ビジネス文章は、「総論」「各論」「結論」の3部で構成する
総論は目的と要約でまとめる
長い文章では、目的と要約の2つのパラグラフを、合わせて7文前後にまとめる。
各論は総論を詳しく展開する
総論の目的や要約のパラグラフで述べた情報を、その順に、パラグラフを使って詳しく説明する。
総論で述べたひとつの情報をひとつのパラグラフで説明する。
結論は総論を繰り返す
情報が正しく伝達できなかったとき、その責任を読み手のせいにしてはいけない。
「読ませない」文章
不要な情報を読ませないテクニックが必要。
「メンタルモデル」
人が頭の中に作る自分なりの理解の世界。
理解しやすい文章を書くには、読み手にメンタルモデルをできるだけ具体的に作らせ、そのモデルを壊さぬように文章を展開する。
文章の冒頭には重要な情報をまとめて書く
文章全体はもちろん、各章、各節でも、冒頭には、大事な情報の概略（総論）を書く。
詳細はパラグラフを使って書く
各論は、パラグラフで文章構成の骨組みを作ってから書く。
パラグラフの冒頭には要約文を書く
各論のパラグラフの先頭文だけで、意味が通るかをチェックする。