弊社はBizer teamというチームのタスク管理ツールを開発運営しているのですが、導入していただいた企業さんのオンボーディング（立ち上げサポート）で似たようなケースに当たることが多いため、ちょっとnoteを書いてみようと思います。
※ 子供たちと自転車に乗りながら考えました

そのケースとは、タスクの「責任者」と「期限」があいまいになっている・・・というものです。

こうやって書いてみると、そんなのないでしょ〜と思われるかもしれませんが、普段何気なくこなしている仕事も、実はそこまで明確に定義できていないことが多いのではないかと思っています。
タスク管理ツールはそこを100%キッチリと明確にしてしまうので、ちょっとした曖昧さがあったのがよく見えてしまうということじゃないかなぁとも思うわけです。

そのタスク（チェックリスト）の「責任者」は誰だ？

チームのタスク管理ツールなので、まぁタスクを作るわけですね。
Bizer teamではタスクと、タスクを細かく分解したチェックリストで構成されていくのですが、タスクにもチェックリストにも割り当てることができる人は必ず一人になります。
たまに複数人を割り当てたいという要望をいただくのですが、そんなことないと思っています。同じ作業をAさんもBさんもやるのであれば、同じチェックリストを2つ作ってAさん、Bさんをそれぞれ割り当てるべきじゃないかなぁと。

例として、弊社で実際にあるユーザー会のタスクを取り上げてみたいと思います。

こちらは実際に3月に行われた第3回ユーザー会のタスクです。
このユーザー会のタスクは明確に責任者が田中さんですね。田中さんが責任を持ってユーザー会をマネジメントし、タスクを「未着手」から「進行中」に変えて「完了」させる人なのです。

なので、田中さんはユーザー会の準備で遅れが出たりすると「関係者」にいる私や佐藤さんを詰めるわけですね。
こうやって誰が責任を持つのかを明確にする（責任者の可視化でもある）ってのがまずは大事だと思います。

お次はタスクの中にある細かいチェックリストの担当者（責任者）ですね。

これも同じく、チェックリストには一人だけ割り当てることができます。チェックリストにある仕事を実行する人です。
複数人を割り当てておいて、やれる人がやりますっていうのではなくて、割り当てられた人が変わる場合は割り当てを変更ですね。

こうしてタスクもチェックリストも誰がやるべきかを明確にすることで、曖昧さが許されないピリッとした仕事になるわけですね。

そのタスクの「期限」はいつだ？

次に「期限」ですね。
これも意外と曖昧になっているケースをよく見ます。

先ほどのユーザー会のタスクで見てみると、2019/03/22 が期限に設定されていますね。
ユーザー会の開催は2019/03/13 ですが、アンケートを集計したり参加者向けのお礼メールを送るところまでがこのタスクの仕事なので、そこまでを2019/03/22 までにやるということです。

これがタスクにしてみると未設定になっているケースが多いのですよね。

オンボーディングなので使い慣れていなくて未設定になっていることもあるので、その場でいくつかタスクを取り上げて聞いてみるようにしています。
すると、明確に期限が決まっているタスクもあるのですが、そもそも「期限」が曖昧な状態の仕事もそれなりにあるのですよね。

うーん、全てに仕事に共通して言えることだと思うのですが、「期限」のない仕事ってないんじゃないかなぁと思うんですよね。
期限が決まってないってことは、結局はやらなくていいってことなのではないかと。だって、どんどん新しい仕事が出てきますからね。期限も迫ってくるので、そういう仕事からやっていきますよね。

全ての仕事に「期限」を設定してもらいたい！！！

できるだけ意思を持った「期限日」を設定しよう

ここで、Bizer teamのデータで興味深いものがあるのでぜひご覧ください。

これは、Bizer teamの全未完了タスクのうち「期限切れ」タスクの割合を出したものです。

特徴として、月初に未完了タスクの割合が一気に上がっているのが分かるかと思います。
これはなぜかと言うと、期限設定を月末最終日にしているものが多いからなのですよね。

そこで自分自身でも考えてみると、何かタスクをやろうと決めたときに、そこまで明確な期限日が決まっていないものは、なんとなく週末や月末に期限日を設定しているのですよね。
ただ、そういうなんとなくで設定してしまうと、いざ週末や月末がきたときに締め切りタスクの量がパンパンになってしまって、とても1日じゃ終わらないってことになって翌週、翌月に持ち越されるわけです。

それじゃあ困りますね。
タスクの期限日は、なんとなくではなく意思を持って日付を決めてあげる必要がありますね。

定期的に期限マネジメントをするのが大事

さて、責任者も期限も決まったところで、あとは最後に大事なのが期限マネジメントです。

Bizer teamではタスクを期限日順に並べて、期限が切れているものが赤くなるのですごく気になります。

※ 私のタスク一覧を出したら真っ赤だったため、優秀な田中さんのタスク一覧にしています

こうやって期限日に対して進捗できているかのマネジメントを定期的に行う必要がありますね。
週に一度の定例MTGなどの場で、ぜひチーム全体のタスク進捗状況をチェックしてみていただくのが良いかと思います。

ぜひみなさんの日々の仕事の中で参考にしていただけるものがあればと思います。