近頃、社内外のメンバーとの情報共有にデータ共有ツールを使用している企業が増えてきました。
「最新のデータがどれかわからない」
「必要な資料が散らばっていて、確認に時間がかかる」
「テレワークの導入でコミュニケーションが取りづらくなった」
など、ビジネス上の課題を解消できるのがデータ共有ツールの特徴です。

本記事ではデータ共有ツールの必要性やメリット、デメリットについて詳しく解説していきます。データ共有ツールを選ぶ際のポイントも5つご紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。

データ共有ツールとは

データ共有ツールとは、社内外のメンバーと手軽かつ安全にデータの共有ができるツールです。近年はコミュニケーションツールとして活用されることも多く、多彩な機能が多く搭載されているツールもあります。
ここではデータ共有ツールの必要性について、解説していきます。

データ共有ツールの必要性

データ共有ツールが注目された理由は、次の3つです。

• 業務効率化

• テレワークなど働き方改革

• PPAPのリスク

ビジネスにおいて情報共有の早さは重要であり、メンバーに早く情報を共有できれば確認ミスや認識ミスを軽減できます。特に頻繁に仕様変更が起こる現場では、情報伝達スピードによって業務の質が変わってくるでしょう。

また、テレワーク、ワーケーションなど、働き方改革や新型コロナウイルスによって広まった新たな働き方に対応できるのもデータ共有ツールの特徴です。インターネットさえつながれば、いつでもどこでも必要な情報が確認できるので、柔軟な働き方に向いています。

これまでのデータの共有といえば、メールにパスワード付ZIPを添付し、別途パスワードメールを送信するPPAPが主流でした。しかし、近年はセキュリティ上のリスクが問題視されはじめ、日本政府もPPAP方式を禁止しています。データ共有ツールは、共有された相手にパスワード、アクセス権限が付与できるため、権限のない第三者はアクセスできません。

上記3つの理由とITツールの発展により、多くの企業でデータ共有ツールが必要とされています。

データ共有ツールでできること

さまざまな種類があるデータ共有ツールですが、種類によってできることが異なります。ここで、それぞれの特徴を把握しておきましょう。

ファイル共有サービス・オンラインストレージ

ファイル共有サービス・オンラインストレージは、インターネット上にストレージを構築し、あらゆるデータやファイルの共有、保管ができるサービスです。データの自動バックアップや高いセキュリティ性能が特徴で、ファイルを一元管理できます。大容量のファイルも保管ができるため、社内データを一箇所でまとめて管理したい企業におすすめです。

社内SNS・チャットサービス

社内SNS・チャットサービスは、社内のコミュニケーションを活発化させたい企業におすすめのサービスです。TwitterやInstagramなど人気のSNSのような手軽さが特徴で、メールよりも軽快で円滑なコミュニケーションがとれるでしょう。チャットサービスは、取引先とのコミュニケーションツールにも役立ちます。

社内wiki

社内Wikiは社内の知識やノウハウを蓄積し、共有するツールです。経験豊富な社員でなくても社内Wikiを確認すれば、必要な情報・ノウハウが閲覧できるでしょう。社内Wikiは教育資料を一元管理する格納庫として、活用できます。

グループウェア

グループウェアは会議室の予約やタスク管理、文書管理やワークフローなど、社内のコミュニケーションと情報共有を一括管理できるツールです。スケジュールの調整をグループウェア内で完了できるため、メールなどで参加メンバーに日程調整を依頼する手間がありません。

タスク管理・プロジェクト管理

業務の進捗管理、担当業務の割り振りなど、プロジェクトメンバー全員で管理できるツールです。社員一人ひとりの業務内容が可視化できるため、進捗遅れやトラブルにすぐに対応できます。タスクの共同編集が可能なツールもあり、上手く活用できればメンバー同士の協力体制も取りやすいでしょう。

データ共有ツールのメリット

データ共有ツールにはさまざまなメリットがあり、上手く使いこなせば業務効率化も実現します。ここでデータ共有ツールを導入するメリットについて3つご紹介します。

情報管理・共有が簡単になる

ファイル共有サービスやオンラインストレージなど、簡単に情報を共有できるのがデータ共有ツールのメリットです。オンラインストレージでフォルダを共有しておけば、1つずつファイルをダウンロードまたはアップデートする必要もありません。

また、複数人で同じファイルにアクセスして共同編集も可能なため、ファイルを回覧する手間がないのもメリットの1つです。回覧板のようにファイル共有のタイムラグもなく、メールのように何度もやりとりしなくて済むので気軽に情報管理・共有できるでしょう。

マニュアルやナレッジの共有がしやすくなる

社内wikiなどのデータ共有ツールは、業務マニュアルやノウハウなど、社内ナレッジを蓄積できます。多くのデータ共有ツールには検索機能が搭載されているため、印刷しなくても社員自らマニュアルを確認できます。

また、過去の事例や製品を紹介したいときも、最新のマニュアルと一緒に共有が可能です。経験豊富な社員にノウハウを共有しておいてもらえれば、新人教育においてより濃い内容の共有・スキルの底上げが実現できるでしょう。

