プロジェクト管理のノウハウ ”炎上プロジェクトの立て直し“編

スマホゲーム運営のコンサルティングをやっております、あかおぎ(@akahiro0211)です。
今回はみなさん大好きな「炎上」をテーマにnoteを書いてみようと思います。

といっても「ネット上の炎上」ではなく笑、
「炎上しているプロジェクトに自分がアサインされた時、それをどうやって鎮火させるか」
という、もっと身近なやつです。笑

ネット上で炎上したことはないけど、炎上プロジェクトにアサインされて辛い経験をしたことのある人は、なかなか多いんじゃないでしょうか。


これを書こうと思ったのは、ぼくが今までの経歴上、炎上プロジェクトに途中からアサインされて火消しをするということが多く、

・炎上しているPJの共通点がだいたい見えてきて
・火消しの際、やることが毎回一緒だと思ったので

これを共有したら、日本のどこかで炎上プロジェクトに疲弊している人の助けになるかな、と思ったためです。

※炎上プロジェクト、アサインされるとしんどいですよね...笑

対象としては
・web/ゲームサービスのPM
・受託開発/制作のディレクター
の方に向けて書こうと思います。

というわけで以下、目次になります。

【目次】
1,そもそもプロジェクトが炎上している状態とは
2,やるべきことは大きく3つ
    ①
情報管理の見直し
    ②人員の配置の組み直し

    上長 or クライアントのグリップ
3,
まとめ


1,そもそもプロジェクトが炎上している状態とは

炎上の定義ですが、本記事では、

「プロジェクトチームが正常に回っておらず、
制作物のクオリティ・期限までの完成、に問題が発生している状態」

のことを「炎上している状態」と表現します。

この状況が続くと、

・数字も伸びず
・メンバーも疲弊し
・ユーザー or クライアントも不満を持つ

状況になります。
そして、色んな人がメンタルをやられます。泣

納期まである程度期間のあるプロジェクトを想定して書いてます。
納期まであとちょっとな場合は
「間に合うなら、頑張れ!」
「間に合わないなら、期限延ばして以下を実施しよう!」です。笑


2,やるべきことは大きく3つ

炎上しているプロジェクトを火消しするために、
やるべきことは大きく3つだと思っています。

①情報管理の見直し
②人員の配置の最適化
③クライアント or 上長のグリップ

以下、一つ一つ、解説していきたいと思います。

情報管理の見直し

炎上しているプロジェクトは、必ずと行っていいほど、情報の管理がうまくいっていません。
その中でやるべきは以下の2つです。それぞれ説明していきます。

(1)「1つの情報=1つのツールで管理」することを徹底する

炎上しているプロジェクトは、なぜか必ずといっていいほど「1つの情報を、複数のツールで管理」しています。

これで何が起きるかと言うと、
・複数のツールの更新が必要なため更新の手間が大きくなり
・複数回の記載が必要なため、更新の漏れも発生しやすくなります

さらに、この「更新の漏れ」が発生している可能性を考えて運用されてしまい、閲覧する時にどのシートを見るべきかの迷いが発生し、確認コストも大きくなります

この解決策は、シンプルに「1つの情報=1つのツールで管理」としてしまうことです。
もし何らかの事情で、複数のツールを運用しないとならないのであれば、片方を更新した時に、もう片方が自動で更新されるような仕組みを組んでおくことが大事です。
※これが出来ないのであれば、複数のツールで1つの情報を管理すべきではありません。

(2)情報の表記ルールを固定する

これもまたなぜか、炎上しているプロジェクトは必ずといっていいほど起きてるんですが、情報更新していくツールの入力内容を、各自でバラバラに(自由に)記載しています。

これはどういうことかと言うと、例えば、
「進捗管理シート」があったとして、その中に”ステータス”という項目があった時、本来は「未着手、着手中、完了」という3つだけステータスがあれば良いのに
「未着手、要検討、着手中、レビュー待ち、〇〇作業待ち、〇〇さん確認中、完了、納品、etc...」と個々人が思うままに記入をしていて、管理すべき情報の表記が統一されていない状態のことを指します。

これで何が起きるかと言うと、
・その項目でフィルタやソートをかけることが不可能になることで、全体の把握ができなくなり、
・自由に情報が入力されているため、一つ一つの情報の確認コストが上がります

この解決策は、
記載できる情報を、(可能であればプルダウンなどを使い)最初に固定してしまうことです。用意された選択肢の中から選んでもらう運用とすれば、認識ずれが発生することは少なくなります。
※例外が発生するのであれば、それは備考に書くという運用にすべきかと。

これらを実施し、プロジェクトで管理すべき情報を、
・メンバー全員が確認しやすく
・迷わず、漏れなく更新できるようにする

ことで、チームとして圧倒的に効率化され、さらにストレスも減り、スピードがあがります。

②人員の配置の最適化

炎上しているプロジェクトは、人員の配置が適切に行われておらず、不具合を起こしている可能性が高いです。

人員の配置はパズルと同じと捉えてください。

・キレイにハマっていないピース(人員)は、別の箇所(担当)に動かしてはめ直す
・そもそもキレイにハマるピース(人員)がなければ、
外部からピース(人員)を調達する
というのが必要な作業になります。

