皆さま、お久しぶりです。
現在新卒一年目として、大変ながらも日々なんとか働いております。

今回は、タイトルの通り「日報」がテーマです。
なぜこのテーマにしたかと言うと、「自分が頑張っていること」×「他社への汎用性の高さ」の観点からです。
要は、新社会人なんてまだまだ何も中身がなく薄っぺらいので、とりあえず他社にも話が通じて、自分がある程度力を入れているものを書いてみるかあ、という浅はかな考えです。
内容もライトなので、サクっと目を通していただければ幸いです。

<おしながき>
1. appetizer : なんのために日報を書くか
2. main dish : どのように日報を書くか
3. dessert : 日報で日常に彩りを

それではごゆっくりどうぞ。

1. appetizer : なんのために日報を書くか

結論から言うと、明確な答えはないです。
ただ、それだとあまりにも味気ないので僕の解釈を述べると、「外向き」と「内向き」に分けて大きく二点です。

①社内の情報連携を活性化する
②日々の事象から改善行動に移す

この二つが、僕が日報を書く理由です。
順を追って説明していきます。

①社内の情報連携を活性化する

こちらは言わずもがなかと思います。
フォーマットは各社各様でしょうが、その日行った業務について書くことが殆どではないでしょうか。

当たり前ですが、自分がその日行った業務を社内の同僚や先輩・上司が完璧に把握している、なんてことは少ないはずです。
管理の側面もありますが、実際の業務や所感について文字に起こすことで、全体の視界共有を行うことが第一の目的だと考えられます。
特に新人の場合は、周囲を安心させてあげるという意味合いも多いかもしれません。(今のような状況だとなおさら)

加えて、(これは当てはまらない方もいるかもしれませんが、)より単純なコミュニケーション活動の一環でもあると捉えています。
日報の形式にもよりますが、その内容への反応によってコミュニケーションをとることができます。
特に弊社で採用している日報ツールでは、「いいね」や「コメント」といったTwitter的な機能もついているため、その場で同僚や先輩・上司に対して、労いや賞賛、叱咤激励などの意思疎通がスムーズです。
それ以外の場合でも、「日報読んだよ、◯◯が〜」などと社内で話しかけるのも良いのではないでしょうか。
こちらも特に新人向けに加えると、実際の業務イメージや内容、それに対しての先輩・上司の想い、学びやアンテナの張り方などを知ったり盗んだりする大チャンスです。
また、「存在感」をアピールする上でも有効だと考えています。

②日々の事象から改善行動に移す

続いては、僕にとって一番大きな意味を持っている部分についてです。

基本的に、業務における成長は「行動」と「内省」の繰り返しで発生すると考えています。
いわゆるPDCAサイクルをより単純化したものです。
PDCAサイクルという言葉がそんなに好きではないので使いたくないだけです。笑

もう少し噛み砕いて説明しましょう。
人の学びの構成要素は、大きく下記の三つであると言われています。

・実際の経験
・周囲からの助言
・座学や書籍、研修

そして、それぞれが学びにおいて占める割合は「7 : 2 : 1」であるとも言われています。
どうですか、「実際の経験から得られるもの多っ」て思いませんか。
ここからさらに、経験学習モデルの詳細な話等々までいくと途方もないので、一旦この辺りにして、本題に戻りましょう。

要は、仕事でいうと実際の業務から得るものがかなり多いわけです。
そのフローとしては、

=行動A=
とにもかくにも仕事をすると思います。
その中で上手くいったこともあれば、上手くいかなかったこともあるでしょう。
まずは、何かしら実践の中で経験をすることが大切です。
↓
=内省A=
行動した結果起きた事象や経験を振り返ります。
後ほど詳細に書きますが、事実と解釈を分けることがポイントです。
その上で、翌日以降の改善点や行動計画を立てましょう。
↓
=行動B=
振り返った内容を取り入れて業務に臨みます。
もしかしたら前回よりちょっと改善されたことがあったり。
あるいは「やっぱり上手くいかなかった」ということもあります。
そういうときは素直に助けを求めるのも良いかもしれません。

上記のように、行動と内省をどんどん繰り返ししていくことで、複利で仕事における改善が見られると考えています。
このためには、行動から得た内省の深さと、内省から得た行動の実行確度が重要になってきます。

以上が、日報を書く大きな理由です。

2. main dish : どのように日報を書くか

appetizerは如何でしたでしょうか。
ここからは、具体の書き方について、僕自身のフォーマットをもとに説明していきます。

改めてにはなりますが、日報の第一の目的は、社内の情報連携です。
つまり、明快で伝わりやすいことは最低限で最重要です。

伝わりやすい文章を書くには、名著『考える技術・書く技術』より、ピラミッド構造を描くのが良いでしょう。
今回は、文章の書き方のnoteではないので、詳細は割愛します。
要は、「属性や粒度を見極めて、構造化された文章を書きましょう」ということです。

ここでは、僕が現在採用しているフォーマットを紹介します。(表現などはnote用になるべく伝わりやすいものに変更しています)

