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わたしのタスク管理と仕事術

半年寝かしていた企画があります。

「タスク管理と仕事術」について。

せっかくなのでやや長編ですが読んでいただければ幸いです。

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気が付けば学生でいた時間よりも、社会人として働いた時間のほうが長くなってしまいました。

わたしは昭和49年生まれのいわゆる団塊ジュニア世代。高校生のときは女子大生ブーム、ようやく大学生になったらまさかの女子高生ブーム。一度も日の目をみることがないまま「超・就職氷河期」につっこんでいきました。

フリーターが「時代の最先端をいく、いけてる働き方」ともてはやされていた時代ではありました。芸術学部だったわたしのまわりには自分の夢を実現するためにフリーランスやクリエイター志向の学生が多くいたし、就職をしない選択をした同級生も少なくなかったのです。

そんなさなか、わたしは新卒でCM制作会社にはいりました。

(しょっぱい新人時代の思い出はこちらでお読みいただけます)

以降、9つの職場を経て2017年から10社目となるいまの会社で働いています。非正規雇用も、テレアポのバイトも、自営業デビューも、週末副業で某牛丼チェーン店にて「いらっしゃいませ!」と元気よく声を出していたこともあります。

そうです。人生なんでもあり。

おおげさかもしれませんが日本では仕事を選ばなければ働くことができて、事故や犯罪に巻き込まれたり、病気に見舞われないかぎり生きていけます。

だからこそ雇用形態ではなく。

やりたいことややってみたいこと、で働きたかった。

とはいえ現実は過酷で、なかなかおもうようにいかずにもがく時期もありました。

「この仕事、ずっと続けていくしかないのかな」としょんぼりする瞬間や、隣の芝生が青くみえてうらやましかったのは一度や二度じゃなく、何十回も何百回も。けっして平坦な道ではありませんでしたし、泥水もかぶりながらいまのわたしがいます。

・・・

そんなわたしですから、タスク管理と仕事術は髄(ずい)までしみわたっている「サバイバル術」です。

わたしの仕事観をつくってくれたののは麻実子さん

【麻実子さんから学んだサバイバル術】
・即レス/即対応
時間は有限。相手の時間を奪わない。猶予がいるなら「いつまでに」と納期を返信
・相手を好きになれ
好きになった相手のためなら何でもやれる、むしろ好きじゃない相手なら仕事を断れ
・効率を語るのは百年早い
できもしないうちから効率効率言うな。まずはやる、そこから効率を自分でつかめ
・悩むな
悩む暇があったら動け、三倍動いてから悩め

このサバイバル術を学んでからのわたしの快進撃は手前味噌ですがすばらしかった(笑)。悩まない、効率度外視、相手のことは好きで、しかも即レス!

特に量をこなしていったのは効果がありました。質やプライドをかなぐり捨て、ボールに対しバットを振って振って振りまくり、ボールがこなくなったら自分でノックをうちはじめ。アラフォーどこ吹く風で小さな作業を「やりますやります!」と片っ端から引き受けていたおかげで仕事の基礎体力がつきました。ここは筋トレと同じだとおもわれます。

雑用もなにもかも誰もやらなければやらせてもらって。書類は社内便を使わず手持ちしたし、倉庫には張り切って検品にいくし、販売部門の研修には頼み込んで参加させてもらうし、カリキュラムにない店舗販売実習を上長に懇願して実現したり。これ全部40代以降のはなしです。

とにかく「仕事に向かう姿勢」をみてもらいたかったし、人となりをしってほしかった。もちろん結果にもこだわりました。

社員なんですがマインドは完全にフリーランス。自分の仕事を自分で考えて自分でつくって自分でやっています。さすがにここまでくると周囲も「あいつはちょっとおかしいのかもしれない」となり、おもしろがってわたしが喜びそうな仕事や相談をそっともちかけてくれるようになり。

とはいえ職場の大多数は20代。そんなヤングたちはおっかなびっくりだったとおもいます。こわいよね。時代じゃないし。だからこそ自分から話しかけにいくようにしたし、黒柳徹子さんばりにチャーミングにふるまえるように身だしなみやキャラをつくっていった。

「麻子さんっておもしろい」「お子さんいるんだって!」「めちゃくちゃ元気だよね」と徐々に心の距離が縮まり、今ではすっかりお世話をしてくれています(?)。みんな優しい・・・(涙)!

