箕輪さん講演会__180122_0021

箕輪さん講演会 開催マニュアル

はじめに

私たちCOCOAは箕輪さんの講演会を開催するにあたり、箕輪さん単独の講演会はあまり前例がなく、初開催に近い状態で何もかも手探りで準備から開催まで行いました。
そこで今後箕輪さんの講演会を実施される皆様に少しでもお役立ちできるよう、講演会を開催するにあたって何をすれば良いのか、私たちにどんな反省点があったのかをまとめ、それを踏まえマニュアル化致しました。
ぜひお時間ございますときにご覧いただけると嬉しく思います。ぜひお時間ございますときにご覧いただけると嬉しく思います。

目次

0.連絡方法について
1.会場を抑える
2.講演テーマを決める
3.講演形式を決める
4.告知HPや申し込みフォームを作る
5.集客する
6.移動やホテル、打ち上げなどの調整をする
7.スライドを作る
8.当日の流れと役割を決める
9.リハーサル
10.講演会当日
11.当日必要な物品リスト(例)

0.連絡方法について

箕輪さん講演会に関する連絡は、原則箕輪編集室で箕輪さんの秘書をされている柴山さんを通じて行います。柴山さんへの連絡方法は、twitterのDMです。
私たちは日程調整のみ箕輪さんと行い、その後の連絡はすべて柴山さんを通じて行いました。

1.会場を抑える

1-1.開催人数を決める
地域によって集められる人数は変わってくると思いますが、これくらいは集客できるという感覚値や、過去の実績などがあれば、そこから開催人数を決定します。
私たちは静岡県静岡市にある静岡県立大学で開催し、応募は106名でした。

1-2.会場を抑える
開催人数を決めたら、そのキャパのある会場を抑えます。
私たちは大学の教室で行ったため、会場費0円に抑えることができたので、大学生の皆様は大学で開催されることをオススメします。
注意点としては、プロジェクタが使えるか、マイクを2−3本使えるか、確認が必要です。私たちは大学側の協力をほとんど得られなかったので、上記機材調達が難航しました。

2.講演テーマを決める

箕輪さんにお話しいただきたいテーマを決めます。
私たちは大学での開催であったため、就活を絡めながらも、これからの時代についてのお話をお伺いしたく、下記テーマで依頼をしました。

1.箕輪さんの紹介
2.今回の講演会の趣旨
3.箕輪さんの大学時代について
4.箕輪さんはどのような就活をしたか、今就活するならどのような活動をするか?
5.出版社/編集者を選んだ理由
6.編集者として必要なこと、心がけること
7.箕輪さんの今後のビジョン
8.箕輪さんの仕事の原動力
9.箕輪編集室を立ち上げた背景
10.「圧倒的なコンテンツを作る。ヤバい奴をプロデュースする。コミュニティをプロデュースする。それができるのは箕輪編集室しかいない。完全なるブルーオーシャン。来年は徹底的に収穫する」という方針の背景
11.好きなことの見つけ方
12.質問タイム(20分)

3.講演形式を決める

箕輪さん一人が話し続ける形式と、質問者を置き対談する形式があります。
静岡の場合は、どちらが良いかどうか、秘書の柴山さんを通じて箕輪さんへ確認したところ、質問者を置き対談する形式の方が良いとの回答であったため、対談形式としました。
※過去の箕輪さんのイベントを調べても、圧倒的に対談形式が多かったです(むしろ一人で箕輪さんが話す、と言ったものは見つかりませんでした)。

4.告知HPや申し込みフォームを作る

4-1.告知HPを作成する
「講演会の情報を得たい方はこのページへ!」とリンクを飛ばせるように、告知HPを作成します。
COCOAの場合は、COCOAのHP内にページを作りました。

4-2.申し込みフォーム
興味ある方が簡単に申し込みをできるように、そしてリストを簡単に管理できるように、Google Formを使って申し込みフォームを作ります。
Google Formは管理権限を共有できるので、権限をチーム全体で共有するのがオススメです。
私たちはメンバーのうち二人しか見れない状況にあったので、開催直前に数時間刻みで人数確認したいときに不便でした。
また、共有しておくと現在の集客状況がすぐにわかるので、チーム内のモチベーションが上がると思います。
参考:https://goo.gl/FquXrX

4-3.フライヤーを作成する
講演会告知用のフライヤーを作成します。素材は波の上商店などにあります。波の上商店:https://naminoueshoten.com/
フライヤーには、申し込みフォームのQRコードを記載しておくと良いです。
私たちは、最初は箕輪さんの写真を拝借し、iphoneのアプリを使って「それっぽい」フライヤーを作成しました。
その後、箕輪編集室の前田さんが(ご好意で!)かっこいいフライヤーを改めて作ってくださり、そちらをHPや申し込みフォームに貼るとともに、紙のフライヤーを発注しました。

