4月下旬、Boxのユーザコミュニティ（勉強会）が開催されましたので、参加してきました。
私も某社でBoxの管理者をやっておりますが、まだまだ管理者１年目（もうすぐ２年目）のぺーぺーだったりします。１年間運用してみたのですが、どうもファイルサーバ的な利用から抜け出せないなぁとか、やけにファイルが散らばって使いにくくなっていくなぁとか、

なんだか間違った使い方してるっぽい・・・

という不安をBoxJapanのT氏に相談したところ「今度ユーザ会やるからおいでよ。参考になるかもよ。」と誘っていただきました。

ユーザ会と言いつつ、「デジタルワークプレイス with Box勉強会」。完全にT氏に騙されて、、いませんでした。実は勉強会の中で

ユーザ会：Japan Box Cloud Connections (仮称)

を立ち上げることが発表され、実はこの勉強会が第１回目でした。この勉強会ではBoxだけじゃなく、ほかのSaaSを組み合わせてOA環境をデジタル化する取り組み全般に関する勉強会を目指しているそうです。

今回の勉強会の内容で非常に記憶に残ったもの３つがコレ。
・ Box（クラウドサービス）を業務に合わせようとしない。
・ データを守りたいなら、Single Contentであるべき。
・ 開発する権限を現場に移譲しよう。

「うちの業務にあわせてSaaSを利用できないと困る！」とかよく考えがちですね。私もやってしまっていたのですが、例えば、Boxのフォルダをファイルサーバと同じように担当ごとに分けたり、営業や開発でフォルダを分けたりして、会社にあわせてBoxを利用していました。

すると、せっかくBoxがバージョン管理とかしてくれているのに、営業と開発のフォルダの中に同じファイルがコピーされたりしていて、それぞれの担当で更新したりすると、検索した時に一体どちらのファイルが最新で、どちらを正しいものとしてアップデートしたらいいのか全くわからなくなったりして、結局ファイルを自分の「全てのファイル」にコピーして作って更新して、また別の最新版が出来上がったり、、私が構成していたBoxのヤバイところを言語化していただけました。

こういった使い方を是正するには、よく言われるSingle Content of Truth を心がけることが重要なようです。具体的には、目的や案件毎にフォルダを分けて、営業も開発も同じフォルダにアクセスするよう整理します。

とはいえ、マネージャーのみ閲覧とか、こまいアクセス権が求められるセンシティブなデータもあると思いますので、そういった資料を別のフォルダにしておくべきか、それとも目的別のフォルダに入れてしまうのか（アクセス権が複雑になりそうだなぁ）を今後検討していく必要がありそうですね。
どうしても複雑になる部分があればBoxPlatformをちゃんと活用して別インターフェースを作るとか。。

それに「みんなにメール添付してデータを送る」のと「１つのデータをみんなが見に来る」じゃ後者の方が圧倒的に管理が楽だし、そもそもメールボックス圧迫しなくてよいよね！

そして最後に、管理者がよく制限しがちな開発機能ですが、

運用や改善活動をしているメンバが現場を理解して自社に合ったアプリケーションを作るのは現実的じゃないので、むしろ開発機能は現場に利用してもらうような仕組みとするべき。

といった話には100％納得しました。
だいたい運用で手一杯になってしまい、新しい機能を試したり、改善活動に割く時間がなかなか取れなかったり、時間を割いて考えた内容も「現場のニーズ捉えてるのか？妥当性は？効果は？」みたいなツッコミもらってニーズ確認フェーズから再スタート（初めからちゃんとやっとけよ）するんだけど現場側はアンケートなんて付き合ってる時間はなかったり。。

改善活動（App等の開発）は現場で自由にできるような環境を提供しよう！
その代わり、現場で開発をしてもセキュリティが担保できる状態を作る！

このあたりを今後は考えていかないとですね。

結論！
・業務をSaaSにあわせよう！
・Single Contentを守ってデータを守りつつ利便性をあげよう！
・業務を一番よく知る現場に改善活動をまかせよう！

ちなみに、Boxユーザ会ですが、第二回は6月頃に（最近オフィスが新しくなったらしい）あの某コミュニケーションツールさんのオフィスにて開催するとのこと！行かねば。