個人間で繋がった人との共同プロジェクトの失敗と反省

2018年は大変慌ただしい年になりました。
もともとはブログ拡散目的で始めたはずのツイッターアカウントがすっかり政治アカウントと化してしまい、更には2018年からはツイッターで繋がった人とプロジェクトを行うようにまでなってしまいました。
2018年の4月から案件は数件着手し、私は主にWEBの環境整備を行う担当としてプロジェクトに関わっているのですね。
本来ならiPhoneアプリ開発の勉強用に購入したMacも、その役目を殆どしないままWEBばかりやるようになってしまいました(苦笑)

【立て続けに失敗したプロジェクト】
今回はそのプロジェクトで2回ほど失敗をしたお話をします。
失敗した2回のプロジェクトは、共にとある市民活動団体のプロモーション動画のプロジェクトでした。
と言っても私は動画作成はできませんから、プロジェクトとの関わりは公式サイト制作や対外折衝が私の役目となっています。
まず1回目の失敗ですが、当初は動画のリリースが10月の予定でした。
そのタイミングに合わせて私は公式サイトの作成を行い、一般的なアニメの公式サイトに近い姿のサイトをオープンしている予定だったのです。
ところが、12月になっても一向に私に作業が回ってきません。
気になって進捗を聞いてみると、動画作成で使うソフトの選定で止まってしまっていたのです。
現在、このプロジェクトは凍結状態となっています。
続く2回目のプロジェクトは、私の役目は対外折衝でした。
しかし、今度はプロジェクトを開始するにあたり、大元の理念のコンセンサスが取れていなかったのです。
私は仕事だから有料のプロジェクトとして進めるつもりだったのですが、発起人は市民活動だからボランティアとしてプロジェクトを進めるつもりだったのですね。
幸い、先方の担当者に会う前に凍結したプロジェクトのために言い訳が効きましたが、根本理念が全く違っていたため、先へ進めば進むほど大事件に発展していたので、凍結で良かったと思っています。

【反省点1:なぁなぁな工程管理】
まず、動画コンテンツ制作プロジェクト1回目の失敗要因は、なぁなぁなプロジェクト管理にありました。
メンバーをチーム毎に分け、グループチャットでよく連絡を取っていたのですが、言ってしまえばグループチャットだけが確認手段になっていたのですね。
そしてグループチャットだけで管理すると、チャットが雑談化したりした途端、工程管理ができなくなってしまいます。
この工程管理手段の甘さによって進捗を確認できず、曖昧なままプロジェクト凍結、という事態になったと分析しています。

【反省点2:見える化の不足】
これは失敗した両プロジェクトに言えることですが、最大の悪さはPJを見える化していなかったことにあります。
まず全体像が明らかになっていません。
どんな理念を持っていて、どんなスキルの人材が必要で、いつまでに受注したくてと言った、あらゆる面での見える化ができていなかったのです。
個人同士が繋がったプロジェクトとしてありがちなのが、全員ビジネスの素人だったということも外せません。
そう。何も見える化されていない。
そこに工程管理まで曖昧なままでは、プロジェクトは失敗して当然と言えるでしょう。

【今後の改善点1:理念と課題を可視化しよう!】
立ち上がったプロジェクトとしては政治活動系のプロジェクトではありますが、この反省はもちろん政治外のプロジェクトにも言えると思います。
全てのプロジェクトは見える化によって始まり、PDCAサイクルを螺旋状に積み重ねることで円滑にいくのでしょう。
今回の場合、まず最初に必要だったのは、次の2つを可視化することです。
①どんな理念の人と共同作業をしたいのか
②どんなスキルを持った人が必要か
まず、個人間で繋がった人とプロジェクトを回す場合、理念の共有が最も大事なプロセスになるでしょう。
例えば先のように、プロジェクトをビジネスとして捉えるのか市民活動として捉えるのかで、一緒に組むべき人間は全く変わってきます。どんなにスキルを持った人間を集められたとしても、理念や課題を共有できなければ、プロジェクトは円滑に進まないということです。
次にスキルですが、できるだけ細分化することです。
こうした理念や課題、必要なスキルは、紙に書くなりワードで箇条書きにリスト化して、可視化していくことが必要と言えるでしょう。

【今後の改善点2:全体像をチャート化しよう!】
次の改善点として、プロジェクトを具体的に始める前に、全体像はチャート化しておくことです。
例えばあるイベントに合わせて、PR動画にオリジナルキャラ動画を使うとしましょう。
この場合、イベントの開催される日から逆算してチャートを組み始めることです。
例えばこのように逆算します。
①イベントの開催日がいつで、
②それまでに3分のPV動画を何回配信したくて、
③その動画を一本作るのにどれだけの時間と人件費が発生し、
④そのプロジェクトに誰が関わり
⑤いつまでに作業を開始しなければいけないのか
これは最初は手書きでざっとガンチャートを書いておくと良いでしょう。
あくまでこのスケジューリングは理想像なので、途中で変わることは間違いなくあります。
ただし、ゴールの位置は基本的に変わりませんから、まずはゴール位置を定義する。
それに合わせて個別の作業日程を定義していくことになるわけです。

最初の理想像のチャートは手書きでも良いと書きましたが、できればシステム化しておくと良いでしょう。
私の場合、CRMというものを使います。
CRMはCustomer Relationship Managementの略称で、直訳的に言えば、顧客管理システムです。
CRMは主に既存客の管理に使われますが、見込み客の管理やプロジェクト管理にも使えます。
もちろんExcelで管理できればExcelで管理しても構いません。なんとなくWEB業界の人だとExcel嫌いが多くて、WEB化や専用アプリ化を促されるケースが多いですけどね(そんな発想でKintoneも作られてますし)
上で示しているのはSuiteCRMというSugerCRMの派生版なのですが、見ての通り簡易ガンチャート機能も備えています。
プロジェクトでのポイントは、ゴール地点は動かないということです。
イベントならイベント当日(ゴール)は動くことは無いわけです。
プロジェクトを始動する前にこうしたチャートを可視化することによって、メンバーに共通認識を持たせることができ、各工程に必要な人員や要素を可視化しやすくなり、円滑なスタートを切ることができるでしょう。

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