【子ども会】引き継ぎのコツは？頑張った役員をきれいに引き継ぐための準備の方法
3月になり、子ども会役員は次年度役員へ引き継ぎをする季節になりました。
私も子ども会会長の任期中で、まさに今、次の役員さんへの引継ぎの資料を作成しているところです。
これを読んでいる人の中には、引き継ぎがうまくいかない・引き継ぎが苦手という人もいるかもしれません。
1年前の今頃、私は前会長さんから引き継ぎを受けましたが、十分な内容ではありませんでした。
そのため、会長の仕事をスタートした時にとても大変な思いをしました。
今回は私の経験から、次の役員さんへスムーズにバトンパスできるように引継ぎのポイントを考えていきたいと思います。
1年前、引き継ぎが不十分で大変だった役員のスタート
昨年の今頃の私は、初めての子ども会役員で、しかも会長ということで不安と緊張で吐きそうでした。
そして迎えた引き継ぎの当日、当時の会長さんからは、過去4年分の膨大なプリントが入ったファイルと手書きのノートを渡されました。
そして、「ノートにやったことは書いてあるから。でも、コロナで何もやってないから、申し送ることないんだよね。」と一言。
所要時間も10分程度で終了しました。
確かにそれまではコロナ禍のため、中止していた行事もたくさんありました。
受け取った引き継ぎノートには月ごとに行った活動を箇条書きにしてあるだけでした。
これでは、いつどのように動くのかまったく分からず、私はやっていけるのか悲しくなったのを覚えています。
引き継ぎはなぜ必要なのか
私は普段、「引き継ぎ」を申し送り業務として日常的に行う仕事をしています。
引き継ぎが正確なものであれば、仕事の効率も上がり、業務の品質の維持もしくは向上に大いに役立ちます。
逆に不十分であれば、仕事の質や品質だけではなく、自分への信用も低下する可能性があります。
引き継ぎは、仕事を行っていく上で非常に重要なものなのです。
そのため引き継ぎを行うには、事前に自分の仕事の整理と、説明への準備が必要になります。
引き継ぎが不十分で困ること
引き継ぎがうまくいかなくて新役員さんが困ることにはどんなことがあるでしょうか。
私が今回の引き継ぎの後で困ったことは以下の4つです。
必要な情報が足りない
必要のない資料が多い
引き継ぎの内容が十分に理解できない
引き継いだ情報が実際の内容とは異なっている
1.必要な資料や情報が足りない
今回もらった引き継ぎノートでは活動したことが箇条書きになっているのみで、その活動に対していつ頃からどんな準備を行うのか、過程の部分が全く書かれていませんでした。
私は情報収集をしつつ、自分で考えて進めていかなければならず、とても大変でした。
引き継ぐ際には、活動の過程がわかるような記録があればありがたいと思いました。
2.必要のない資料が多い
過去4年分の膨大なプリントファイルを受け取りましたが、毎年同じ内容でほぼ見ることはありませんでした。
4年分ですから、とてつもなく重く、保管にも場所をとりました。
毎年同じ内容であれば昨年分、多くて2年分があれば十分です。
いらないものは申し送りの前に処分しないと毎年資料は増える一方になります。
3.引き継ぎの内容が十分に理解できない
初めての活動の場合、そもそも初めて聞く言葉（会議、組織名、人物名など）が多いかと思います。
私も初めての子ども会活動で聴き慣れない言葉ばかりでとても混乱したのを覚えています。
初めての役員さんへ引き継ぐ際、主要な用語の説明をしてから本題に入るなど、説明の順番を考えて説明が必要だと思います。
4.引き継いだ情報が実際の内容とは異なっている。
例えば作った資料の配布先や数が違ったりなど、小さなことですが、重なるとストレスに感じることが多々ありました。
当然ですが、情報は正しく記録をして、引き継がなければ意味がありません。
引き継ぎの準備をする際に大切にしたいこと
新役員さんは引き継ぎ業務が最初の仕事になります。
