メールやSNSでのメッセージのやりとり、LINEのチャットなどのコミュニケーションツールを使っている時に、「どういう文面で返したら良いだろう？」「この返しは失礼かな？」「この語尾は変かな？」「絵文字どうしよう？」とか考えてしまって、返信一つ書くだけで悩んで、めっちゃ時間使ってしまったり、いろいろ深読みしすぎたりして疲れてしまうことがあります。
特に、HSPの人なんかは、悩んでしまう人多いのではないでしょうか。。。

返信で困った時、私は決めているルールがあります。
それは、迷ったら相手の文面を真似ることです。

相手の文面の真似方

例えば、絵文字使うかどうか迷ったりするときは、相手が使っていたら、私も絵文字を使います。
顔文字派の人には、顔文字で返したり。
語尾につけるのが「笑」なのか「w」なのかとか。
敬称のつけ方は、『ちかみ様』なのか『ちかみさま』なのか『ちかみさん』なのかとか。
どういう言い回しをするかなど。

相手と同じ言葉を使うとコミュニケーションがスムーズ

フレンドリーなテンションで来てくれている人に、堅い文面で送ったら、「なんか距離を感じるな」と思われるかもしれないし、
堅い文面の人にフレンドリーな文面で送ったら、「めっちゃ距離詰めてくるな」って思われるかもしれないです。
あまり相手の出方を気にしすぎるのも良くないとは思うのだけれど、
「私の文面固すぎるかな？どれくらい砕けた言い方がいいんだろう？」とか「絵文字つけて失礼じゃないかな？」とか迷った時は、相手の真似をしとけば安全かなと思っています。
それに、知らず知らずの内に自分で使いやすい言葉を使っているが、相手には分かりにくことがあります。
なので、相手の言葉と同じ言葉を使うのは、コミュニケーションのすれ違いが起きにくいです。

自分がされて嫌なことは相手にもしないだろう

自分がされて嫌なことは相手にもしないというのが私の持論です。
あえて嫌なことをしたりする人には通用しないかもしれませんが、基本的に自分がされて嬉しいことを人にもしてあげたくなりますし、されて嫌なことは、人にもしないという考えの人が多いのではないかと思います。

なので、言葉のやり取りでも、相手が砕けた話し方をしている場合は、砕けた関係を求めているのかもしれませんし、距離をとった話し方をする人は、あまり踏み込んできてほしくないのだと思って、同じような対応をします。

あまりに目上の人には同じ対応をすると失礼になっちゃう場合もあるので、気をつけないといけませんが、自分ルールがあると迷った時の手助けになります。