タスク管理はマジで大事だが、マジで大変

4年間という短いビジネス人生ですが、このスキルを持っている人は「50人に1人」という感覚です。

それほど貴重であり、難易度が高く、多くの人が無下にしていると考えて差し支えありません。

ぼくが始めて入った会社の上司には、名刺の渡し方よりも前に、この考え方を叩き込まれました。

思考の整理がてら「タスク管理」という万能スキルについてまとめます。

タスク管理の要点

このタスク管理方法は、タスク漏れをふせぐことだけが目的じゃない。タスクを思い出すことに使う脳のリソースをへらすことが最大の目的である。

■目的
△ タスク漏れをふせぐこと
◯ 脳のリソースをへらすこと​

私がよく使う表現として「思考と実行を分離すること」とも言いかえられる。

思考と実行の分離とは

・思考＝エンジニアで言う設計段階
・実行＝コードを書いている段階
とイメージして頂いて問題ない。

人間の脳のメモリはあなたが思っている以上に少ないと思ったほうがいい。

■例えば、、、
「1,798＋2,560は？」と聞かれて
・数字を見ずに暗算できる人はほぼいない
・この画面を見ながらなら、ゆっくり計算すればできないことはない
・紙に書きながらなら、誰でも解ける

と思います。こういうイメージです。

可能な限り脳のメモリをクリーンに保つため、情報はPC・紙に記録させてましょ。

タスク管理における、基本的な2つの考え方

・GettingThingsDone
この考え方がマジで基本。この記事なりを読んで頂くとイメージが湧くはず。

・GTD歴６年目の私が、これ以上ないくらい丁寧に解説します
本当にわかりやすいブログポストです。もはやぼくのnoteいらないのでは？と思うほど。

・「なぜあなたの仕事は終わらないのか」

中島聡さんという伝説的なプログラマーの著書。この人が｢ドラッグアンドドロップ｣という概念を発明した。シンプルなタスク管理というより、発明の手順に近い。

タスク管理を絶対に成功させる為の2大要素

■タスク管理成功の2台要素
１：発生した瞬間にタスクを追加すること
２：最低でも朝30分・夜30分、タスクを整理する時間を設けること

です。逆に言えば、タスク管理の失敗要因も上述の2つとなります。今までの経験から言うと、ほとんどの人はこの2つが原因で挫折します。

ここは超大事なので、何度でもいいます。

まずは、この超簡単な2つだけを意識して下さい。

うまくやろうだとか、時間を管理しようだとか、ツールを連携させて自動化しようだとかは考えないで下さい。

最初は大いに時間をかけましょう。そして、3人などでタスク管理会議（スタンドアップMTG等）を毎朝入れ、強制的に行いましょう。

タスク管理が成功している状態の具体例・イメージについて

１：タスクは発生した瞬間にタスクリストに追加することがうまく行っている部下のイメージをお伝えします。

それは、部下に仕事を依頼したときに、キーボード上で手が動いている状態です。優秀な人であれば、同時に作業手順の大枠の設計を行えます。

作業手順をイメージしているので、「この件は誰々に確認を取らないとなので、阿部さんから連絡しておいてくれませんか？」みたいな、具体的な依頼もスグに帰ってきます。

２：タスクを整理する時間を最低でも朝30分・夜30分設けること、に関して多少説明を追加します。

タスク管理は想像以上に高度な作業です。作業の手順設計、工数把握、チームメンバーとの連携、上司への報告、他社との連携など複雑な要素が絡みます。大いに時間をかけて結構だと思います。

私はGTDを始めて4年目ですが、未だに朝30分、夜30分、月末には2時間以上時間をとっています。

利用するアプリについて

アプリとかは特に必要ないです。PCはできることが多すぎます。これは逆にGTDの弊害になります。むしろ最初は手帳で管理する方がうまくいくとすら思います。

PCを捨て、紙へ戻ろう

あえてアプリを使うのであれば、最近のアプリはデザインがリッチすぎて、動作がモサモサするので軽いアプリがオススメです。

特にRememberTheMilkがオススメ

以上です。