにしました。

まずは、こんな感じ

はい、旅行の日程、いつ行くのか、を決めるだけです。

そしてコメントにも書いてますが、この段階では日程を決めただけで宿泊場所など、他のことは何も決めてない、むしろ考えないようにしました。

そして別の日

次は、宿泊場所を決めました。
それだけです。

そして行き帰りの交通機関の時間を調べて

そして昼食の予約。

こんな感じで、タスクを具体的にして、少しずつ進めるようにしました。

ここでポイントをお伝えすると、私は上記画像の通りなるべくタスク完了後にコメントを残すようにしました。

これにより、次に何をするのか、というのが浮かんでくるようになり、次に実行する具体的なタスクをメモするようにしています。

なので、一日のプランを立てる際にも、「このタスクは次に何をしようかな」と考える必要もなく、自然と翌日のプランには具体的なタスクを入れられるようにしています。

おわりに

今回は、タスクを実行に移すことができなくなってしまうという問題から、タスク名を具体的に書くことで実行する際の後押しになり、また作業に集中できるようになるということを書かせていただきました。

あくまでも私の一例ではありますが、皆さんの参考になれば幸いです。

今後もタスクシュートについて定期的に発信していきますので、私のフォローやマガジンをフォローいただけると嬉しいです。

最後まで読んでいただき、ありがとうございました！