5.集客する

SNSでの知名度の高さと都会での知名度(特にその業界での)はある程度比例しているかもしれませんが、地方では全く違います。
静岡も、距離で言えば東京と大して離れていませんが、大学生メンバーがそれぞれの知人に講演会のことを話しても、箕輪さんのことを知っている方は全然いませんでした。(今度京都で主催される方も同じことをおっしゃっていました。)
そのような状況でどう集客するかが課題です。

5-1.SNSで告知する
有力なのはTwitterで進行状況や決定事項、箕輪さんの講演会にくるべき理由などをなるべく多く配信することです。
箕輪さんはものすごく協力的で、いつお仕事をされているのかわからないようなスピードでRTしてくださいます。

5-2.ビラ配り(駅)をする
SNSで箕輪さん講演会の情報を得られない人もいます。そのような学生や社会人の集客のため、ビラ配りは有効です。
私たちは大学の最寄り駅前で朝8時からのビラ配りを一週間ほどしてみることにしましたが、朝の時間帯はみなさん忙しい上に、「よくわからない団体が知らない人の講演会を告知している」状態なので受け取ってもらえませんでした。
事実、駅前でのビラ配り直後に参加者が増えることはありませんでした。ビラ配りを行うのであれば、場所・時間を十分考慮するべきでした。

5-3.ビラ配り(大学)をする
大学の学食をメインに、ビラ配りを行います。
学食であるため、フライヤーを渡しながら、「箕輪さんがどんな人なのか」を説明しました。

5-4.大学の講義での告知
大学の講義前に講演会の内容等を告知して、ビラを配布するという手法です。
講演会のターゲットを主に学生に設定していたので、これがもっとも効果的でした。

6.移動やホテル、打ち上げの調整をする

6-1.移動手段の手配
箕輪さんが会場まで移動する手段を手配します。
現地最寄り駅までの新幹線や飛行機の予約は、波の上商店もしくは柴山さんが行います。
そのため、最寄り駅から会場への移動部分の調整が必要です。
私たちの場合は、静岡駅からタクシーで現地まで向かいました。
その際に当日の流れや来場者の属性、街としての雰囲気などを箕輪さんとお話しできたので、有意義な時間として活用できました。

6-2.ホテルの予約
箕輪さんが宿泊されるホテルを予約します。
私たちの場合、ホテルを予約していましたが、静岡にある伝説のサウナ「しきじ」があったので、”サウナー”である箕輪さんはそちらへ宿泊を希望され、そちらへ宿泊されました。

6-3.打ち上げの場所
講演会後の打ち上げ会場を予約します。打ち上げの場所は地元の名物があるお店が良いです。
また、お店は講演会会場、箕輪さんの宿泊先に近いところが理想です。
箕輪さんは糖質制限中のためハイボールをお飲みになります。混んでいて店員さんが遅そうな場合は、まとめて三つくらい頼み、前にドーン!と置いておきましょう。
当日参加を許可する場合、キャパに余裕のあるお店を選んだ方が良いです。
ちなみに箕輪さんは隅っこから動かれないので、積極的に話し掛けに行きましょう。

7.スライドを作る

当日、プロジェクタで投影するためのスライドを作成します。
ここでは、使用したいハッシュタグなどもスライドに入れておくと良いです。
私たちはgoogleスライドを使用し、各メンバーで同時編集し、スライド作成のスピードを向上させました。
参考:https://goo.gl/gvAq1r

8.当日の流れと役割を決める

当日の流れは、タイムスケジュール(準備段階からまとめたもの)を作って共有しておくのが良いです。時間の流れとスタッフの配置を確認できるものが望ましいです。

役割の例
・会場準備(機材の設置、レイアウトの変更等)
・会場受付
・会場内案内
・会場外案内(場所がわかりにくい場合)
・撮影係
・パワーポイント操作係

9.リハーサル

機材チェックや当日の流れをリハーサルします。特に、箕輪さんの入退場をどのように行うのか、アテンドは誰が行うのか、が重要です。
私たちは、リハーサルをおこなえなかったので機材トラブルが本番おきました。ですので、リハーサルを何日か前に行うことをオススメします。
また、リハーサルではスタッフの動きの確認もおこなえるので当日の進行がスムーズになります。

10.講演会当日

10-1.箕輪さんが編集された本を展示する
会場内か会場外に展示します。
そこが本の宣伝と参加者にとっての撮影ポイントになります。箕輪さんもそれをツイートしてくださいました。
 
10-2.講演会中のSNS活用
講演会に関する#(ハッシュタグ)を作成し、講演内容をツイッターで実況します。
COCOAの場合は「#箕輪の輪」「#箕輪さんかわいい」で実施をしました。
これにより、様々な方が#を利用し、講演内容のRTもしてくださり、参加者以外の方を巻き込むことにつながります。
さらに、インスタライブなど動画配信を行うと、全国の方にご覧いただけるので実施することが理想です。

