さて。日常的にこのテーマについて、研修やらコンサルやらお受けしておりますが、そうした場では実に多様な「質問」をされる事があります。

という事で、今後火曜日には、これまでお仕事中に頂いた質問に対し、ごとうなりにどう考えて回答したのか(完全に覚えている訳ではありませんが、まぁ、こんなこと返したよなぁ…というくらい)という事をシェアするコーナー「突撃！隣の働き方改革」を不定期で掲載いたします。

因みに、初めて「読み切り投げ銭スタイル」にしてみました。

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▼質問：某自治体　管理職▼

働き方改革を成果に！ということで、進捗管理や業務手順など、チーム内でかなり細かいところまで共有することを心がけ、専用の書式を作って実践するようになりました。ですが、管理業務が増えてしまって煩雑になってしまい、結局あまり負担は変わっていないと感じています。

▼ごとうの回答▼

”進捗管理”については、僕も必要だと思います。管理と言うよりは”把握”というニュアンスの方が近いかもしれません。何がどこまで進んでいるか、誰が何をしているかが分からなければ、手も打てませんからね。

ただ、それをどう把握するかについては考えるところかなと思います。タスク管理シートのようなものを作成するのも一つですが、入力して～印刷して～という作業自体が、もしかしたら多くの手間を生んでいる可能性もありますし、入力することが目的になってしまったら意味がありません。

ですので、個人的には「なるべく共有のアクションが少なく、チーム全体でアクセスできる」方法がベターだと思います。となると、どこまで共有するべきなのかという線引きをチームでしっかり時間を取って議論する機会が欲しいですね。加えて、ITをどう活用するかも。別にお金かけなくても、タスク管理については、GoogleスプレッドとかEvernoteとかで十分じゃないかと。進捗だけなら、LINEでも十分です。外からもアクセスできますし、例えば育休から復帰を考えている、と言う職員の負担も軽減されると思います。

自治体関連で難しいなと感じるのは、セキュリティが強固すぎて、あまり幅広くアプリやソフトが使えず、結果的に外部からアクセスが制限される事があるってところだと思います。勿論メリットはあるんですが、逆に「仕事する時間や場所」を制限してしまっているというきらいはあります。

移動が多い部署とかであれば、新幹線でリアルタイムに進捗確認したり、ちょっとした指示とか修正は場合によってはスマホでも出来るってのは、相当メリットだと思います。

全て職場で。紙で。と言う発想から離れてみても良いかもしれません。道具はうまく使った方がいいです。

それともう一つ。

”業務手順”を全て指示して～というのであれば、マイクロマネージメントをしているってことでしょうか。だとすれば、それはやめた方が良いと個人的には思います。どんどん部下の裁量で任せてみていいのではないかと。

チーム全体の生産性を上げるのに一番手っ取り早いのは、一人一人の仕事力がアップすることです。初めから出来る人はいませんし、沢山成長の機会を与えた方がいいんではないかと。「俺がやった方が早い」という事はありますが、その「俺」がいつでもフルコミット出来る保証はないですよね。

部下が自分で考えて行動するようになれば、当然主体性が生まれます。そして、部下の視点から、ボスよりベターなやり方が見えるというのであれば、その方が全体にとってプラスになります。「こうしなければならない！」とマイクロマネージしてしまうと、そうした可能性を摘んでしまう事になりますし、いらぬ忖度を生んでしまい、組織の中の人間関係にもあまりいい影響がありません。

ですから、マネジメントの極致って「放置プレイ」だと思います。ほっといても事が進むっていう。

任せて伸ばす。気になるなら腹を割って話す。その上で、どの方法が全体としてよりベターで、本質的にカスタマー満足に繋がるのかを選択する。そう言うスタンスの方が、部下も持てる力や発想を出せますし、結果的に管理する側も楽になれると思います。

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