この引き継ぎがどれだけ丁寧に正確に行われるかによって、新役員さんのこれから1年間のモチベーションは大きく変わってきます。
1年前の私は、苦しいスタートでした。
引き継ぎ後に自治会やPTA本部、他の地区の子ども会会長に連絡をとりながら、1から活動を始めなければならなかったからです。
私が仕事で引き継ぎを行う時にいつも気をつけているのは、自分が申し送りたいことではなく、相手が知りたい情報は何かを一番に考えることです。
引き継ぎをするとき、伝えるべき情報はたくさんありますが、それを次々に伝えると、初めてその業務にあたる人はすぐキャパオーバーになってしまいます。
大事な情報を伝えているのに正確に相手には受け取ってもらえない。
これではせっかく時間を作った引き継ぎの意味がなくなってしまいます。
自分ではなく相手が知りたい情報を考えることで、話す順番や内容が変わってきます。
相手のことが分からない場合、何も知らない自分自身に引き継ぐつもりで考えてみてください。
そうすれば
何が分からなかったのか
実際に困ったこと
どんなことが最初に分かったら活動しやすいか
など具体的に注意するポイントが分かりやすくなるはずです。
これを考えるだけで引き継ぎの質は大幅に改善すると思います。
引き継ぎにはレジュメを用意する
引き継ぎの際には、実際に渡すプリントやデータがたくさんあると思いますが、それとは別に引き継ぎ用にレジュメの様な資料があると新役員さんは分かりやすいです。
引き継ぎもレジュメに沿って行えば、説明の漏れも減り、新役員さんも理解度が上がります。
ちなみに私自身が今準備しているものは、大まかな活動内容の説明をするものと月毎の活動報告です。
当日はこのレジュメを見てもらいながら説明を行う予定です。
引き継ぎを効果的にする説明の順番
引き継ぎを効果的なものにするためには、どのような順番で話すのかも重要です。
今回、私の引き継ぎではこの様に説明をしようと考えています。
大まかな仕事内容と用語の説明
年間を通した活動内容の確認
活動中のトラブルや解決方法
資料の保管場所の確認
1.大まかな仕事内容と用語の説明
最初は、主にどんな仕事をやっていくのか。
また、よく使う用語や、関わりの多い人物などを最初に説明することで、次からの説明が理解しやすくなります。
2.年間を通した活動内容の説明
活動の説明が具体的であるほど、新役員さんは自分のやるべきことがイメージしやすくなります。
例えば「夏休みにレクリエーションをするのでそれまでに準備をする」よりも、「夏休みにレクリエーションをするので5月までに内容を決めて6月には保護者へお知らせをする」
の方が圧倒的に分かりやすいはずです。
そのため、私はカレンダー式に活動内容を記録し、備考欄に詳しい説明を記入しました。
3.活動中のトラブルや解決方法
ある程度の活動を説明したら、経験したトラブルや自分が難しかったこと、アドバイスなど次回の活動で参考にして欲しいことを説明します。
実際のエピソードを伝えることで、より活動に役立つ情報になります。
4.資料の保管場所の確認
最後に資料の確認です。
子ども会は、どうしても資料やプリントが多くなります。
必要なプリントを分かりやすくファイリングしてすぐに確認できる様に伝える必要があります。
また、使用しなかった何年も前の資料は期限を決めて破棄をするなど、前もって書類も整理しておく必要があります。
引き継ぎは役員を頑張った最後の仕事
引き継ぎは役員の最後の仕事になります。
これまで頑張った自分の仕事をきれいにバトンタッチできる様に準備しましょう。
もうすぐ大変だった役員も終わりますね。
役員はどの仕事も大変なことばかりでしたよね。お疲れ様でした。
ゴールまであともう少しです。一緒に頑張りましょう。(でも私、来年度もその次も役員なんです……涙)
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