こんにちは！今回はお仕事で使う文章の書き方について、ナレッジをまとめました。（こちらも基本はロジカルシンキングをベースとしています。）

社会人になって16-7年ほど経つのですが、自分はもともと文字を書くのが好きだったこともあり、文章をうまく書くにはどうしたらいいかな？と書籍や実践でこだわったりしていました。最近ではしっかりと文章を書けることが、クライアントからの評価にもつながって独立後も安定してお仕事をいただける要因の一つにもなっています。
ただ仕事で一定の文章が書けるまでは、うまくいかないことも多く「なぜダメなんだろう？」と失敗することもありました。

私が失敗した要因

私たちは文章の書き方について、学校で「国語」という教科で主に習得しますよね。授業では文学的な感動を起こさせるような作文だったり、情緒豊かな抽象的表現から心情を訴えたり読み取るなどといった学習が多くありました。しかし学校の国語の延長で、自分の伝えたいことを上長に文章で提出したところ、取りあってもらえず結局その文章は無視されてしまいました。

そんな失敗も踏まえて、仕事でどんな文章が書けると円滑にことが運ぶのか？自分なりに探求してきました。
そこで今回は円滑に仕事を進めるための、仕事の報連相で使う文章の書き方についてのテクニックとポイントをガッツリまとめたいと思います。

客観的に伝えることの大切さ

情報が氾濫する現代において、特にビジネスの場面では「役に立つ」文章である事が求められています。

例えば最近ではリモートワークなどでテキストベースでのコミュニケーションの割合がとても増えました。
相手の顔を見ずに、テキストだけで考えを伝えて合意を得たり、相手から引情報を聞き出すシーンが増えましたが、それらを素早く円滑に進めるためには、的確な文章を書くことで聴く力を高める必要があります。

客観的に伝えるとは事実をベースに伝えること

的確な文章を書くためには、まず事実を正確に伝える必要があります。
「事実とは実際に起きたことで、自分の目や耳で確認できたこと」です。
つまり仕事で使う文章は「事実を元に、自分の意見を正確に述べ、相手を説得させる文章でなければならない」ということになります。

その上で、意見の根拠となる資料や情報を備え、よく理解できるように相手に伝え、納得させるように表現する必要があります。

周囲のメンバーや上長に、相談や報告を持ち込む際に、ついつい自分の個人的な感情や固定観念も交えて報告をしてしまうケースが、度々見受けられます。何度も繰り返してしまうと、過去の私の失敗のように相手にされなくなってしまうため気をつけましょう。

以下は事実を客観的に伝える文章を書くにあたってのレギュレーションです。これらができていれば、事実を元に客観的に伝える文章に近づくことができます。

客観的に伝える文章のレギュレーション

1. 感じたこと、想像したこと、あなたの意見を加えないように注意する

2. 解釈や想像は事実を歪めるため取り除く

3. 事実と対応する形を持って客観的に表された報告は、 本当は嘘である恐れも十分にある

4. しかし、その報告を誰かが事実と比べ合わせて嘘を見破れることができる可能性が生じるため、客観性のある報告として強化される余地がある

5. 解釈・想像・感想・印象または意見は人によって異なるために、「事実」を報告せずにこれらだけを伝えたのでは対象の正しい姿を、相手に報・連絡・相として伝えたことにはならない

仕事で使う文章というのは、いかに客観的な事実に基づいているかが重要です。個人の解釈や意見を伝えることも大切ですが、特に報告・連絡・相談においては、それらは取り除きましょう。
どうしても伝えたい場合は「あくまで個人の見解ですが、」と枕詞をつけて事実と切り離した情報であることを示しましょう。

文章を書く際の３つのテクニック

ここから先は、実際に文章を書く際の３つのテクニックについてまとめます。

1. 相手が理解しやすい順番で伝えよう！

使い所：伝えたい内容の量が多く、いくつかのトピックや論点、相談事項が含まれるような複雑な内容を伝えたい場合

出来事をわかりやすく報告するためには、伝える順番が大切です。
読み手・聞き手にとってわかりやすいものでなければ、冗長になってしまい臨んだ結果を得られない可能性もあります。
出来事の様子をわかりやすく伝え、報連相するには、述べる順序を整理しましょう。

