スプラの大会運営で気づいたマニュアルを作るべき3つの理由

2020年8月8日 22:04

こんにちは、ちゃびん(@chabin_afb)です。以前noteに書いた通り、第6回アタリメ杯で優勝し、第7回アタリメ杯の運営をお任せいただきました。この運営の活動を通して、割とスプラに限らず仕事やプライベートでも活きそうな学びがあったので記事にしようと思います。それは、マニュアルを作るメリットです。この記事ではマニュアルを作る3つのメリットについて書きます。

第7回アタリメ杯をチームで準備・運営をするうえで、最初からことさら重要視したのがマニュアル化でした。なぜなら、いつも優勝チームが運営を忙しそうにやっているのを見て、なんとかあれを楽にしてやれないものか、と思っていたためです。「だれでもマニュアル通りやれば準備・運営が(比較的)楽にできるようにする！」のを目指しました(もちろん大会の満足度とかも目標に入ってたよ)。

実際に準備を進めていく中で、マニュアルには次の運営チームが楽になるだけでなく、自分たちの仕事にもすごくメリットがあるのが見えてきました。それは、以下の3点です。
1. あれ？次何やるんだっけ？とならない
2. ミーティングが少なく短く済む
3. メンバー全員からよりよくするアイデアがどんどん出てくる

1. あれ？次何やるんだっけ？とならない

最初に私が全体を通してやることをすべて洗い出しました。もちろんこのタイミングですべて見えているとは限りませんが、思いつく限りでひたすら箇条書きしていく作業です。次に開催日から逆算して締切日を入れていきました。

そうして出来上がったタスク表をチームに見せて説明すると、「あれもやらなきゃなんじゃないの？」とか「これもうちょい早めに終わらせないといけないよね。」といった意見がたくさん出てきて、ぐっと完成度が上がりました。

こうしてみんなで作ったタスク表を共有しておくと、今後やることが共通理解になるので、「次何やるんだっけ？」といった会話はほとんどなく、「そろそろあれやらなきゃだよね。」とか、「あの件やっといたよ。」といった会話をチャット上でするだけで仕事が進んでいきました。

偶然チームメンバーの性質というか得意分野がバラバラだったこともあり、僕が40点くらいの出来で何かを作ると、ふーたん(@who840)が漏れを指摘してくれて、しまむー(@shimamura00)が完成度を上げ、ピポリン(@pipopipo00000)がそれをアタリメ団全体に展開してくれる、みたいな流れが出来上がりました。それぞれが自分の得意分野で自発的に動く助けとして、マニュアルはかなり役立った気がします。

ちなみに、最終的にきれいにマニュアルを清書して、手順を書き出してくれたのもふーたんでした。マニュアル化のほとんどはふーたんによってなされました。

2. ミーティングが少なく短く済む

先ほども書きましたが、やることやスケジュールが共通理解になっているので、ミーティングは意外なほど実施回数が少なかったと思います。ミーティングの代わりにチャット上で簡単なやりとりで終わることが多かったです。どうしても細かいやり取りが必要な場合にミーティングは実施しましたが、資料をベースに話すのでイチから説明する必要がなく、「この資料のこの部分なんだけど～」といった入り方ができ、すごく短い時間で終われました。

3. メンバー全員からよりよくするアイデアがどんどん出てくる

マニュアル化というと工夫の余地がなくなり、決まった作業しかできなくなるようなイメージを持ちがちですが、全然逆だったなというのが今回の感想です。マニュアル化はよりクリエイティブな工夫を生むためにも良い方法だと思いました。

あらかじめわかり切ったタスクをすべてリスト化していたことで、その隙間に工夫の余地を見出しやすくなったのです。「ステージ発表がこのタイミングだから、同時にステージ攻略動画出してあげると各チームの練習の質が上がるんじゃないかな？」とか「サプライズでエンドロール作ったらみんな喜ぶんじゃないかな？」とか「外部の有名な人に解説してもらえたら選手も嬉しいのでは？」みたいなアイデアが出て、実際にそれらはアンケートの結果からもかなり喜ばれていたようです。

おそらくやることをすべて出し切らずに進めていると、本番直前にあれもやらなきゃ、これもやらなきゃとなって、最低限のタスクで手一杯になってしまい、いろいろと工夫するどころではなかったのではという気がします。

上で例にあげたステージ攻略動画(この記事の最後にまとめて貼ってます)は、アタリメ団のガチホコご意見番ラッキーもぞうしさん(@G_Rainmaker)にご協力いただきました。その節はありがとうございました。

また、エンドロールは運営としても最後にしんみりと見て泣きそうになったし、選手からも感極まって涙が出たみたいな意見をいただくほど好評でしたが、これはしまむーとピポリンが各チームの練習に潜り込んで撮影をしたり、しまむーが夜なべして人生初の動画編集に挑んだりして作り上げてくれました。マジであれはすごい働き方だった。会社でやったら労務から怒られるやつです。