執筆者：山崎拓哉（宮城大学学務課）

　こんにちは。宮城大学の山崎です。中途入職4年目の32歳の学務課所属の若手職員です。
今年２件目の投稿になり、みなさんみたいに実務をとしてスキルも十分にあり、バリバリDXやってます！！といった先進事例でも無ければ、有益な情報ではないかもしれませんが、お付き合いくださいm(_ _)m

　前回にも書いたように、我々宮城大学学務課の主に教務の若手で取り組んできたことのほとんどは、学生にとってわかりやすく使いやすく、ミスリードを防止し、あわよくば職員の対応満足度も上げたいなと考え進めてきました。

　今更気づきましたが、職員自身にとって情報が集約されていて、スケジュールやタスクが一元化できているものってあったかな・・・？と。
　みなさんのお勤めの大学や会社ではどのようにタスク管理やスケジュールやナレッジの共有をされていますか？パッケージのシステムを入れていたり、タスク管理もしやすく整備されていたりされていて通常営業でパニックになるようなことは無いと思いますが、本学では無管理であることに気づきました。（今更というか無いのが当たり前になっていました。）

例えば・・・
・スケジュールの共有はOutlook予定表が標準
（中にはGoogleカレンダーで管理するケースや紙の手帳のみで同僚に共有していない人も・・・怖）
・総務や財務等職員個人でも手続きが多い内容については、都度個人が担当に聞きに行っていました・・・（お互いに迷惑ですよね・・・）
・課の業務が学内のNASにアクセスできないと確認できない
（どこにあるかも底深くてわからず、誰か長期で休んだら復帰するまでお預けに・・・）
・引継書は内示が出てから作成し、その文書だけでは汲み取り切れないうえ、必要な情報がどこにあるかがわからない

そんなかすり傷みたいな困り事をお金をかけずにやった事例を紹介します。

１．教務Gポータル（仮称）の作成

　学生にとって必要な情報を１箇所にまとめたように、職員に必要な情報も同様にまとめてみました。
掲載の一例は以下のとおりです。
・ミーティング記録
→毎週教務ミーティングをやっていますが、その内容の記録もグループチャットで済ませてしまい、後々確認する時にどこにあるかがわからずでしたので、このサイトにリンクを貼るようにしています。
・ページの作り方
→ページの作成方法や記載内容は「はじめに」で例を示して最低限必要な情報を記載するようにしています。
・年休や振休取得予定
・各所掌業務について
・学外者とのOneDrive共有リンク
→担当不在時に委託業者とやりとりできるようにしています。
　繰り返しになりますが、今までこのような共有がなされず、初秋にコロナに感染して休んだ時は解熱剤で何とか落ち着かせてteams通話で急ぎの内容を引き継ぎするということもありました。二度とこんなことがないよう、まだ試作段階ですが、グループ内で合間で作成を進め、PC起動時にこのサイトを開いて業務しています。

２．展開後とこれからのこと

　本学の職員は基本的に3年あるいは5年のスパンで人事異動があります。それに加えて日常では流行病で長期離脱、本人回復しても家族の看病で引き続きなんてことがあります。そんな時教員はともかく学生を待たせて良いのか、十分な引き継ぎができずに業務が滞り、前任者と比較されて嫌な思いをすることがあるかもしれません。
　そんな時に向けて、まずは職員にとっての心の拠り所ではないですが、学生同様に「ここにアクセスすればなんとかなる！！」みたいな割り切りや思考の転換にはなるかもしれません。引継書みたいな形式的なものではなく、普段からナレッジを共有する方へ転換して、業務と業務の点を線で繋げて運営できるような仕組みにできたらと考えています。
　また今後は総務や財務関係の煩わしい手続き関係の集約も含め、業務だけでなく雇用されている時点で必要な情報もまとめていければと考えています。（基本メールで来るので見逃しがちなのです・・・）私も今年で4年目、次の人事の候補にも入って来るので、できる限り楽しみつつやっていければと思います。