米国のGAO(Government Accountability Office/米国政府監査機関)は2021年08月19日、コロナウイルスの大流行により、米国では多くの労働者が都市から長時間の通勤時間を短縮することになった。

この変化は連邦政府の労働力にも影響を与え、2020年と2021年には、これまで以上にテレワークを行うようになった。

しかし、連邦政府の労働者がオフィスに出勤することが義務付けられていたとしても、政府機関は労働者が申告した時間通りに働いたかどうかをどのように確認していたのだろうか？

今回のウォッチブログでは、パンデミック時のテレワークについて、また、連邦政府機関が従業員の勤怠状況をオフィスや自宅でどのように監視しているかについて紹介した。

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パンデミック時のテレワーク

パンデミックの際、連邦政府機関は、オフィス閉鎖や物理的な距離を置く措置が取られている間、業務を継続するための戦略としてテレワークを利用した。2020年11月には、連邦政府機関のテレワークプログラムを成功させるための重要な手法について、議会のメンバーに証言した。その中には、テレワークを成功させるために必要な技術やトレーニングを従業員に提供することなども含まれていた。

パンデミックの際、連邦政府はどのようにテレワークを利用したのか？
これについては、パンデミック時に各省庁がテレワークで直面した課題や将来の検討事項など、継続的な調査を行っている。

それまでの間、連邦政府機関がどのようにして、従業員が申告通りに働いているかを確認しているかを見ることにした。

従業員の勤怠状況の確認

2020年08月、GAOでは、各機関がパンデミック前に勤怠管理のポリシー、手順、コントロールを実施していたことを報告した。

本報告書では、24の大規模な機関で、従業員が仕事に出てきているか(出席率)、自分が言った通りの時間働いているか(時間)をどのようにチェックしているかを調べた。その結果、2015年度から2019年度の間に、調査した24機関のうち19機関の監察官が、自分の機関における勤怠管理の不正行為の実質的な申し立てを5件以下しか報告していないことがわかった。(監察官は政府機関の独立した調査官である)。) データ収集は、COVID-19に対応して発動された有事の際の活動に先立って行われたため、機関の通常業務を反映したものとなっている。

勤怠管理の不備はどのようにして確認されるのか？

調査対象の機関によると、従業員の勤怠管理に関する懸念が生じた場合、通常は他の従業員から報告されるという。

例えば、第一線の監督者などの管理者は、従業員が勤怠管理の要件を悪用していると思えば報告することができる。

連邦政府機関は、懸念を受けた場合、バッジの着脱データ、ビデオ監視、ネットワークのログイン情報、政府支給のルーターなどのシステムを利用して、不正行為があったかどうかを確認することができる。

しかし、各省庁の担当者は、従業員が勤務時間の規則を回避しようとする意図を持っている場合、この技術では不正行為を防ぐことはできないと話している。

我々が調査したほとんどの機関は、特定の労働条件(テレワークを含む)、職種、給与や休暇のカテゴリーが勤怠管理の不正行為のリスクが高いとは判断していないと報告した。

また、ほとんどの機関が、不正のリスクは概して低いと答えている。

自動化は進んでいるが、管理者が最も重要な内部統制であると報告している。