場所を選ばず作業できる

データ共有ツールはクラウド型かつマルチデバイスに対応していることが多いため、場所を選ばずに作業できます。社員は好きな時間、場所で作業ができるため、テレワークやワーケーションを取り入れたい企業におすすめです。

営業中に届いた資料をスマホで確認したい、休憩時間に同僚と社内SNSでコミュニケーションをとりたいなどコミュニケーションの活発化にも役立ちます。

データ共有ツールのデメリット

データ共有ツールにはメリットがある一方、通知が気になって作業に集中できないといったデメリットもあります。ここでは特に大きなデメリットを2つご紹介します。

トラブルがあると業務が停止する可能性がある

データ共有ツールにトラブルが起こると、業務に支障が出る可能性があります。データ共有ツールをメインに業務を行っていた場合、最悪業務が停止してしまうリスクがあるため、トラブル時にも対応できるようにしておきましょう。

たとえば、会議に使用するデータは自分のPCに残し、マスターデータのみをデータ共有ツールで管理する、社内wikiにアクセスできない時の資料格納庫など、準備しておくと安心です。

操作が難しくて使ってもらえない可能性がある

ITツールに慣れていない社員がいる場合、操作性が悪いデータ共有ツールでは導入しても使ってもらえない可能性があります。また、利便性を理解してもらえないと、新しい操作を覚えるのが面倒だと感じて、導入前と同じ方法で共有が行われるかもしれません。

データ共有ツールを導入する場合は、操作性がシンプルで、面倒な設定がないツールがおすすめです。また、通知が多くて目の前の作業に集中できないデメリットもあるので、細かく通知設定が変えられるとより使いやすいでしょう。

データ共有ツールを選ぶ5つのポイント

さまざまなデータ共有ツールがありますが、選ぶポイントを間違えてしまうと使いづらくなってしまいます。ここではデータ共有ツールを選ぶときに重要な5つのポイントを解説します。

ポイント1. 自社の課題を解決できる機能が搭載されているか

データ共有ツールを選ぶ際は、自社の抱えている課題を解決できる機能が備わっているか確認してみましょう。ツールごとに解決できる機能としては以下の通りです。

• 社内SNS・チャット→情報共有のスピードアップ、社内コミュニケーションの活発化

• オンラインストレージ・社内Wiki→ナレッジ共有、教育支援ツールとしての活用

• タスク・プロジェクト管理→業務効率化

高性能であっても自社にあってなければ、データ共有ツールのメリットは得られません。自社が解決したい課題や改善ポイントを明確にし、必要な機能や性能を検討してみましょう。

ポイント2. 使い方が難しくないか

シンプルで見やすいデザイン、簡単な操作性はデータ共有ツールを選ぶ上で重要なポイントです。便利なデータ共有ツールも、社員に使ってもらえなければ意味がありません。普段からITツールを使っている社員であれば問題ないですが、社外とのやりとりも発生する可能性もあります。

データ共有ツールの操作性を比較する場合は、次のポイントを確認しておきましょう。

• 導入設定の簡単さ

• 検索のしやすさ

• メイン画面のデザイン

• 操作の直感性

無料デモやトライアルがあるツールであれば、事前に社内で使いやすいか試してもらうこともできます。操作が難しいと使いこなせない可能性が高いため、誰でも使用しやすいツールを選ぶようにしましょう。

ポイント3. セキュリティ

オンラインストレージなど社内情報を格納するデータ共有ツールは、セキュリティの高さも重要なポイントです。情報漏えいを防ぐためにも、事前にどのようなセキュリティ機能が備わっているのか確認しおきましょう。

特に契約や新製品の情報など、機密情報を取り扱う場合はアクセス権限やログ管理、データの暗号化機能が備わっているツールがおすすめです。また、社内の情報管理部門と相談しながら、自社のセキュリティレベルに合うツールが選べるとより安心でしょう。

ポイント4. 料金

自社にあったデータ共有ツールを選ぶ際は、予算にあったツールを選ぶことが大切です。高性能なデータ共有ツールであればあるほど、運用コストが高くなります。

使用したい機能がオプションではないか、利用人数によって月額料金が変わるかなど、事前に確認しておくことが重要です。無料トライアルなどで操作性とともに、オプションの利用が必要かどうかも見極めておきましょう。

ポイント5. ストレージ容量

データ共有ツールは契約プランごとに利用できる容量が決まっていて、契約する部署や会社の規模によって必要な容量が異なります。特にオンラインストレージは契約容量によって料金が異なるため、事前に導入規模を決めておく必要があります。

メインストレージのほかに、過去ファイルを保管できるコールドストレージがあるタイプであれば、低コストで運用が可能です。アクセス頻度の低いファイルを保管したい場合は、コールドストレージが利用できるデータ共有ツールを選んでみましょう。

まとめ

自社にあったデータ共有ツールが導入できれば、今よりも効率的に情報共有が実現します。グループウェアや社内SNSなどを活用すれば、コミュニケーションの活発化も期待できるでしょう。

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情報共有に課題を感じている企業担当者の方は、ぜひこの機会にAOS IDXを導入してみてはいかがでしょうか。