以下は人が情報を理解しやすい順番です。
話の内容をなかなか整理できない方は、この順番に沿って伝えたいことを整理してみてください。

相手に伝わりやすい情報の順番

1. 目的：議題、議論の目的、相手への要求（話を聞いてもらった上で、相手に何をお願いしたいのか、導き出したい結論）を述べる

2. 要点：報告・相談したいことのの要点を述べる

3. 概要：いきなり詳細を説明せずに、話の全体を述べる

4. 内容：話の中に幾つかの論点や相談ポイントがある場合は、全体をいくつかのまとまりに分けて述べる

5. 詳細：それぞれのまとまりの詳細に述べる

6. 関連：主要な部分の話が終わったら、参考となりそうな関連情報や周辺情報を述べる

2. 5W1Hを意識して簡潔にまとめよう！

使い所：目にした出来事、誰かからの伝言、キャッチした情報を正確に伝えたい場合

ありがちですが、ここでは5W1Hを使います。
５W1Hはとても大切な要素です。 特に出来事を伝えるときには欠かせません。 例えば出来事を知らせることを目的としている新聞記事には欠かすことができない表現の要素です。
日本語で言えば5W1Hは以下のようになります。

• 誰が、何が

• 誰に、何に

• 誰を、何を

• いつ、いつから、いつまで

• どこで、どこから、どこへ

• どんな、どんなに

• どのようにして、何を使って

• なぜ、なんのために

例えば上司やチームメンバーに、クライアントからヒアリングしたことを報告する場面などで、客観的に情報を伝える際の観点にもなります。
「自分が伝えたいことは、なんだろう？」「簡潔に整理するにはどうすればいいだろう？」といった場面では、５W1Hを使って箇条書きで書き出してみて下さい。
文章でいきなり書き始めるより、簡潔にまとめられるはずです。

3.文章の説得力を増そう

使い所：文章で何か相手に意見を伝えたい場合

文章で何かを訴えたい時には、何を伝えれば納得してもらえるか設計します。
私たちは、自分がわかっていることは他人もわかっているように思い込んでしまう傾向があります。
そして文章もつい簡単に まとめて書いたり 「何が」「何を」「なぜ」など、他人に伝えるために必要な要素を脱落させてしまったりします。

これを防いで、人に十分に理解してもらえる文章、説得力のある文章を書くためには、 書こうとする内容を「くだいて書く」ことが必要です。 「噛み砕いて説明する」という言葉があるように、荒削りの内容、または簡単に表現されている内容を、細かくして分析してみましょう。

もし訴えたい内容がある場合には次の内容と順番で、文章を構成してみてください 。

1. 経験した事実を述べる

2. 意見とその理由を述べる

3. 意見が正しいことを証拠付ける

そして必ず、最後に書いた文章をチェックしてください。

文章のチェックが必要な理由

「最後の表現に不足がないかのチェック」は表現の不足がないか、分析が不十分な内容はないか、新しく補うべき内容はないか?などを、 書き終わった後に確認をする作業です。
改めて取り上げたのは、チェック作業が最も「仕事での文章術」を上達させるからです。
文章の観点を備えることにより、自律して文章を上達させることができるようになる可能性が高まります。

書いた文章のチェック観点と項目

とても簡潔にまとめると以下になります。

簡易的なチェックリスト

A: 表現の完全性：基本情報と補足情報の確認が足りているか。
B: 事実と背景：関連する事実、経験、知識の確認と時系列の考慮に不足がないか。
C: 詳細な分析：物事の特性、位置、関連性、条件、及び根拠の確認ができているか。
D: 考え方・意見・感想：過去から現在の考え、異なる意見、自らの考えや提案の検討と検討・説明の材料に必要な情報がそろているか。

実は独自で持っているチェックリストがあるのですが、かなりの時間をかけて蓄積・ブラッシュアップしてきたものになるので、ここから先、より詳細な文章のチェックリストの内容を記載しますが有料とさせてください。

もし仕事での文章の書き方に時間がかかったり、いつも指摘をされてしまう方や、悩まれている方は以降の内容が助けになるのではと思います。

記事の最後にはチェックリストとして活用できる、スプレッドシートのURLも添付いたしましたので、読了後にご活用下さい。