はじめに

デジタルもアナログどちらも好きで、普段の記事ではガジェットやアプリ・文具や手帳を紹介している。いろんなツールを集めるのが好きで、手帳は10冊以上所持しており、ガジェットはこだわりのモノを選んで購入している。

そんな私自身は、スケジュール管理やタスク（やること）管理を自分の頭の中だけではできないタイプ。

スケジュール帳やタスク管理アプリなどがないと、
・予定を忘れる
・遅刻する
・しないといけないことを忘れる
・忘れ物をする
・パスワードやIDなどを忘れて、いざという時にログインできない
・思い出を忘れていく
などなど。色々困るだろう。

元々ずぼらな性格なので、何かに記録しておかないと何もできないタイプ。思い出として記憶することも苦手で、「あのとき〇〇したよね」と言われてもだいたい覚えていないことが多い。人の名前や顔を覚えるのも苦手。
そんな私が仕事でもプライベートでもしている管理術や使っているツールを紹介していきたいと思う。

仕事

まずは、仕事で使っているツールを紹介していく。

デジタル

スケジュール管理：Googleカレンダー（会議予定等）
タスク管理：GoogleKeep（年間のおおまかなタスク）
資料の保管：Googleドライブ（会議資料等）

デジタルに関しては仕事でGoogleワークスペースを使用しているので、Google関係が一番使いやすい。Googleカレンダー、GoogleKeepはプライベートで使用しても使いやすいと思う。

アナログ

タスク管理：正方形の付箋（1日ごとのタスク）
タスク管理：B５サイズのバインダー付きメモ帳（月ごとのタスク）
資料の管理：紙で保管できるバインダー（重要な資料のみ）

バインダーは、下記リンクのスライドノートが便利すぎて愛用している。文具博で見つけて購入して以来、ずっと使用している。用紙を束にして挟むと、180度開閉して確認したり記入したりできる。ただ、人気過ぎて在庫がいつもない状態。

【仕事】アナログとデジタルの使い分け

アナログは基本的にシュレッダーしていくことを目的として、紙の付箋や資料を最小限使うようにしている。基本的にはデジタルのGoogleドライブに資料をすべてスキャンして取り込んでいる。必要最低限の資料やタスクのみアナログで管理している。おかげでデスクの上や引き出しがすっきりだ。

プライベート

プライベートでは明確にデジタルとアナログを綺麗に使い分けているわけでもない。用途に合わせて使い分けるようにしているが、用途が被っていることもある。

デジタル

スケジュール管理：TimeTree（家族で共有しておく予定）
タスク管理：Noiton（1日ごとの細かいタスク・買い物リスト等も）
資料の保管：Noiton（読書記録、お店リスト、ID・パスワードリスト、使ったお金・サブスク管理、学習記録、メモ等）

アナログ

アナログは以前記事にしている。省略してまとめて記載する。

システム手帳：コレクション（好きなお店・好きなペンなどのコレクションページ）
SUNNY手帳：日記（今年のみ）と習慣管理と週ごとの振り返り
SUNNYライトノート１：1日ごとのタイムスケジュール
SUNNYライトノート２：カメラの考察ノート
B5ノート：雑記帳（好きなことを書く）
ほぼ日手帳：日記（来年から）
M５手帳：覚えておきたい一言集
M６手帳：ペットの管理手帳
ロルバーン：noteの考察ノート

かなり省略したが10冊程度の手帳を使い分けている。下記に手帳関係の記事の一覧ページへのリンクを貼っておく。

【プライベート】アナログとデジタルの使い分け

プライベートではおそらく周りから驚かれるほどアナログ手帳やノートを使っているという自覚はある。これは完全に趣味で集めて楽しんでいるものになる。そこまでアナログ好きの私でも人に勧めるとしたらデジタルになる。

デジタルのメリット
・どこでも確認できる
・情報を大量に保存できる
・検索性に長ける

「デジタルめっちゃ便利じゃん！」って周知の事実。
ちなみにデジタルでのおすすめツールは色々試してきた中で下記の２つ。
・Googleカレンダー
・TimeTree
になる。どちらも人と共有でき、予定にメモを記入できる。予定に対して色で分けることもできるので視認性もいい。もう4年以上使っているアプリたちだ。

さて、デジタルの良さは語らなくてもわかってもらえると思う。
ただ、アナログにもいいところがある。

アナログのメリット
・好きなデザインの手帳やノート、ペンを選べて、種類は豊富
・書き心地を楽しめる
・手書きで表現できる
・手帳やノートの質感を楽しめる
・所有欲が満たされる
・思い出を素敵な形で残せる

というメリットがある。私はプライベートでの手帳やノートには、お気に入りのことや思い出を書いて大切に保管したいという意識が大きい。お気に入りのデザインの手帳やノートを手に入れて、自分の字で保管しておきたいと思うことを書く。それだとあまり気楽にできないという時もあるので、自由に捨ててもいい用のノートも用意している。アナログ手帳やノートは保管すればするほど、場所を取ってしまう。記録して大事に保管したいと思うことだけ記録して、本棚に綺麗に並べて、振り返るときに楽しめる。それがアナログのいいところ。

