今回は、笹山さんに仕事とプライベートのスケジュール管理について聞きました。

予定は「９時〜18時」と「それ以外」で切り分ける

──仕事とプライベートのスケジュールの管理はどうしているんですか？

笹山：実は、仕事の予定は「超」整理手帳のスケジュール・シートには書いていません。仕事の予定は会社のグループウェア（Outlook）を使います。30分、１時間単位のミーティングは、「超」整理手帳では書ききれないですし、社員がOutlookでお互いの空き時間を確認してミーティングを設定するカルチャーなので、仕事のスケジュールはOutlookをマスター情報にしないと効率が悪いんです。そうしないと、毎回会議設定してよい時間の問い合わせに対応しないといけなくなりますから。「超」整理手帳には原則、プライベートの予定を書きます。

──なるほど。仕事の予定は会社のグループウェアを使って、プライベートの予定は手帳に書いているんですね。でも、スケジュールが複数あると、ダブルブッキングしませんか？

笹山：使い分けをどうしようと考えた結果、「超」整理手帳のスケジュール・シートには、就業時間である９時〜18時をはみ出す予定を書いています。仕事の流れで会社の人と食事に行く場合でも、18時をすぎるものはスケジュール・シートに入れます。９時～18時を侵食する出張など、普段の平日とは違う動きをするときは、両方に入れます。

──なるほど。仕事とプライベートで区切ると、ダブルブッキングしやすくなりますが、時間で区切ることで、スケジュールが複数あってもダブルブッキングのリスクがありませんね。

笹山：私の場合、職場の働き方改革と家のこともあり、残業しない前提で仕事をしているので、それが可能なんです。

予定を見渡して、育児と生活の「濃度」をはかる

──なぜ仕事の予定とプライベートの予定を分けているんですか？

笹山：仕事でのOutlook文化もありますし、それに、仕事の予定と子供の学校関連の予定などのプライベートを一緒にしたら、ごちゃごちゃになって、優先度がわかりにくく、気持ちの切り替えもしにくくなりますよね。

──あ、たしかにそうですね。

笹山：それに、実はプライベートの予定こそ、「超」整理手帳で見渡せると便利なんです。子供関係の行事があれば、その日に向けて体調を整えたり、リズムをつくってあげたりという計画が立てやすいのは「超」整理手帳ならではですね。たとえば、夏休みは学童のほか、サマーキャンプや体験教室に学校のプールなど盛りだくさんですし、日によって集合時間や事前準備が必要な物が変わることが多いんです。

──なるほど。たしかにお子さんが小さいうちは、親がある程度予定管理をする必要がありますよね。

笹山：あと、最近ちょっと遊びに出かけすぎで、子供が疲れてないかな、とか、逆にしばらくどこにも出かけていなくて家でごろごろしすぎたな、など、中長期の週末の使い方を一覧して生活のバランスをとるのに重宝しています。予定の濃度をはかるようなイメージです。予定を詰め込み過ぎると子供も疲れてしまいますし、お金も使いすぎてしまいます（笑）から、きちんとバランスがとれているかが月をまたいでひと目でわかることは大切ですね。

──なるほど、お子さんの生活のバランスを整える意味もあるんですね。

笹山：そうなんです。子供は学校の行事や習い事のほかにも、親の興味関心につきあわされるなどイレギュラーなものが多いですから、詰まりすぎたときはペースを落とすようにしています。あとは、子供の迎えを夫に頼んでいる頻度も「超」整理手帳で確認します。出張・会議以外にもプライベートの観劇が理由でのお迎え依頼をしたりもするので、全体でバランスを見て、夫の負荷を考えますね。いざというときに頼める密度をいかに保つかがコツですね（笑）

──なるほど、前回のライフログノートもそうですが、切り分けることでプライベートの充実度みたいなものもわかりやすくなりますね。

笹山：そうなんです。なので、予定のマスターは「超」整理手帳であり、仕事の予定はグループウェアに切り出している、という考え方ですね。ダブルブッキングしない工夫をしつつ、ひとつにまとめようとしすぎないのがいいのだ、と数年かけて気づきました。最近は、これでうまくまわっています。

──仕事はデジタルで管理、ライフは紙で一覧することで調整しているわけですね。

笹山：はい。小学校の予定は年度はじめに決まったものが出てくるので、それを押さえつつ、紙で見渡しながらその他の予定のバランスをとるのがしっくりくるやり方ですね。そのときには平日日中の仕事の細かいことは考える必要はないですし。

──そういえば、ご家族とのスケジュールの共有はどうされていますか？

笹山：以前、グーグルカレンダーを夫と共有する方法も試してみましたが、お互い使い慣れてないし、毎回全部入れるのが面倒だ、となって機能しませんでした。リビングルームの壁かけカレンダーなら嫌でも目に入る、というわけで、いまは壁かけカレンダーで共有しています。といっても、夫と共有したい情報は私が通常運行ではない出張やお迎えをお願いしたい日や、学校行事・家族でのお出かけだけですから。転記するのはそれほどめんどうではありません。

──なるほど、家ではカレンダーを使うんですね。

笹山：会社はグループウェア、プライベートは「超」整理手帳、夫との予定の共有は家の壁かけカレンダー。カレンダーは意外にコミュニケーションツールにもなっています。ちょっとしたコメントやイラストをいれてみたりもして。夫婦は家庭の共同経営者ですから、うまく運営するための情報共有によって補い合うことが大切だと思っています。役割分担も、お互いの得手不得手や、会社の制度や仕事の融通の効き方で決めているので、お母さんだから・お父さんだからで思考停止しないように気をつけています。そのためにも、時間の使い方を俯瞰する手帳の使い方を続けていくと思います。

──笹山さんのお話を聞いて、手帳の使い方が生活の充実や家族円満にも大きく関わってくるような気がしました。ありがとうございました！