一瞬で5,000人の参加者が集まったオンラインイベント！成功の方程式とは
ここ最近、新型コロナウイルスの影響もあり、イベントというイベントは、すべて中止、もしくは、オンライン化を決断させられている。
そんな中で、周りはみんな、これを新しいチャンスととらえて、オンラインだからこそ可能なことに目を止め、アグレッシブに活動している仲間ばかりです。
今年の3月31日に『オンラインイベントの教科書』という本を、一般社団法人おうえんフェス として 共著で出版いたしました。
それぞれの得意分野を持ち寄った形での共著で、わたくしは情報発信の専門家としての観点から、フェスの代表である高田洋平さんは、企画のプロとしての観点、大倉昌子さんは運営の要としていくつかの団体で事務局としての手腕を発揮されてきた観点から書いたわけです。
あれから、わずか１ヵ月でオンラインで開催するイベントの可能性を、これまで以上に感じています。そのポイントをシェアすることで、オンラインイベントの開催からオンラインビジネスへとつなげて、ご縁とおうえんの循環を作りながら成功していく人が満たされていく世の中を願い、この情報をお届けすることを決めました。
この内容は、わたくし一人のものではなく、高田さんや大倉さんのノウハウや経験からの知見もたくさん含まれております。
プロジェクト企画の極意 10ヶ条
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その１ 最悪を想定しつつ見切り発車する
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一人ひとりの主体性を発揮させるためには、自分の思考ややり方を押し付けないことが肝心。
今ままでの経験や成功体験があると、ついつい押し付けがちになってしまうのは誰にでもある傾向かもしれない。
いろいろな人が集まっているからこそ、いろいろな考え方ややり方がある。
まずはそれを認める。そして失敗してもいいと許せる心のキャパを持ちたい。失敗より挑戦したからこそ得れるものは必ずある。
６０％くらいの完成度でいい、くらいでスタートするのがちょうどいいと感じています。
ただし、やりっぱなしでいいかといえば、そうでもなくてリスクについて考えておくのは大事で、悲観的なくらい最悪を想定しておくことが大切。
一番最悪の事態はどんなことかがわかっていれば、自分が責任を負えるのか、なんとかできることなのか、判断することもできるから、Goの決断も下しやすいですよね。
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その２ 仕組み、システムを大事にする
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やり方を教えてその通りにさせるのではなく、考え方を伝えてやり方は考えてもらうというのが大事だと思ってます。
そのためには、仕組みとシステムを作っておくこと。
「何か迷ったらすぐ相談できる場を作る」
「情報にすぐアクセスできるような場をつくる」
のが大切かと。
何かが起きてしまったときに、誰が悪いとか、原因だという前に、起きてしまう仕組みだったということに目を止めて、どうすればミスやエラーが起きないかをシステムとして反映させていくこと。
できないことではなくコントロールできることに集中してみんなで楽しめる仕組みをつくりましょう。
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その３ 過程や変化を楽しむこと
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結果や成果だけを求めるなら、正直自分だけでやったほうが早いことも多いものですよね。誰かに聞く必要もなく、即断で始められるし、説明することも必要ないかもしれない。
でも、複数人でやるからこその得れるもの、見える景色もかなりあると感じています。大切なのは、その過程を楽しむことや想定外を楽しむこと。
うまくいかないとき、ピンチの時こそ楽しもう！ ってのが大事で、実際に声に出して「面白くなってきたな」て言ってみると、思わぬアイディアが生まれてきたりする。カオス大歓迎！
それを楽しんだ先に、思いもしなかった成果が転がってくるものです。
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その４ 肯定する環境づくり
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みんな「Yes！」と言い合うところから始めること。
これはイエスマンになれってことではなくて、まずは「Yes！」と言ってから、できるようにするための課題って何か？ どうすればクリアできる？と考えていくという意味。
一人ひとりの主体性を大切にするということは、一人ひとりの想いを尊重するということです。
こんなことやってみたい、こんなことやってみたらいいのではないか。
そんな一歩を踏み出してくれたメンバーの想いは、まずは「Yes！」で受け止めよう。
せっかくアイディア出したのに否定されたら？却下されたら？？
もう別にいいかな・・・ わたしの意見なんてどうせまた・・
やる気なくしちゃいませんか？
どんな意見やアイディアでも、まずは肯定的に受け止めてもらえる、安心安全に意見を言い合える場をつくることを優先したいと思います。
これ、とっても大事なことですよね。
誰かのワクワクや楽しみは、誰にも否定する権利はない。
その代わり、意見を言った人にはちゃんと実行もしてもらうこと
これもセットになっている。
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その５ 価値観やビジョンは共有しておくこと
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価値観やビジョンをちゃんと共有しておくことが、安心安全で肯定的な場づくりには大前提として必須。