便利性でいえば、デジタルがやはり一番。ただ、自分のことを振り返ったり、
・書いて
・所有して
・見て
楽しい気持ちにさせてくれるのは、やはりアナログ。

それぞれを使い続けるコツは？

アナログ、デジタルどちらも使い始めたけど「続かない」と挫折する人も多
いだろう。

デジタル・アナログどちらにも言える使い続けるコツは、
・いつでもすぐに記録できる環境を作る
・使う目的を明確にする
・自分に必要なツールか考える

の３つだ。

手書き文字について【余談】

少し余談だが、手書き文字ならデジタルでも可能。私が仕事で愛用しているGoodnotes６というアプリを使えば、デジタル手帳を使うこともできる。以前紹介した「Ajournalーjournal」というアプリでも手書きでスケジュール管理は可能。Goodnoteでは設定しないとスケジュールにならないが、これだと始めからスケジュール帳として手書きが可能になる。

ただ、今回一度もデジタルでの手書き手帳を紹介しなかった通り、私は使用していない。なぜなら、
iPadを取り出す→電源を入れる→アプリを開く→該当のページを開く
と、いった動作が煩わしく感じたからだ。また、私はiPadを職場と自宅で往復で持ち歩いていた。基本の定位置はリュックの中。自宅に忘れてしまったら仕事にならないので、最近では職場のカギ付き引き出しにiPadを置いたままにしている。余計にiPadを自宅で使うことがなくなっていった。

「いつでもすぐに記録できる」が一番のコツ

記録というのはすぐに書き出せるというのが一番。私の場合は、自宅のデスクの上に使う頻度の高い手帳を厳選して３～5冊置いている。そして、いつでもさっと取り出して書けるようにペンは手の届く位置にある。こうすることで、デスクに座れば書き始めることができる。
疲れた日には布団の中でスマホからNotionを開いて日記を記入。出先では、TimeTreeにスケジュールを入力。「いつでもすぐに記録できる」が一番大事な要素。

「いつでもすぐに記録できる」と、どうなるか。
・日記を習慣化できる
・思いついたときにすぐにスケジュールに入力できる
・アイデアをすぐにメモに書き残せる

これが、すぐに記録できずにもたついてしまったり、常に持ち歩いていなかったりすると、面倒になって「記録しなく」なる。

デジタルならiPadよりもスマホの方がいい。iPadは常に持ち歩いているわけではない。持ち歩ていたとしても、カバンの中にいれて取り出しにくい場所にあることがほとんど。スマホなら必ず取り出しやすいポケットかカバンの外ポケットに入れている人がほとんどだろう。

アナログならデスクで手の届く範囲に手帳やノート、ペンを置いておくべき。そうすることでさっと書き始めることができる。

使う目的を明確にする/自分に必要なツールか考える

使う目的が曖昧だと、続かない。何のためにそのツール（アプリや手帳等）が必要なのか、何を楽しみたのかなどを明確にした方がいい。

例えば、
Noiton→自分の情報を保管して、検索したらすぐに情報が出てきてほしい
TimeTree→家族と予定を共有したい
Googleドライブ→どこでも資料を閲覧・編集したい
アナログ手帳→手帳や紙の質感を楽しみたい。文字を書くことを楽しみたい
ノート→頭に浮かんでいることを思ったままそのまま殴り書きしたい

等々。それぞれのツールに対して目的は明確であるべき。そうすることで、「何のために使っているのか」がよくわかる。逆に言えば、目的が見つからなければそれは使う必要のないツールということになる。「タスク管理できているからツールなんていらないな」なんて人もいるだろう。「デジタルにしなくても付箋で十分だな」ということももちろんあるだろう。

自分に必要なツールかどうかをよく考えて、目的を明確にすることで続けることができる。

「アナログ手帳に思いついたアイデアを書くんだ！」と用途を決めても、アナログ手帳を常に持ち歩いて、すぐに取り出せる環境を作らなければならない。ツールの持ち出しやすさ（先ほど説明した「いつでも記録できる」という環境）によって用途を分ける必要がある。

おわりに

最後に説明した「使い続けるコツ」によって、私は10年以上アナログの日記や手帳、ノートで記録を続けている。デジタルでも必ず予定の共有や管理をしている。そうすることで、「予定を忘れる」「やらないといけないことが抜けていた」「遅刻する」「仕事が追い付かない」等といったことがないようになった。私みたいにアナログ手帳を何冊も持つ必要はないし（完全に趣味なので）、デジタルではいくつもアプリを使う必要もない。必要なツールを最適な用途で使用することが大事。本記事がタスク管理やスケジュール管理で悩んでいる方の参考になれば幸い。

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