どうも！
PRの小原(こばら)です！

今回は当社の経理・法務などの業務を担当する管理部門がどのようにしてリモートワークを可能にしたのかについて、です。

こういった経理や法務などの管理部門がリモートワークするためのノウハウ共有の記事って沢山見かけますよね。会社で「紙」が関連する業務は多く存在しますが、特に顕著なのが管理部門だと思います。

当社は昨年4月の全社でリモートワークを開始し、管理部門も例外なく自宅での業務を開始しています。それまでに会社のペーパーレス化がどれだけ進んでいたのか、そこからどういった工夫をしたのかなどを、管理部門の皆さんに聞いていこうと思います。
もちろん会社の方針や業態によって様々違うところもあると思いますが、一例として参考になれば幸いです！

▲左上：蛭田(ひるた)さん　右上：久美田さん　下：辻さん

蛭田(ひるた) 歩
経営管理部
月次決算/四半期決算/年次決算業務
会計監査対応、上場準備などの経理業務

久美田 莉沙
経営管理部
契約書作成や契約内容チェックなどの法務業務のほか、見積書や請求書作成といった営業事務も兼任で担当
クラウドサインの普及拡大に尽力している人

辻 大樹
経営管理部
月次決算、会計監査対応、上場準備などの経理業務

リモートワーク対応のために入れたサービスは？

小原：管理部門はリモートワークへのシフトはスムーズに行われていた印象ですが、その理由ってなんでしょうか？

蛭田：経理はそもそも会計ソフトや経費精算、請求書など基本業務はクラウドで対応できるようにしていました。以前から可能な限りペーパーレス化する傾向があったことがリモートワーク対応が比較的迅速だった大きな要因だと思います。
ただ、一つ大変だったのは契約書は100%紙での運用だったことです。昨年の4月、リモートワークが開始される時に「このままでは渡辺さん(当社CFO)が出社して押印してくれないと全部の作業が止まる！」と部内で慌てました。さすがに押印のために毎日出社するというのは意味もないし、負担が大きすぎるということで、クラウドで契約書関連の対応ができるサービスを探し、1ヶ月しないうちにクラウドサインというサービスを導入しました。

小原：契約書関連はクライアント側の協力も必要だったと思いますが、いかがですか？

久美田：初めはクラウドサインに抵抗のあるクライアントも多く、50%以上は紙での契約書のままでした。そこから徐々に普及したことで、2021年6月時点で紙での契約書は全体の25%まで減少しています。1年かかりましたが、緩やかに普及してきています。
紙での契約書を好まれるクライアントも多いので、簡単に「クラウドサインでお願いします！」「OK！」とはいきませんが、それでも対応してくださるところが少しずつ増えてきているのを感じています。

辻：仮にコロナが今後落ち着いて、クライアントの方々がまたオフィスに出社されるとしても、クラウドサインの快適さを一度味わうとなかなか戻れないと思います。一定数はこのままクラウドサインを使い続けてくださるんではないでしょうか。

管理部門で紙を減らすメリット・デメリット

小原：紙での業務が減った事によるメリットはありますか？

蛭田：メリットとしては、クラウドサインになってから契約書関連の作業工程がかなり減ったことです。製本したり、ホッチキスで止めて、テープ貼って、出来たら投函して、という作業がなくなったことはとても嬉しい（笑）
また、契約書をデータで管理できれば、書類を検索すれば見つけられるので、紙の書類を全部確認するといった手間もなくなりましたね。

久美田：私はオフィスに出社していた時はまず郵送で届いた契約書の原本をコピーしてPDFにしてデータとして残すという作業をしていたので、それが無くなってとても楽になりました。

小原：逆にデメリットはありますか？

蛭田：経費精算の確認をするときに、添付されている領収書のデータと記入されている金額が合っているのかを全てPC上で開いて一つずつチェックしていく作業は面倒くさいですね（笑）何か複数の書類を同時に見ながらチェックしなければいけない時は、紙の方がやりやすいということは結構感じていて、紙の良さを再認識しています。

辻：あとは経費精算を出す方がよくやってしまうのが、PC上でデータを添付してるので色んな申請の領収書が全部同じものになっていたり、一部欠けているパターン。そこからまた催促する事になるので、申請ボタンを押す前に一瞬でも確認してくれていれば…！なんて思うこともあります。そういったことはPCで経費精算が完結するからこそ起こるのかなと思います。

オフィス出社頻度は1~3回程度が基本

小原：みなさん今日はご自宅かなと思うのですが、現在出社頻度はどの程度ですか？

蛭田：私と辻さんは月2~3回くらいが平均だと思います。経理部は郵送物の対応をする事も多いですし、現状の法律では経費精算などのレシートは必ず原本を回収して、保管する必要もあったりしますので、100％リモートワークはまだ難しいです。

久美田：私はもっと少なくて、月1~2回くらい。正直出社しなくても、細かな郵送物の確認などはオフィス周辺にお住まいのパートの方が確認して処理してくださるのでほとんど問題ありません。ただ社内の方とコミュニケーションも取りたいので、月1~2回は出社するようにしています。

リモートワークだからこそ会社全体で取り組むべきこと

小原：リモートワークになって管理部門から会社をこうしたい・してほしいなどありますか？

久美田：社内理解を深める必要はあるなと思います。リモートワークだと分からない事はさっと管理部門に聞いて問題解決、ともいかないし、私たちも不備を見つけた場合に再度連絡して、返信を待って再度記入してなど、時間をロスしてしまいがちです。
経理と請求と法務がどんな風に仕事を処理してどのように会社の売上につながっているのか、仕組みを理解してもらうことで、どこかワークフローに変更があったとしても不備のある書類になる事を避けられたり、無理のある申請の防止に繋がると思います。社内でのお金の流れ方の基本を従業員全員で把握しておく機会はきちんと設けておく必要があると思います。

辻：久美田さんと近いですが、部署マネージャーによって契約書関連の教育レベルにバラツキがあったりするので、そこを均一化していく動きは今後リモートワークを続けていく上で、より強化していかないといけないと思いますね。

小原：会社に勤めていると領収書出せばOK、勝手に給与に合わせて振り込んでもらえます。申込書に記入して出したらOK、契約書をもらってきたらOK、それが当たり前のように感じてしまっていました。ですが、その裏には管理部門の方が会社の要となって業務にあたってくださっているからなんですね。
次出社した時に必ず領収書の原本提出します！！
本日はありがとうございました！

いかがでしたでしょうか。
まだまだ紙での業務が必要な部分もありますが、多くの部分をクラウドで対応し、業務を行っています。日本ではまだまだ紙やハンコを使う文化がありますが、それがリモートワークなどの新しい働き方の壁にならずに、うまく両立していければ良いなと思います。

それでは次の記事で会いましょう。