「幹事は若手でよろしく！」

社内で歓送迎会や飲み会などのイベントを企画するときに、こう言われたことのある人、または言ったことのある人は多いのではないでしょうか？

6月が年度末の弊社では先週、「プチ観光＋ホテルディナー」というイベントを開催しました。
私を含む4人の若手が幹事に指名されたので、企画・手配・運営と何とか無事終わらせましたが、ずっとこう思っていました。

「若手だから幹事って非合理的じゃない？」と。

ベテラン社員こそ幹事に向いていると思いますが、私も含めて断れずに引き受ける若手が大多数ではないでしょうか。そこで、幹事を何とか乗り切るための方法を考えてみました。

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ベテランが幹事に向いている？

幹事を乗り切る方法を説明する前に、「幹事は若手」が非合理的であると思う理由を紹介しましょう。とは言っても、私は若いのでベテランの実情を理解しているわけではなく、想像にすぎません。偉そうなことを書いていますが、ケンカ売ってるわけではないので許してください（先に保険を…笑）。

社内政治に精通している

詳しくは書きませんが、社内政治への配慮が必要な場面ってあるじゃないですか。そういう場面を切り抜けるには、若手よりも事情を把握しているベテランが向いていますよね。
決して、今回のイベントで社内政治に配慮したとは言ってないですからね？

日程調整がしやすい

単純に、上司の方が全体のスケジュールを把握していますし、弱い立場の若手から「日程をなんとか調整していただけませんか…」って言うより、ベテランが「この日空けといてね！」っていう方が効率的ではないですか！

本業に影響が出た時でも

今回のイベントでは手配することや考慮する点が多すぎて、半日編集の仕事ができなかったという日もありました。このような時に、目の前の仕事で手一杯の若手より、長い目で業務をコントロールできるベテランの方が影響が小さいと思うんですよね。

過去のイベントを経験している

過去にも同様のイベントを開催している場合、ベテランはそれらを経験しているので、それを踏まえた企画ができるのです。
例えば、前と同じ店がよいのか、それとも被らないほうがよいのか、前回の料理の量はどうだったのか、実施日や時間は適切だったのか…などなど。
過去のイベントから真似することもできますし、悪かったところは改善することもできます。ベテランは適したお店を多く知っていることもありますし、これらは若手にはない圧倒的なアドバンテージです。

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じゃあ、なんで幹事は若手と言われがちかというと、「マネジメント能力をつけるため」とか、「社内の人とのコミュニケーションを活性化させるため」とかいう理由をよく聞くと思うんですよ。
でもそれらが必要なら、イベントの幹事業を通してではなくて、本業の中で身につけるべきではないですか？

ということで、ここまで思ったより長くなったので、「ベテランこそ幹事をやろう！」と提案して終わりたいところですが…… 断れない幹事を乗り切るための、私なりの考え方を紹介します。

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幹事を乗り切る5つのヒント

幹事特権を濫用しよう

幹事特権というのは、「幹事が選んだり提案したりする権利」のことです。
今回は食事をする場所を選ぶ過程で、「このホテルのご飯食べてみたい」とか「うなぎは苦手だからここはナシで」とか、「イタリアンがいいからここを候補に入れよう」というように、自分たちが食べたいもの・行きたい店を提案しました。他にも、席順を決める必要があったのですが、もっともらしい建前をつけて自分たちの周りは無難な並びにしました。
せっかく大変な思いをして幹事をやっているのだから、ちょっとくらい自分たちの好きなようにしてもよくない？っていう考え方です。

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最大公約数を求めない

「○○さんは中華がいいって言ってたな」「△△さんは和食が好きって言ってた」などと、他の人の意見を盛り込もうとすると、キリがなくなります。人が多ければ多いほど要求は多くなって、それらを叶えるのは難しくなるし、叶ったとしても中途半端な結論になってしまいます。中華も和食も食べられるまあまあおいしい店よりも、中華専門店だけどめちゃくちゃおいしい店のほうがいいですよね？
だから、多くの人の要望に応えられる「最大公約数」を探すよりも、突き抜けた特長があるものを選んだ方が、楽しいイベントになると思います。その特長があるもの（店やサービスなど）を選ぶ際には、上記の幹事特権を使いましょうね。

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ベテランを頼ろう

「ベテランが幹事をやるべき理由」にも挙げた通り、若手よりも引き出しをたくさん持っていたり、調整力を発揮できるなど、ベテランこそできることがあります。
ですから例えば「50人入れるおいしい中華の店知りませんか？」って聞いてみたり、「××さんが来れないって言ってたんですけど、そこのスケジュールどうにかなりませんかね～？」って様子をうかがってみたり。ベテランを頼ることで自分のリサーチや社内調整にかける労力を減らすことができますし、下に書いた「人のせいにする」ための布石にもなります。

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批判は無視しよう・人のせいにしよう

最大公約数を求めないということは、その選択が気に入らない人もいるはずです。何か批判をされた時には、人のせいにして乗り切りましょう。
例えば、選んだ中華料理店に文句を言う人がいたら、「○○さんが中華がいいって言ってたんですよね～」という感じで。他には、「去年はイタリアンだったって聞いたんで、同じじゃつまらないかな～と思って！」などというように、たとえ幹事特権を使った自分の希望が反映されていたとしても、「あたかも自分の意志ではない」という感じで誰かのせいにしておきましょう。図太く構えておくことが、精神の安定に役立ちます！

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楽しそうにやろう

幹事の仕事は、手配の手間もありますし、社内の調整に骨が折れたりと、楽しくないこともたくさんあります。でも「イベント」は基本的には楽しいものですから、幹事が楽しそうに準備することで、最初は面倒くさがっていた他の人も楽しみになってきたり、協力してくれる人が増えたりといいこともあります。労ってもらったり、感謝してもらうことも増えます。ですから、大変なことがあったとしても「幹事が楽しそうにしている」ことが意外と大事なのではないかと思います。

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幹事をやらなくてはいけない若手のみなさん、お疲れさまです。
これを読んだからといって、大変な仕事が楽になるわけではないですが、少しでも気が楽になったらいいなと思います。

これを読んでいるベテランのみなさん、ご自身で幹事をやるのも悪くないと思いますよ？

さて、イベントの翌週に幹事だった私がこんなnoteを書いて、怒られないのでしょうか？　これが削除されずに読めているということは、まだ平気なようですね。。。

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