・チームとしてこんなことを大事にしている
・こんなことを目指している。
クレドを作るとかビジョン会議をするとか、やり方はいろいろありますが、この２つをみんなが共有して納得と同意をしていれば、各自が好き勝手に考えたとしても大幅にあり得ないものって出てこないような気がしています。
価値観やビジョンに沿っていない行動などがあったときは、別の課題として話し合えばいいことですね。
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その６ 一人のワクワク、情熱を大事にする
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何事も「誰か一人」のワクワクや情熱から物事は動き出すんです。
少しでもワクワクを、情熱を持ち始めたメンバーがいたら、まずは話を聞いて、その人のやりたいことを応援していくこと！
その人の火が、他の人に伝染していくことからワクワクするプロジェクトは拡がっていく。
なぜやりたいと思うのか？
これをすることでどうなっていくのか？
どうやったらできるのか？
質問と対話を繰り返していくことで、だんだん情熱が形を帯びてくる。
言葉や絵となって見える化されると、どんなに突飛なアイディアやぶっ飛んだ話だとしても現実になっていくんですよね。
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その７ 情報はオープンにしながら進める
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情報はオープンに、誰もがアクセスできるようにすることを意識しています。そうじゃないと、今誰が何してて、何が困ってて、何を手伝えばいいかわからないから。
そのためにも、個別メッセージでの対応をなるべく避けて、グループなどのオープンな場でやりとりする仕組みを作るようにしています。
そうすることで抜け漏れに気づきやすくなったり、個別メッセージでいつの間にか決まっていたことでのトラブルなども最小限に抑えることがでてきます。
言った言わない問題や、聞いてない問題、2度３度の同じ説明をする手間などもオープンな場に基本書き込んでおくことで軽減できますよね。
基本Facebookグループ内でやりとりをして、全員に届けたいメッセージや連絡事項は、メッセージグループを作るといった形で運用していますが、この点については試行錯誤中です。
チャットワークとか、スラックとか、色々なものを試していますが、新しいツールを使うと、使い方の説明など導入手順に時間がかかるし、ついてこれない人もいたりするので、どうしてもハードルが高くなってしまいます。
使いやすいツールがあれば、むしろ教えていただきたいです。
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その８ 弱さを出し合える場をつくろう
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弱さをさらけ出してコミュニケーションするからこそ、応援しあえる関係ができると思っています。
間違っていた、ごめんと謝る勇気。
失敗することもある、それを認める勇気。
困っているから助けてほしいと言える素直さ。
悩んでいると打ち明けられる素直さ。
時には、言い合ったり、喧嘩もあるかもしれない。それは、みんなが本気で関わり、より良いものにしたいという熱い思いがあるから。
誰かのせいにしたり、苛立つ前に、悲しかったら悲しいと感じていることを伝えればいい。
想いを分かち合ったり、弱さを出せるからこそ、誰かの強みが活かせる。
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その９ タスクは目的と意義をセットで伝える
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プロジェクトにはタスクがたくさんでてくるので、やってほしいことをお願いする場面が多々あります。
そういう時に大事なのが、そのタスクの必要性と共にちゃんと目的や意義と、ゴールを伝えること。
なぜそのタスクが重要なのか！！ どんな状態になってればOKなのかということです。
自分がやっていることの意味や理由がわからないと、だんだん押し付けられた作業に感じてしまうのは仕方のないこと。みんなが、自分事と感じて動くためには“なぜ”を知っているのは大事ですよね。
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その１０ 期待しない。依存しない。感謝あるのみ。
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「あの人が〜〜してくれるだろう」という期待をしたり、依存してしまった瞬間に「責任」が生まれ、いつしか「当たり前」という雰囲気が生まれてくる。そうなると義務感などで重苦るしくなってくる。
これって、すでにワクワクとは遠ざかっていることですよね。
プロジェクトをやっていると、
「何も力になれてなくてすいません」
と言ってくる人もいる。
いいんですよ！そこにいるだけでもあなたには価値があるんです。
今からできることがあったら、それを一緒にできればいいし、みんなで創る場を一緒に楽しむだけでもいいと思っています。
一人ひとりに役割があるから。
そして、何よりも大切なのは、どんな小さなアクションだったとしても
それが結果的に成果に結びつかないことだったとしても承認する！！
さらには、感謝を伝える！！
ありがとう！は何度伝えてもいい。思っているだけじゃなく言葉で伝えることが大事だと思います。
p.s
私が知らない誰かの参考にもなったら嬉しいのでシェアも歓迎です。でも、この通りやってうまくいくかはわからないので使い方は自己責任でお願いしますw
