社内の改善要望から生まれたジョブカン“AI日程調整”【ジョブカン エンジニア×事業部採用担当対談】
■F・Kプロフィール
部署/職種：ジョブカン事業部ジョブカン採用管理ジョブカンAI開発担当
入社年月：2019年9月
■R・Iプロフィール
部署/職種：コーポレート部採用グループ/ジョブカン中途採用担当
入社年月：2019年9月
ー社内要望から生まれたAI日程調整
K：11月9日にジョブカン採用管理の新機能“AI日程調整”のリリースをしました。
この機能の開発過程で、現場の採用担当者たちの「面接の日程調整をどうやっているのか」、「他社ではどういうケースがあると思うか」という目線を取り入れています。実情にエンジニアが深く入り機能実現をすることで、より実務に沿った機能になったと思います。
ジョブカン採用管理ではIさんを中心に社内で使用していて使いづらい点、工数が改善できる点の要望を挙げ、プロダクトに反映するプロジェクトを行っています。開発側はその課題をどういう形にしたらいいのかを深く聞きながら、コミュニケーションを取って実装に繋げていきます。
簡単にまとめると、社内課題の解決と社内要望の実現をミッションとするプロジェクトですね。
I：そうですね。最初は45件ぐらいの要望からはじまり、今は60件ぐらいになりました。日程調整はその中のひとつで、当社だけでなく採用活動を行う企業なら必ず発生する業務なので、効率化できたことは、現場はもちろんプロダクトとしてもインパクトが大きいなと感じます。
ー現場の改善要望に対応
K：まだ要望全てに対応できたわけではないですが、優先度が高くて改善すると効果が高いものから対応していってます。
I：以前のインタビューでも話したのですが、ジョブカン採用管理をとことん使いこなしているという意味ではDonutsはトップクラスです。
毎日ジョブカン採用管理を使用し業務する中で、『スクロール多いな』とか『検索しづらいな』とか小さな使いづらさを感じるようになり、『こういう機能があれば何分くらい作業時間が縮まる』と考えるようになりました。
そこで開発サイドに、発生頻度や解決されることでどれぐらいの時間が縮まるのかを全て数値化して伝えました。
採用管理が効率的なシステムになることで、書類選考にかかる時間やメールを作成する時間などが大きく削減され、候補者様に早くアプローチができるようになります。
採用管理をヘビーユーズしている自社にとって便利になり候補者様へのアプローチが早くなるということは、採用管理のお客様も便利になるはずだと考えてます。
結果サービスが売れていけばより多くのお客様への貢献に繋がるので、プロダクトのウリにもなると思います。お客様に対してどういう提案ができるようになるのかという視点もよく話していましたね。
ここは私自身が元営業だから持てた視点かもしれません。
K：開発チームや採用管理の企画職、営業がやるのではなくて、実際に使っている採用担当者という立場から声をあげてもらい、機能の実現にまで漕ぎつけた、ということですね。
ー社内要望改善プロジェクトが立ち上がったのは？
K：以前からも社内の要望はお客様の要望と同様に取り入れていたのですが、正式にプロジェクトとして事業計画に組み込まれたのは今年の4月から。ちょうど始まって半年くらいになります。
I：そうですね。半年間で半分の要望対応が完了しました。結果として1日あたりの作業工数を2時間半削減することができました。
K：ジョブカン採用管理は2016年の9月にできたサービスなのですが、当時はそこまでの規模や高度な使い方を想定したサービスではなかったのではないかなと思われます。
そのため、現在のDonutsの採用規模になってくると、もう少しなんだけど、むず痒い！という部分が今も結構あります。
そこで「ほんの少し、この部分を変えてくれたら凄い便利になるんだよ」というポイントがいくつもあって、そこをいい形に改善できたことが結果的に良かったのかなと思います。
実際にお客様からも好評いただいており、やってみて良かったなと思っています。
ー採用管理以外にも適応できるということでしょうか？
I：できると思っています。
社内で全てのジョブカンシリーズを使っているので、そういう意味ではワークフローなど他の機能にもどんどん意見しています。
K：タイムリーなところでいうと、年末調整ですよね。
今ちょうど皆さんがやっていて、その中で声が上がっていると思っています。
労務・給与の方で「声をください」という形で収集して、来年の年末調整の機能はどうしようかという部分に繋げていると思います。
ー改善を進める上で苦労した点は？
K：主に2点ありました。
①人を充てることができていなかった
実際には、社内課題や要望の優先順位を上げるジャッジは難しく、決め手にかけていたというのがその根本原因なのですが、実務を行っている社内の採用担当が協力してくれたこと、改善効果を数値化してもらえたことなどが背中を押す形で、きちんと人をつけて対応するということを決定し実行に移すことができたと思います。
②ユーザーがどういう操作をしているか把握できていなかった
この点について、これまでは画面操作レベルで把握できていたわけではないので、実際に採用担当の業務を隣で見ることで思考プロセスに沿った画面の操作を把握することができました。
時間はかかりましたが、より良い機能に近づけられたのでやってよかったと思います。
また、お客様の要望を聞いて開発しようとする際、細かく要件を伝えて貰ったとしても、開発している内に認識がズレてくることがありますが、開発もユーザーも近くにいるので、作ったらPCを持って「こんな感じでどう？」と見せることができます。そこでフィードバックを早く貰える環境も良かったと思います。
ー実際にリリースしてみての反応は？
I：開発メンバーとのコミュニケーションがどんどんスムーズになっていき、to Bの関係性よりも率直に感想が言え、そのフィードバックが反映されるから利用者側の目線に立った形で実現できたのかなと思います。
CSから「お客様に喜んでいただけた」という声が届いた時は嬉しかったですね。営業からも嬉しいと声が上がってきますし、採用管理チーム全体の士気が高まっています。
ー今後もさらにAIを活用していきます
K：話が最初に戻りますが、日程調整の機能について、今回はまずリリースをしてユーザーに使ってもらうことを優先したので、まだまだ機能追加したいことは多数あります。
エンジニアの中には、日程調整でAIってついている時点で「全然AIじゃないじゃん！」とイメージされる方も多いかもしれません。
しかし、実は中身のロジックには確率的な処理が入っていますし、今後の構想では自然言語処理を応用した機能なども搭載されていく予定です。
また、元々日程調整以外の要望も引き続き改善を行うので両輪という形ですね。もちろんそれ以外の開発もありますし。
AI日程調整はユーザーが機能を利用していくのがこれからになるので、まだ使ってみてのご意見は届いていませんが、営業が商談をしていて、「こんなにワクワクしたことはないです」とお客様から言われたことがあったようで、その話を聞いた時はとても嬉しかったです。
ー最後に一緒に働く仲間としてどういう人材を求めていますか？
K：今回のように、目立たない細かな改善であってもユーザーの立場でその効果を考え、プロダクトを継続的に良くしていきたいという想いで取り組んでくれる人。
また、普段から周囲へアンテナを張り巡らし、発見した問題を自分ごととして捉えて解決へ向かってくれる自走力のある人が良いかなと思っています。
I：このプロジェクトを面白いなと思う方は、マインドの面で素質があると思います。
仮に自分が出来なくても声を発することができるということも重要ですね。自分が出来ないから言わないじゃなくて、出来ないけど言ってみる、出来ないかもしれないけどやってみるというマインドが大切だと思います。
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