▼業務内容
-30分毎のスケジュール
-成果物
▼その日のメイントピック
-トピック全体の要約
-事実
・場面
・目標
・行動
・結果
-解釈
・Keep
・Problem
・Try
-次回以降の具体的な改善行動案
▼継続して取り組んでいる項目
-前日の改善行動案の振り返り
-継続して注力する行動チェックリスト
▼その他自由記述欄
-感じたことなどをつらつらと

業務内容についてはイメージのつく方が殆どだと思うので、それ以降について簡単に説明します。

その日のメイントピックというのは、様々な業務を遂行する中で、何を経験学習の糧として拾い上げるかです。

その後いきなりつらつらと書き始めても冗長なので、最初に要点を記述します。
テーマ性はもちろんですが、時間のない人に短時間で伝えるための項目です。

そこから、「事実」のパートに移ります。
ここでは、「具体的にどんな場面の話」で、そこでは「どんなことを目標として業務に臨み」、「具体的にどんな行動に移し」、「どんな結果が得られたか」を記述します。

ここでのポイントは、解釈や感情が混ぜないことです。
属性が崩れ、一気に読みづらい内容になるので注意しましょう。

続いて、「解釈」のパートです。
先程得られた結果の要因を、KPTと呼ばれる三つの要素で分類します。
Keepは「今後も継続して取り組みたい」、Problemは「今後改善しなければいけない」、Tryは「さらにプラスアルファで積み上げられたら嬉しい」ものです。

ここでのポイントは、抽象化と超具体化です。
振り返りには、「具体的な事実情報を抽象化し、他に応用する」アプローチと、「事実情報の表層的な原因から、さらに背景や当時の感情など超具体の深層を掘り下げる」アプローチの二つがあると考えています。
前者は汎用性、後者は再現性の観点で非常に重要です。
ともすれば振り返りは、事実情報の事実原因だけで留まりがちですが、この二つの観点を入れることで、意味のある内容することができるでしょう。

最後に、KPTを経て実際の改善行動のプランを宣言します。
この「宣言」が意外とミソで、強制的に周囲の評価の目を受けることで、行動せざるを得ない状況に追い込みます。
僕の場合は、毎朝部署のグループチャットにも、前日設定した行動案を発信しています。
ポイントとしては、「いつ」「何を」「どのように」まで規定することで、具体的な行動に結びつけることです。

さて、ここまではメイントピックの説明でしたが、ここからは「継続して取り組んでいる項目」についての説明です。

一つ目はわかりやすく、「前日に設定した改善行動案がどのくらい実行されたか」を振り返ります。
冒頭にもお伝えしましたが、この行動→内省→行動→内省…と続けるフローが重要なためです。

二つ目は、「継続して注力する行動チェックリスト」ですが、これは「改善行動案のうち、継続して取り組み続けなければいけないものリスト」です。
往々にして、人は一日では変わりません。
特に重要で汎用性の高いものは、チェックリストで常にモニタリングをしています。
無意識でも実行できるようになれば、リストから外しましょう。

さあ、ここまでたくさん書いてきましたね。
そろそろ胃がもたれてきたでしょうか。
安心してください、これで最後です。

「その他自由記述欄」は本当に自由です。笑
僕自身は日記のように、その日の業務の中で感じたことや悩んでいること、嬉しかったり感謝したいことなどを書いています。
こちらは人によっては不要かもしれませんが、ともすれば無機質になりがちな日報に遊びを持たせる行為です。

長くなりましたが、これが僕が日々書いている日報の内容です。
もちろん、一番最初からこの形式で書いていたわけではなく、日々書く中で試行錯誤を繰り返している途中過程です。
皆さまも、このままではなく、自分なりのオリジナリティ溢れる日報にカスタマイズしてみてください。

3. dessert : 日報で日常に彩りを

最後にお口直しを。
これまで意義や方法についてたくさん書いてきましたが、継続する一番のコツは「楽しむこと」です。
紙ベースだとなかなかイメージが難しい場合もあるかと思いますが、長文ツイートだと思えば、これを読んでいらっしゃるような皆さまであれば楽しく書けるのではないでしょうか。

加えて大切にしたいのが、途中目的の一つにあげた「コミュニケーション」は受信と発信でセットであるということです。
自身が書いて伝えるのももちろんですが、ぜひ色々な方の日報に目を通してみてください。
その人の仕事に向き合う姿勢や想いが伝わってくるのではないでしょうか。
そして、そんなときはリアクションしましょう。
「きちんも見てもらえている」と思って嫌な気持ちになる人は少ないはずです。
「貴方のこと、ちゃんと見てるよ！」を伝えましょう。
僕は毎日部署全員の日報を読んでいますが、中には「他部署も含めて全同期(60人くらい)の日報を読んでいる」という猛者もいます。
個人的には、そういう流れがもっともっと増えれば良いなと思っています。

日報を通じた素敵な社内コミュニケーションが生まれることを願い、今回のnoteの締めとさせていただきます。
最後まで読んでくださり、ありがとうございました。