10-3.交通費のお渡し
箕輪さんに交通費をお渡しします。
私たちは当日の運営と打ち上げに夢中になり、交通費のお渡しを忘れてしまい、後日箕輪編集室を通じてお渡しする形となってしまいました...。

11.当日必要な物品リスト(例)

静岡の講演会の際に、当日必要であった物品リストを参考に共有します。

・マイク3本(予備含む)
・電池(マイク用)
・プロジェクタ
・プロジェクタとPCをつなぐケーブル
・箕輪さんと対談者の水
・教室の前に置く受付用の机と椅子
・PC(Windows)
・全箕輪本
・動画配信用スマホ
・録画用スマホ
・スマホ充電バッテリー2つ
・会場音楽用音源

私たちの講演会で良かった点

サウナしきじがあったこと
-静岡の有名なサウナ。サウナ好きの箕輪さんには刺さった。

・箕輪さんの手掛けた本を設置
-参加者も興味を持って、手に取ってくださる。
-箕輪さんもご自身でツイートしてくださった。

・対談形式での講演会
-箕輪さんへの質問形式を取ることで、箕輪さんの負担は減らせる。
質問をするにあたり、対談相手を務める方は勉強が必要です。
私たちの場合、対談者は箕輪編集室所属であるため前提知識があったことと、講演会前の1週間は箕輪さんの過去の映像・ラジオ・ブログを読み漁りました。

・講演会での質問内容を事前に送付した
-箕輪さんがふらっと地方に訪れるついでに、講演会を行える環境づくりを心がけました。

・講演会中のSNS活用
-インスタライブ配信
-twitterでの講演会実況
このふたつはリアルタイムで拡散していったので、会場にいない人まで巻き込むことができました。

私たちの講演会で悪かった点

・集客に関して
-ビラ配りはあまり効果がありませんでした。授業前に箕輪さん講演会の内容を告知し、フライヤーを配布したことが最も効果的でした。
-近隣で大学においても、同様のことができていれば良かったと思います。

・大学備品のチェック不足(動作不良多数)
-備品予約の関係上、1週間前に機材リハが必要であると感じました。
-Mac用のプロジェクターアダプターも必須です。

・会場関係
-キャパが集客見込みと比べて差が大き過ぎるのはよくありませんが、私たちは大学の教室で行なったため、ぴったりすぎると、荷物置くスペースが少なくなり、各個人のスペースが狭くなってしまいます。(隣の椅子に自分の荷物を置くなどのことができなくなります)
-後ろから席が埋まってしまい、前から座っていただくように工夫が必要でした。(アナウンスを繰り返すなど)
-カメラ撮影等の関係で、使用不可能な席がありましたが、それがわかりにくい部分がありました。着席可能、不可能な席を分かりやすくする必要がありました。
-講演者の椅子が座りにくそうでした。この部分もリハーサルが必要であると感じました。
-BGMの設定をしっかりと決めて置く必要がありました(開演前、終演後) 。

・撮影、パワポ
-パワポを箕輪さんの話と連動させてリアルタイム更新したかったのですが、リハーサル不足でうまくできませんでした。パワポタイピング技術も必要であると感じました。
-インスタライブ配信用、撮影用に誰の携帯を使うか決めていませんでした。細かいところまで事前に決めて置く必要がありました。

・その他
-集合写真撮り忘れました...(最大のミスです)。事前に集合写真をどう撮るのかをスケジュール上確保して置く必要がありました。

最後に

箕輪さんはどの角度から質問をしても、具体的なエピソードをもとに、笑いを取りながらも本質を突いた回答をしてくださいます。講演会を開催される皆様が、本当に聞きたい質問をなさると、素晴らしい会になると思います。

また打ち上げも講演会と同じくらい、もしくはそれ以上に盛り上がりました。一人一人の相談にも丁寧に乗っていただくことができましたし、乾杯の挨拶は特に最高でした。
乾杯の挨拶:https://goo.gl/YybvrM

思いを込めて準備を重ねた分だけ、素敵な講演会になることを確信しています。そして、私たちCOCOAは、皆様の講演会の成功を応援しております。
わからないことや、相談したいことがありましたら、いつでもご連絡いただければ、私たちに出来る限りのことをさせていただきますので、お気軽にご連絡ください。
COCOA:https://twitter.com/TEAM_COCOA_

最高の講演会にしましょう!

***

私たちCOCOAは現在、コミュニティの価値を売買できるオンラインの取引所「fever」での投票数第1位を目指しています。メンバーは17名とまだまだ少ないですが、さらに面白いことを仕掛けるために挑戦中です!皆さんのご協力、ぜひ宜しくお願い致します!

投票はこちらから!→ https://vote.fe-ver.jp/communities/38


ライター 齊藤 帆南 / 村田祥一

編集 石井彰

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COCOA

やりたいこと、好きなことを、思いつく限りやってみる。自分の興味に敏感になり、言語化してみる。仲間とのプロジェクトを通じて、「楽しい」と「面白い」を追求します。

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