皆さん、こんにちは。
3Sunnyでセキュリティエンジニアをしております牧野です。

現在不定期でセキュリティマガジンを発信しています。
今回のテーマはGoogleドライブのファイル共有設定を一括で解除する方法についてです。

このような方の参考に少しでもなれば幸いです🌟

はじめに

弊社は正社員が40名弱のスタートアップ企業です。私は昨年の3月からジョインし、一人目のセキュリティエンジニアとして、様々なセキュリティ施策の強化を進めています。施策の一つとして「Googleドライブのセキュリティ強化」を始動させました。

まず手始めに、外部とのファイル共有について「これだけ守って！3箇条」というルールを作ってみました。

ルールが運用可能か、お客様とファイルを共有することが多いFS(フィールドセールス)チームとCS(カスタマーサクセス)チームに確認したところ、こんな意見をもらいました。

確かに。
ファイルを選択して、メールアドレスを解除する操作を何度も繰り返すのは骨の折れる作業です。

言うのは易し行うのは難しとはまさにこのこと。
ルール作成時に、過去に共有していたファイルに関しては考慮が抜け漏れていたことを反省しました。

このままだと面倒な解除作業をお願いすることになる。
それはなんとしてでも避けたいと思い、何かいい方法がないか調査したところ、共有不可な設定のドライブに移動すれば一括解除できることがわかりました。

一括解除3STEP

1. 外部共有不可な設定のドライブを新規作成する

2. 共有を解除したいファイルやフォルダを、1で作成したドライブに移す

3. 元のドライブに戻す

注意点

作業自体はとてもシンプルなのですが、実際に作業してみて「こうすればよかった！」「こういう挙動をするんだな」と感じたことがあったので、注意点として共有させていただきます。

1. 元のドライブを外部共有不可にすると、個人情報が残る

ファイルを元々入れていたドライブを、外部共有不可な設定にすればいいのでは？なぜわざわざ新規作成したドライブに移動するの？と疑問に思った方もいると思います。その方法でも共有は解除できるのですが、共有していた人の個人情報が残ってしまいます。これは、個人情報保護の観点でよろしくありません。

不要になった個人情報は残さないのが安心です。外部共有不可なドライブに移動するだけで、個人情報も削除することができます。

2. 大量のデータを一気にドライブ移動させると、タイムラグが発生する

画面上ではドライブ移動できたように見えていたのですが、実際には移動できていなかったハプニングがありました。具体的には、元のドライブに全て戻したつもりが戻っておらず、外部共有不可な設定の新規ドライブに居残りしたファイルは、私以外の全社員が閲覧できない状態になりました。その結果、色々な業務に影響を及ぼす事態に…今思い出しても冷や汗をかきます。
ドライブ移動させた後は、ブラウザを更新して本当に移動できているかを確認すること、一時的な新規ドライブの方にも社員全員を参加させることを強くお勧めします。

3. システム用ユーザーも削除される

お客様との共有解除に気を取られすぎており、システム用ユーザーが削除されること失念した結果、スプレッドシートの更新情報をSlack通知する機能が軒並み全滅しました。人だけなくシステムへの配慮漏れにも要注意です。
なお、スプレッドシートに紐づくGASは影響を受けませんでした。

さいごに

共有したままのファイルが多数存在している場合は、ぜひお試しください。
前述しましたが、ドライブ移動反映までにタイムラグがありますので、業務影響の少ない時間に作業するのがおすすめです。作業に不安がある場合は、Googleサポートに相談すると良いと思います。（私もこの件について相談させていただきました！）

最後まで読んでくださってありがとうございました🙌

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