LINE WORKS にメンバーを追加する方法
グループウェアを物色中です。その中で注目しているひとつが LINE WORKS です。LINE WORKS のアカウントを作るところは簡単だったのですが、メンバーを登録する方法が、ガイドでは比較的あっさり書かれているだけだったので、この記事ではスクリーンショット付きで手順を載せておきます。
1. 管理者はメンバーを招待する
メンバーを LINE WORKS に登録する方法として、大きくわけて、管理者が登録したい人に招待状を送る方法と、管理者の方で登録してしまう方法があります。ここでは、管理者が招待状を送る方法について詳しく掲載します。管理者の方で登録してしまう方法も最後に載せます。
方法は管理画面から行う方法もあるようですが、ここでは「アドレス帳」から登録する方法を紹介します。管理者はアドレス帳の画面を表示し、左の「新規メンバー招待」ボタンをクリックします。すると、下図のような小窓が開きますので「招待用リンクの作成」をクリックします。
招待したい人のメールアドレスを記入し、「招待メールを送る」をクリックします。
2. 招待された人は加入申請をする
管理者が招待しているのに、招待された人が加入申請するというのは奇異な印象を与えますが、たとえ管理者が送信先メールアドレスを間違えた場合でも、無関係な人が加入してしまうのを防げるようにしてあるのかなと思います。
招待された人には次のようなメールが届きます。このメールには「招待番号」が書かれており、「参加する」をクリックした後のweb画面(その下の画像)で入力します。
すると、既に持っている LINE アカウントでログインするのか、LINE WORKSアカウントを新規に作成するのかを選ぶ画面になります。ここでは「LINE WORKSアカウントを新規作成」をクリックします。
LINE WORKSは、LINEとは異なりビジネス向けのサービスです。ビジネス向けのサービスに私的な LINEアカウントで登録するのは、あまりお勧めできません。公私混同で、ビジネス向けの話題を私的なLINEアカウントで送ってしまいかねない(いわゆる「誤爆」というやつです)など、不具合となる恐れがあるからです。
次に、名前、ログイン用のIDおよびパスワードを入力し(好きなものを設定する)、「入力完了」をクリックすれば、加入申請は完了です。招待された人は、加入が承認されるまで待ちましょう。
3. 管理者は招待者を承認する
招待した人から加入申請があると、管理者にはメッセージ(LINE WORKSでは「トーク」と呼ぶ機能)で、その旨の通知が届きます。ここで、メッセージ末尾の「申請処理へ移動」をクリックします。
すると、管理画面に移動しますが、この画面では、招待した人が「承認待ちメンバー」として表示されます。招待した人が間違いないか確認した上で、右の方にある「承認」をクリックします。確認画面の後、招待した人が正式に LINE WORKS に登録されます。
4. 招待された人は LINE WORKS を利用できる
この段階まで進みますと、招待された人は LINE WORKS を使えるようになります。LINE WORKS トップページの「My サービス」をクリックし、(自分が加入申請した際に設定した)IDとパスワードを入力すればログインできます。
ログインすると「通知を設定する」の小窓が開きます。無視してもよいですが、ここでは「通知を設定する」をクリックしてみましょう。
すると、「ポップアップがブロックされています」と「!」マークが付いているのがわかります。使っているブラウザの設定によってはこのようには表示されないこともありますが、通常、デフォルトではブロックされるはずです。以下では、Google Chrome の場合の、ポップアップの許可手順を示します。
Google Chromeの場合は、「設定」画面を表示し、「詳細設定」のところにある「プライバシーとセキュリティ」を選びます。そして、右側にある「サイトの設定」をクリックします。
すると少し下の方に「ポップアップとリダイレクト」の項目がありますのでクリックします。
「許可」の欄にある「追加」ボタンをクリックして、LINE WORKS のドメイン名である「worksmobile.com」を追加しましょう。これで、「通知を設定する」のポップアップ画面が開くようになります。
新たに LINE WORKS に追加された人は、これで普通に LINE WORKS を使えます。作業を終えるときは、ログアウトしましょう。画面上部の自分の名前にカーソルを持って行くとメニュー小窓が開きますので「ログアウト」をクリックしてください。
5. 管理者がメンバーを LINE WORKS に直接登録する方法
(1)管理者によるメンバー登録
管理者は、自分の名前にマウスカーソルを持って行き、開いたメニューから「管理者画面」に移動します。
管理者画面では、「メンバー」メニューから、右の方にある「メンバーを個別追加」ボタンをクリックします。するとメンバーの情報を記入する窓が開きますので、必要な項目を入力していきます。メールアドレスも記入しておくと、登録情報をそのメンバーに連絡できます。必要事項を入力したら「メンバーの追加」をクリックします。
これでメンバーは LINE WORKS に追加できました。しかし、このことを新しいメンバー(ここでは武蔵一郎)に連絡しなくてはなりません。ここでは、前の画面でメールアドレスが入力済みであるという前提で、「メールで送る」をクリックします。管理者画面では、武蔵一郎を追加できていますが、この時点ではまだ「登録待ち」状態で、武蔵一郎は LINE WORKS に参加していません。武蔵一郎が、参加操作をするまで待ちましょう。
(2)メンバーがLINE WORKS に参加する方法
次に、LINE WORKS に追加された武蔵一郎が行うべき操作について説明します。
武蔵一郎のメールアドレスには次のメールが届きます。まず、画面下の方にある「ID」と「パスワード」を控えておきましょう(この直後に使います)。次に「サービスログイン」をクリックします。
ところが、このメールを受信した環境によっては、次のようにテキストしか表示されないことがあります。このような場合は、https://line.worksmobile.com にアクセスして、画面上端の「Myサービス」をクリックしてから、IDとパスワードを入力する、という手順となります。(スクリーンショットを撮ったときの都合で「府中一郎」とありますが「武蔵一郎」と読み替えてください)
武蔵一郎の方ではweb画面が開きますので、メールに書いてあった「ID」と「パスワード」を入力し「ログイン」をクリックします。
すると、最初なのでパスワードの変更を求められます。ここで新しいパスワードを入力し(確認のため2回)、「パスワード変更」をクリックします。
再度、ログイン画面となりますので、新しく設定したパスワードを入力して「ログイン」をクリックします。
これで、武蔵一郎も LINE WORKS を使えます。
6. 最後に
宣伝なのですが、あかざわ工房合同会社では LINE WORKS の導入支援を行っております。ご興味のある方はどうぞお問合せくださいませ<(_ _)>
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