こんにちは。
Airitechマーケティング部の河野です。

弊社では前年度まで、紙ベースで年末調整をやっていたのですが、本年度より、クラウド会計ソフト「freee」の年末調整機能を使って、オンライン化に踏み切りました。

その経緯と導入による工数削減の効果について、ご紹介しようと思います。

1. オンライン年末調整機能の導入までの経緯

前年度まで、4つの作業に時間と工数がかかっていました。

1. 人事・労務側が、従業員に年末調整用紙を発送する。
2. 従業員が、控除内容を計算し、年末調整の紙に書いて、返送する。
3. 人事・労務側が、年末調整用紙を回収する。
4. 人事・労務側が、税理士事務所に、記入済みの年末調整用紙を転送する。

2. 年末調整機能のインストール

freeeでは、ベーシックプラン以上の場合、追加費用なしで年末調整機能が利用できます。

クラウドサービスなので、特定のソフトウェアのインストールなどはありません。

唯一大変だったことといえば、前年度まで紙ベースで年末調整を行っていたため、混乱防止のために、社内Confluenceに年末調整の手順を作成したことくらいです。

おかげさまで、大きな混乱もなくセットアップが完了しました。

また、お世話になっている税理士事務所にも、freeeによるデータ共有が可能かどうかの確認もしました。

3. 入力開始

ここからは、従業員目線でのコメントになります。

実際の入力を開始します。

freeeは基本的に、質問に答えていくと、必要事項が入力できているという仕組みになっています。

出典：freeeサポートページ

必要な入力項目は次の4つです。

3-1. 本人情報の確認
3-2. 家族情報の確認
3-3. 保険料の確認
3-4. 住宅ローンの確認

入力時間は10分程度で完了しました。例年の紙ベースのややこしい計算式より、かなり早く終わりました。

各種控除書類の原本は、郵送で送らなければいけませんが、工数は大幅に削減できたといえるでしょう。

4. 導入による工数削減効果

結論から言うと、人事・労務側の工数は、前年度の1/15くらい削減できました。良かった点と悪かった点をまとめてみました。

良かった点

・工数と時間が削減できた。
・ヒューマンエラーがなくなった。
・郵送代、印刷代などが削減できた。
・控除書類の突合せだけですんだ。
・税理士事務所に、CSVのエクスポートだけですんだ。

悪かった点

・入力してくれない人に催促した。
・住宅ローンなど、専門用語の質問があった。

5. まとめ

このように、弊社において、オンライン年末調整システムの導入は、成功に終わったといえるでしょう。

オンライン年末調整の導入を検討している方は、ぜひ試してみてはいかがでしょうか。

最後までお読みいただきありがとうございました。

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