カエル男です。

会社あるあるかもしれませんが、こんなんで大丈夫？と思ってることを書く回です。

ええ、愚痴です。ただの愚痴で終わらないよう、何かしら気付きも書きたいと思います。

第7弾は、スケジュール管理について、です。

あらゆる仕事をする上で、スケジュール管理は必要だと思います。もっと言えば、全ての仕事はスケジュール管理の上に成り立っていると思います。

仕事だけではありませんね。日常においても、いつまでアレをしてコレをして、と決めて覚えておかなければ上手くいきませんし、家族がいる場合は、配偶者や子供の予定も把握する必要があります。

我が家では、まだ子供が小さく勝手に予定を入れることがほぼありませんから、夫婦間で予定管理アプリを使って把握してます。習い事が何時に終わる、パート先のシフト、日々のちょっとしたメモとかは、嫁氏が壁掛けのカレンダーに書いてます。

そのカレンダーはキッチンに掛けてありまして、私もキッチンで過ごすことが多いので、大まかなことは予定管理アプリで、細かなことはカレンダーで確認しています。理想は予定管理アプリ1本ですが、カレンダーには嫁氏だけ知っておけば済むことも書かれているので、まぁ上手くやれてると思ってます。

スケジュール管理は、なるべく1つのツールで管理するのが鉄則です。

予定確認するのに、あっち見て、こっち見て、では時間の無駄になりますし、抜け漏れが出てくる可能性ありますから、そら当然です。

ところが、です。会社では、複数のツールでスケジュール管理をしてるのです。

・なんちゃらExcelシート(1ヶ月間の予定)
・なんちゃらExcelシート(A業務の予定)
・なんちゃらExcelシート(B業務の予定)
・ホワイトボード(今日の予定)
・勤怠チャット(今日の予定)
・Outlook(一部の人が使ってる)

パッと思いかけしただけで、6個のツールでスケジュール管理してます。

全員がそれぞれの予定をOutlookに入れていれば一元管理できるのですが、今は一部の人しか使っていない状況です。なかには、手持ちの手帳や付箋に書いている人さえいます。

ですので、打合せや同行予定を調整する際には、6個のツールを横断して確認する必要がある訳です。それでも手帳や付箋まで確認できないので、その日は既に予定が入ってまして、、なんてこともあります。

以前の職場ではOutlookを当たり前の様に使っていたので、それさえ見ておけば、誰が今何をしてるのか一目で分かりましたし、空いている時間帯を狙って打合せやら同行やらの予定を飛ばしていました。

アポとか無く作業や検討、資料作成の時間に充てたい時は、各自が自分の予定をブロックしておきます。慣れない頃は、それを怠って予定を入れられてしまい、えーっと思ったものですが、予定をブロックしてなかった自分が悪いと思い、そこからは気をつける様にしております。

なので、日程調整すると言っても、関係者のOutlookをスクロールして見るだけなので、ものの数分くらいで済んでました。それが今では、あっち見てこっち見て直接聞いて、と工数が掛かりますし、それに加えて抜け漏れも生じるので、信じられないくらい時間が掛かっている状況です。

予定管理アプリやGoogleカレンダーといった、便利ツールが他にもあるのかもしれませんが、とりあえずOutlookで一元管理すれば、済む話だと思います。何度かその話を同僚にしましたが「使ってない人もいるし今の方が楽だよ」「必要性を感じない」と言った返事ばかりで、全然進展しません。

「スケジュール管理を一元的にやりましょう」「Outlookを使いましょう」なんて、令和6年に言いたくありませんが、まずはそこから始めないといけないと思ってます。

今年はちょっと忙しくこれからバンバン予定が入ってきます。既に新たなExcelシートが作られて個別に予定管理する動きがでてきてます。

このままだと、何かあった際にヘルプもできないですし、バタバタするのが目に見えています。今日、改めて上司に提案したいと思います。

では。