やることとしては、
・プロジェクト全体を見渡し
・明らかにうまく回っていない箇所を見つけ
・代替となる人材を探し
・そのセクションのリーダーや上長と話し
・速やかに配置替えを実施する
というものになります。

そして、この人員配置の最適化で最も難しいのは、
ボトルネックになってしまっている「リーダーを交代をさせる」
ことです。

炎上しているプロジェクトのボトルネックが、実は一部セクションのリーダー、というのはよくあるのですが、
今までそのプロジェクトで頑張ってきたことなどを考えて、交代をずっとためらっている、というのもよくある話です。

その人に改善を期待したいところですが、人間そう簡単には変われません。少なくともプロジェクトが炎上している状況で、そのプロジェクトの期間中にセクションを立て直せるほど改善する、というは残念ながらまずない話です。

心を鬼にして、上長や、必要ならさらに上の責任者と話し、交代を促しましょう。本人は少なからずショックを受けるとは思うので、伝え方やアフターフォローには必ず注意して、実施すべきかと思います。

また、覚えておきたいこととして、これはリーダーに限らずですが、
「代わりとなる人員などそうそう見つからない」ということです。

代わりとなる人員がプロジェクト内に見つからなかったら、
「採用する」「外注する」「社内の別PJから引っ張ってくる」などが必要になりますが、
ここで重要になるのは、
これらはやろうとしてすぐ成果の出るものでなく、普段から準備しておかなければならないということです。

採用は言わずもがな、なので(そして間に合わないパターンが多いので)割愛させていただきますが、他2つに関しても、

・「外注」はどれだけ良いパートナーを知っているか、そしてそのパートナーから信頼されているか
・「社内の別PJ」は、その責任者やメンバーをどれだけ知っているか、そして信頼されているか

というのが重要になります。

これらは一朝一夕で出来るものではありません。いち会社員であっても、こういったの日々の行動の積み重ねが、仕事のクオリティに直結していきます。

※足りないピースの部分を自分でやるのもアリですが、自分一人のリソースは限界があり、本来やるべきことがおろそかになる可能性もあるので、その選択はなるべく避けたいところです。


上長 or クライアントのグリップ


炎上の大きな最も大きな要因であることが多いかもしれません。

BtoCであれば上長、BtoBであるならクライアント
という「裁量権」のある人間に振り回されてしまっていることで、プロジェクトが炎上してしまっているケースについてです。

ここで重要になるのは、
小手先のテクニックよりも、「マインドを変えることです。


前提として、上長もクライアントも「限られたリソースの中で良いものを作りたい」という思いは一緒のハズで、本来であらば敵ではありません。

それなのになぜ敵になってしまう(振り回されてしまう)かというと、PM or ディレクターの持っているマインドが、
「上長やクライアントの求めるように手足となって動く」となってしまっているためです。
「御用聞き」になってしまっているという表現が近いかもしれません。

上長やクライアントはだいたい、細かな進捗を把握して要望を出してくるわけではありません。それを全て聞き入れていれば、炎上するのはある意味当然です。

そのため、PMやディレクター持つべきは
・上長/クライアントと同じく最上のクオリティを目指すが
・プロジェクトの進行の責任者は「自分」であり
・責任者である自分は進行を遅らせる事案に関して判断する権限がある
というマインドです。

この意識を強く持てていれば、上長もクライアントも本来は敵ではないので、要望と期限を天秤にかけた、建設的な話し合いができるようになると思います。


3,まとめ

まとめです。

炎上プロジェクトにアサインされたときには、以下のチェックリスト確認してみましょう。

✅炎上PJではこれらをチェック!
・1つの情報を、複数のツールで管理していないか
・管理すべき情報の表記が統一されているか
・人員の配置が適切に行われているか
その中でも特に問題をかかえていそうなリーダーはいないか
・上長 or クライアントの「御用聞き」になっていないか

そして、それぞれに対してやるべきことのリストです。

✅それぞれに対しやるべきことリスト
・1つの情報を、複数のツールで管理していないか
     ⇒「1つの情報=1つのツールで管理」としましょう

・管理すべき情報の表記が統一されているか
     ⇒情報の表記ルールを固定化し、用意された選択肢の中から選んでもらう運用にしましょう

・人員の配置が適切に行われているか
・その中でも特に問題をかかえていそうなリーダーはいないか
     ⇒心を鬼にして、上長や、必要ならさらに上の責任者と話し、交代を促しましょう。メンバーへの伝え方の配慮、アフターフォローは忘れずに。

・上長 or クライアントの「御用聞き」になっていないか
     ⇒進行の責任者は「自分」だというマインドを強くもちましょう。

以上になります。


たくさんの人のメンタルを削る炎上プロジェクトの解消に、少しでもお役にたてましたら幸いです。

読んでいただき、ありがとうございました!

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※タイトルは分かりやすくするため少し変えました。(2/5 0時ごろ)
別のパターンのプロジェクト管理の手法も、今後書いてみようかと思います。

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2作目書きました。(2/11 0時ごろ)
【メンバーが自ら動きだす3つの方法】プロジェクト管理のノウハウ"管理しないプロジェクト管理"編
https://note.mu/akahiro0211/n/n954e382b8dc7

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赤荻大貴

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