タスク管理については「鬼速PDCA」です。もはやバイブル。

9社目の職場で、わたしの仕事人生で3本の指に入る優秀なヤングと出会い、彼女が薦めてくれたのがこの本でした。もちろん即・購入。

タスク抽出=現状認識として以下を活用しています。

【タスク抽出のプロセス】
①SORTING(仕分)
②RECOGNIZING(把握・認識)
③DIRECTION(方向決定)

黒ボールペンで手帳か紙にバーっと書き出し、蛍光ペンでグルーピング。グループに対し赤ペンでキーワードを書きながら全体をつかむようにしています。2回ほど、友人で編集者の大木春菜さんにみてもらったことがあるのですがあまりの縦横無尽ぶりに「罫線無視!日付無視!自由!」と笑われました。

あとは「有能なヤングに伝えてリマインドしてもらう戦法」「チームメンバーと共同戦線で乗り切る戦法」などの飛び道具をつかいながら消し込みを。これは完全に奥の手ですが、カレンダー登録よりもヤングやメンバーからの「これそろそろ納期ですよ」の声が一番効くんですよね。

最近ではグーグルドキュメントで進捗管理をメンバーに共有し、自ら「いついつまでにこれこれやります」とほがらかに宣言することで、メンバーに進捗をモニタリングしてもらい自分を追い込んで(!)います。

尊敬する上長が「納期の守れない仕事の価値はゼロ」と豪語していることもあり、たとえ仕上がりに満足がいかなくても期日内にあげる。その後で何が足りなかったのか、どうしたら次回はクリアできるか因数分解しています。

ちなみに持ちものも全部、分類してます。迷うのがやなんです。

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一日の流れはざっとこんな感じ。

【平日の流れ】
4:30 目覚まし
6:00-7:30 家族の朝ごはん、洗濯、片付けとゴミだし、お弁当づくり
9:00-18:00 コアタイム(職場)※必要に応じて前後に伸び縮みします
19:30-20:30 家族の晩ごはん、洗濯(あれば)、簡単な掃除
22:00-23:00 就寝

スキマ時間に移動(出社や帰宅)、海外や国内とのやり取り、書き物やSNS活動がはいります。イベントや会食、予定があるときは帰宅時間に合わせて家事を調整し、睡眠時間を優先して起床を後ろにずらしています。

通勤は電車に乗っている時間は約25分。最寄り駅から自宅までが約15分、職場までも同じくらい(約15分)。日用品の買い足しは駅直結のスーパーで、まとめ買いは週末に。あとはアマゾンプライム会員なので夜間指定で配達を頼んだり。

家事は基本的に内製です。代行を頼む量とメリットがあまりないこと、デュアルタスクで(娘と会話しながらごはんをつくり、隣で洗濯機はまわり食洗機もまわる)時間内にこなせています。

・・・

とどのつまり。仕事も家事も近道はなくて、自分で試行錯誤しながら最適解を導きだすしかない。魔法みたいにいきなり生産性があがったり、チームワークがうまれたり、家事の負担が減ることはないんですよね。

実現したいこと、にまっすぐシンプルに向き合う。

やっていくうちに自分の後ろに道はできているし、気が付いたら答えがでている。そうおもいます。

今日から7月。2019年の下半期、楽しんでいこうね!

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Asako Yamada(山田 麻子)

山田麻子/代官山で働く会社員/Mr.CHEESECAKE/パリ/北欧▽ポートレート 田中浩二氏(GALLERY21)撮影 ▽https://www.instagram.com/asako.yamada/

わたしのしごと道

これまで経験してきたことや、仕事を通じた出会いについて書いていきます。
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コメント4件

そんな鬼だったっけ?笑
鬼じゃないですよ!おかげで今のわたしがいます。近々ぜひ会いましょう!
よかった!笑 近いしいつでも会えるし会いましょ〜
LINEします!
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