リモートが定着したり、会社規模が大きくなったりすると、格段にメール(チャット)の利用率が上がりますよね。
そんな現代に生きる上司が知って得するメール術のお話。

メール(チャット)の個性

●読み手の読解力にゆだねられるツール

メールは"文字をひたすら読み続けるツール"ですので、読み手の「国語力」が大いに問われます。
人によっては、文字より図から理解を得やすい人もいれば、口頭指示の方がよくわかる人もいます。
あまり勉強してこなかったので文字を読むだけで疲れるということもあるかも。

メールやチャットの返信を見て、「そういう意味じゃなかったんだけどなぁ」「なんで反応が悪いんだろう」と感じたこと、だれでもあると思うのです。
それはひとえに、相手の読解力によって送り手の文章が相手なりに理解された結果だと考えます。

●人は情報を目や耳から取り入れる

「メラビアンの法則」
聞いたことある方も多いと思います。
人のコミュニケーションの特徴を示した心理学の言葉ですね。

まあようするに、
A.目からの情報
B.耳からの情報
C.言語的な情報
人はこの３種からコミュニケーションの情報を取り入れているんだということ。

例えば、人とあいさつをするとき。
笑顔で「おはよう」と言われるのか、いやいや言われるのかでは受ける印象が違います。

ハイトーンで「おはよう！」と言われるのか、暗い声で「おはよ」と言われるのとでは受け取り方が異なります。

人との挨拶において「おはよう」という言葉自体にはそれほど意味が無かったりしますよね。
つまり、人とのコミュニケーションにおいては、目や耳から得る情報が圧倒的に多いということです。

ひるがえって、メール（チャット）はどうでしょ。
C.の言語情報しかありませんよね。
これが、メールで不具合の起こるカラクリ。

メール(チャット)の不具合

●読み手の誤理解

前述の通り、解釈は読み手の理解力に全任せです。
読み手が「不快だ」と感じれば、送り手がどう考えていようと不快なメールに様変わりします。

感情の話の外、具体的な指示内容も誤解につながります。たとえば
「契約書を明日までにお願いします」
と記載したとき。

送り手は完成した契約書が欲しいと思っていたものの、読み手はひな形を送る件だと誤解することがあります。
その他、送り手は明日＝昼間と考えていた一方で、読み手は２４時を回る前であればセーフだととらえることもあるかも。

●情報不足

メラビアンの法則を借りれば、メールは情報の１割しか得られないことがわかります。
相手が発した情報を１０とすると、そのうち１しかゲットできていないということ。

メールって、かなりの情報不足ツールなのですよね。

そして、これは人の本能でしょう、足りない情報は勝手に脳みそが補おうとします。
「この言葉はこういう意味"だろう"」
「これはこう解釈すればよいの"だろう"」

だろう運転の宝庫になった結果何が起こるかというと、読み手の「思い込み」が大発生します。

思い込みは「真実」ではないはず。
例えば、「あの人はこわい」と思ったところで、その人が本当に"こわい"のかは、実際に触れ合うとか、他者から印象を聞くなどしないとわからないもの。
ところが、思いこんだ当人は、不思議とそれが「真実」だと確信するのだからこまりもの。
思い込みって、存外やっかいな代物なのです。

・・だからこそ、メールではこれをやるといい。
そんなお話を後半に続けます＾＾
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ぱれぱれ