@pocketカスタマーサクセス担当の烏谷です。
カスタマーサクセスという仕事柄、お客様の相談対応をすることが多くあります。@pocketには関係ないようなお悩みを聞くことも･･･。

今回は、その中で私がよく聞く「事務作業の改善」について簡単にお話しします。
「事務作業の改善」は多くの方にとって重要課題です。どこから手をつければいいのかわからない、そう思われる方も多いでしょう。これをすれば全て解決、というものはありませんが、少しずつでも解決に向けて進めていきましょう！

事務作業改善の基本

事務作業の改善は、効率を良くするだけでなく、ストレスを減らし、より良い職場環境を作る第一歩です。
どういうところで時間がかかっていますか？まずは、現在の作業フローでどの部分が時間を取っているかを把握しましょう。
下にザックリと例を挙げてみます。

書類管理をデジタル化しよう

紙の書類は場所を取り、探すのに時間がかかります。
アナログ的な保存をしているのであれば、まずはクラウドストレージを利用してデジタル化をおすすめします。
最近は、低価格なのに数TBの容量があるサービスもちらほら出てきました。もちろんセキュリティ面の対策は必須ですが、どこからでもアクセスでき、整理も簡単になります。「まずはここから！」と言って良いほど効率化が見込めます。

スケジュール管理で時間を有効活用

無料ツールだとGoogleカレンダーはよく使われています。
ただ、まだ手帳やホワイトボードのカレンダーを使っている会社もそこそこいます。
「あの人は今どこに居る？」「会議入れたいけど、どの日が空いてる？」などはすぐ確認したいことです。スマホやパソコンで共有できるようにする、そのようなツール導入が望ましいです。

「あの人は今どこに居る？」→16時まで外か、それまで作業をしておこう！
「この日空いてる？」→よし、午前なら全員空いてる！

みんなのスケジュールがすぐ確認できるだけでも、作業負担は軽減されますよね。

自動化で繰り返し作業を減らす

例えば、請求書の発行などの繰り返し作業は自動化ツールを使って効率化できます。より重要な業務に集中できるようになり、残業もミスも減らすことができます。
こちらはExcelでもやろうと思えば可能ですが、VBAやマクロは詳しい人しか触れないのでお勧めできません。最近では、安価なノーコードツールに自動化機能だけをオプション追加して運用する例が多い印象です。

コミュニケーションをスムーズに

「問合せ方法がバラバラ」の解決にはうってつけです。
作業依頼は、普段どのような手段で受けていますでしょうか。電話？メール？口頭？

最近では、SlackやMicrosoft Teamsのようなコミュニケーションツールを使うことで、メールよりも迅速なコミュニケーションができるようになりました。ただこれらチャット系のコミュニケーションは過去の履歴が探しづらいという難点もあります。そういうお悩みの方は、やり取りをストックしてくれるツールとの組み合わせも有効です。
「前同じ事聞いたよな？」と思った際にすぐ探せるようにすることがストレス軽減にも繋がりますよね。

少しだけ宣伝ですが、@pocketを使って社内の問い合わせ窓口を一本化した事例もあります。ご興味ありましたら下記の記事をご覧ください。

タスク管理で優先順位を明確に

こちらもタスク管理ツールを活用することで、何をいつまでに行うべきかが一目で分かります。これにより、効率的に作業を進めることができます。

まとめ

事務作業の改善は一朝一夕にはいかないかもしれませんが、小さな一歩から始めてみましょう。どこで時間がかかっているのか？そのポイントに対して、今回紹介したツールや方法を取り入れると、少しずつでも効率的な事務作業へと近づけるはずです。
最初は大変かもしれませんが、続けることで必ず成果が出ることを信じて、頑張りましょう。

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@pocketやWaWaOfficeシリーズはクラウドで利用できるサービスです。比較的安価なサービスですし、業務改善するためにツールでも入れようか･･･など思われたら、もしよろしければご覧ください。