「何のために作った帳簿なのか」が重要。

出勤簿とは、「役所や会社で出勤したことを記録する帳簿」ですが、出勤時の記録だけでなく、日付や休み、終業時刻なども記録されていますよね。

ただ、この出勤簿、フォーマットが統一されているものではありませんので、会社によって書き方や体裁、名称に至るまで色々です。

会社によっては出勤簿を作っておらず、何か別の名称で似たようなものを作っているところもあります。例えば、作業日報とか、業務日誌とか、作業報告書とか、勤務記録帳など、「出勤簿」という名称を使っていないものの、同じような位置付けになっている書類なり帳簿があります。

じゃあ、「出勤簿」という名称で帳簿を作っていないと何か不都合があるのかどうか。ここでちょっと疑問を抱く方もいらっしゃるでしょう。

確かに、出勤簿という名称で勤務情報を記録していれば、フォーマルな感じがしますし、チャンとしている雰囲気があります。しかし、出勤簿に書くべき内容を、例えば作業日報に書くなり、業務日誌に書くなりすれば、それはそれで出勤簿として扱えるんじゃないか。そう思えます。

出勤簿という名称で帳簿を作って記録するべきか。

それとも、

勤務記録がチャンと書かれているならば、出勤簿以外のものを使っても良いのか。

どちらでしょうか。

正確に記録されていれば、名称は問わない。

先に結論を書くと、出勤簿という名称の帳簿を作っていなくても、勤務情報をキチンと記録した書類なり帳簿があれば、それを出勤簿として扱えます。

出勤簿が何のために作られるのかというと、正確に勤務情報を記録して、後から見れるようにしておくためです。日付があって、名前、社員番号などがあり、始業時間、終業時間、さらに休憩時間、休暇を取ったのか普通の休みなのか、時間外勤務の時間など、これらの情報が正確に記録されていれば、それば出勤簿になります。

労務管理では、形式的な判断に重きを置かず、実質的な判断が重視されます。

例えば、歩合手当という手当があったとして、形式的な名称では歩合による手当であると分かりますが、その中身は残業代であるとか。この場合は、歩合に応じた手当とは考えず、時間外労働に対する割増賃金として歩合手当を解釈します。

名称ではなく、中身がポイントなのですね。

出勤簿という名称ではなく、作業日報という名称だけれども、勤務情報が正確に記録されている。その場合は、その作業日報を出勤簿として扱えるわけです。

もちろん、名称と内容がピッタリと一致していれば、それに越したことはないのですが、会社ごとに色々と事情なり都合があるのでしょうから、名称と内容にズレがあるのは致し方無いところです。

勤務時間の記録方法でも、必ずしも全ての会社でタイムカードを使っているわけではありません。タイムカードを使っている会社は多いですけれども、磁気ストライプカードをスキャンして時間を記録するところもあれば、ICカードタイプの社員証をタッチするところもあります。さらには、市販のノートに始業時間と終業時間を書いて管理しているところもありましたね。

どの方法を用いる場合であっても、記録内容が正確であれば、手段は問わないのです。もちろん、選択する方法によっては、何らかの不正なり改ざんが発生する可能性はありますが、道具は使う人間次第で良いものにも悪いものにもなります。ICカードを使っているからといって必ずしも記録が正確だとは限りませんし、市販のノートに勤務時間を書いているからといって必ずしも記録が不正確なものだとは限りません。

形式よりも実質。これは労務管理のツボの１つですね。