イベント企画の教科書 企画編

「あんなイベントやりたいな」と思ったことありませんか?

六本木ヒルズや表参道ヒルズで3万人ほど動員したイベントの企画をした経験を自分の備忘録として記録していました。それが誰かのためになったらいいな〜と思い、私なりの企画の教科書を残します。
この教科書は大きなイベントから小さなワークショップまでなんでも応用できます!

ひとまず7月末まで期間限定の無料公開。
かなり長編になりそう(メモではステップ20くらいまである…)なので、編集しきったら有料にする予定です。


ステップ1「なぜやるのか」

そのイベントを開催する理由はなんですか?
企画メンバーが数名いる場合は方針をぶらさないために一番最初に目的とゴールを掲げることが大切です。途中で目的を見失うと心が折れます。

・共有フォルダをつくる
→なんでもここの中を調べたらわかる!という状態にする。
Googleドライブがおすすめ。
スライドやスプレッドシート、カレンダーの共有ができるのはかなりいい!
複数人でタスク管理するにはTrelloが便利です。
※ただし個人情報の扱いに注意

・約束事を決めておく
→チームの場合、一人で判断できないボール(決断権)を1日以上持たない…など

・上長チームは予算を握る
→予算を伝えすぎると奇抜なアイデアは出づらい。ただし超えてはいけないレベルを伝えておくことも大切。


ステップ2「だれに向けてやるのか」

どんなひとが来てくれそうですか?
来てもらいたい人と来てくれる人はちがいます。
ターゲットユーザーを決めましょう。

・ペルソナ設計
→ペルソナとは?ターゲットとなる顧客像のこと。
氏名や年齢、居住地、職業、年齢、価値観やライフスタイル、身体的特徴までのかなり細かい情報を設定しておくと、この先判断の基準になる人となる。
※わからなければ検索してみてね!

・料金の基準を決める
→ペルソナが来てくれそうな価格か?
たとえばターゲットが中・高校生だった場合、4000円の入場料はかなり厳しい…とか。いくらくらい出せるか?身近にいたら聞いてみてください。


ステップ3「なにをやるのか」

ペルソナが喜んで来てくれる内容ってどんなことだろう?
やりたいことから決めて企画している場合はとばしてください。

・アイデア出しのブレストをする
→どんなことをやったら流行る?
最初のブレストはぶっ飛んだ案を大量に出しておいたほうがいいです。この先でアイデアが行き詰まったときにかなり助けてくれます。

・差別化できているか?
→他の人が企画しているものとの違いはある?
同じようなことをやる場合、それは需要があるのかも図ることができます。


ステップ4「どこでやるのか」

ステップ3までで決めてきたものをどこでなら実現できそう?
そこまで広い会場じゃなくてもいいな…とか安くないと利益が取れない、大人数入らないと盛り上がりにかけてしまう!など。

・会場候補をあげる
→スプレットシートにまとめてメリット・デメリットと予算で比較
★参考サイト:
大型会場資料→宣伝会議イベント会場リスト2012
×…かなり古いので目星をつけて調べ直す必要あり。

プランナーに提案をしてもらいたい→GOBLIN.
×…会場件数は少なめ

大量の候補から選びたい→スペースマーケット
×…会場に当たり外れがある

変わったところでやりたい→レンタルソーコ
スペなび
Instabase
akibaco
SHOPCOUNTER
・撮影向け→SHOOTEST

・現場調査をする
→ペルソナはそこに多くいる?
地方から来る人向けの宿泊施設が必要なのか?駐車場はあるか?アクセスは?

・そこでは目的が達成できるか?
→その会場は過去にどんなイベントをやっているだろう。
音がだせるのか、飲食の提供ができるのか、物販販売ができるのか?など会場によって制約があったりします。


ステップ5「いつやるのか」

ペルソナはいつなら来れるんだろうか?
その人の立場になって考えてみましょう。なんならアンケートをとるのもよし!

・時期をきめる
→春・夏・秋・冬
イベントの内容と合わない時期に開催しようとしているとお客様がこないかもしれません。冬のビアガーデンとか…寒すぎ!みたいな。あえて狙うのも面白いですけど、それ相応の対策が必要になるでしょう。

・時間をきめる
→平日・土日・朝・昼・夜
そもそもペルソナとなるユーザーが動ける時間帯か?とても重要です。
学生に「平日の昼間にきて!!」なんて…なかなか難しいでしょう?


ステップ6「どうやってやるのか」

ここまでひとりで考えてきた人…「あれ?これひとりではできないかも!」となった場合それをできるようにするためにどうしたらいいか考えましょう。

・誰のどんなちからが必要?
→会場の内見に連れて行ってくれる人かもしれないし、デザイナーさんかもしれない。はたまた出演者や講演者、制作スタッフや商品提供者・スポンサー・ボランティアスタッフかもしれない!
スポンサーは見つからないけど、「支援金が欲しい」というときにクラウドファンディングをするとか。
★参考:人集め
Instagramやツイッター、#ハッシュタグで検索してDM!
デザイン依頼→ココナラ
×…初心者も多いのでしっかり選ぶこと

★参考:クラウドファンディングおすすめサイト
CAMPFIRE
Makuake
Ready for

…今日はここまで。

企画編
準備編
告知編
制作編
運営編
振り返り編
予算編
番外編

って続きそうな予感。


…今度PDFで企画シートを作ろうかなとおもってます〜!
ステップ6までもまだまだ枠の部分すら埋めきれていないので、この記事かなり長期戦になるぞ…。ぐぬぅ

2019.7.18 作成中…

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akane_shibayama

イベント企画の教科書

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