スムーズに回る運営の極意
運営の極意を一言でいうと、それぞれの得意を活かした役割分担ができるチームを作ること！そして、悲観的に準備して、楽観的に当日を乗り切る！
これに尽きると思います。
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どんなチームを作るのか
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一番理想的な形は、それぞれが自分はどんな働きをすればいいかわかっていて、自分で考えて動けるチームです。
最初からそこを目指すのはハードルが高いものですが、いずれは、そんな運営チームを作っていくという意識は常に持ち続けていたいものです。
準備や当日に、「わたし何をしていいのかわからないので指示を待っています・・・」というスタッフがいないようにしておきましょう。
そのためには、すべてに細かい指示を出す
というのは逆効果です。これが指示待ち人間を生み出す元凶です。特に優秀有能なリーダー、主催者ほど、これをやってしまいがちなので気を付けましょう！
何のためにやるのか？
何をしたいと思っているのか？
どういう状態を目指しているのか？
考え方を伝えたら、やり方は任せる。どうしてもわからなかったら、いつでも相談に来てね。というスタンスが必要です。
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こんな役割があります
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〇司会進行・ファシリテーター
参加者に対して満足度の高い時間を過ごしてもらいたいと思うなら、小さい規模であっても、最低限「進行役」は決めておきましょう。
お茶会くらいなら、主催兼進行でも問題ないのですが、5,000人規模になってくると、主催者は常に全体を見て把握したり、当日持ち上がってくるトラブルや案件の中でも最優先事項の決断に時間をとる必要がありますので、必ず、「進行」を見守る役割と「アナウンス」をする役割が必要になってきます。
〇タイムキーパー・ディレクター
いわゆる「進行」を管理するのが、この役割です。計画通りに進まないのがイベントというものなので、臨機応変に対応しながらつじつまを合わせられるキャパシティが必要になります。
何を相談して、何を現場で決断できたらよいのかという判断力も、この役割には必要です。
〇配信・音響担当
テクニカル担当と呼ばれることもありますが、PCやスマホの操作が得意な人に任せるのがお勧めです。配信用の機材を操作したり、プロジェクタに映像を流したり、音声を流したりといったオペレーションを担当します。
〇質疑応答担当
チャットや問い合わせフォームの内容をチェックして、主催者や司会、時にはイベントのゲストなどに伝えるという役割です。次々と入る情報に対応して、どれをピックアップするのか、時間との兼ね合いはどうかなどを判断することが必要になります。
いわゆる、情報に対する瞬発的反応力が求められます。
〇SOS担当
音が聞こえない、アカウントにログインできないといった、オンラインならではの参加者からのSNSに対応する役割です。SNSや交流ツールの操作に関する知識があり、なおかつ、慣れていない人にわかりやすく説明する力が必要となります。
テクニカルな専門家と接客の上手な人を組み合わせておくと、非常にスピーディな対応につながることが多いものです。
〇事務局
プロジェクトの準備から当日の運営まで肝心要といえるのが、この役割です。一人では負担が大きすぎることも多いので、当日も２名以上で行うように手配しておくのが望ましいでしょう。
参加者情報管理、参加費管理、必要機材手配、ゲストの対応、募集情報の配信、当日投影する資料準備、など運営全般のコントロールセンターとなります。
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リハーサルの大切さ
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リアルな会場で準備していても、当日、何かが起きるのがイベントというものです。イベントは生き物、あるいは、イベントには魔物が潜んでいると言われるゆえんです。オンラインで開催するときは、参加者の環境に大きく左右されることが多いので、なおのこと、それ以外の部分でエラーが起きないように準備しておくことが必須です。
当日何とかなるだろうと思っていても、なんせ参加者のもとに、物理的に駆けつけることが難しいので、想定される進行や参加者募集段階での不安点、不明点はリハーサルで洗い出し、つぶしておきましょう。
また、いろいろと上がってくる問題点や課題点はグーグルドキュメントやスプレッドシートにまとめて、みんなで共有、いつでも見られるような状態にしておきましょう。
広報的 告知１０のポイント
10のチェックポイントとはこちらです
1.一言でイベントの内容や価値を表現できてる？
2.お客さまを絞り込みできてるか？
3.イベントの「ウリ」は何か明確？
4.重要な情報が冒頭に入ってるか？
5.参加するメリットが明確か？
6. 読み手の共感を得るフレーズがあるか？
7.途中で余計なリンクを飛ばしていないか？
8.申し込みの労力や障壁を下げる工夫は？
9.お客さま層の集まりそうなところで
ゲリラ的に告知しているか？
10.告知前にイベント開催を伝えているか？
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1. 一言でイベントの内容や価値を表現できてる？
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誰にどんな価値を提供するイベントなのか
参加すると どんな良いことがあるのか
どんなイベントなの？
と聞かれたときに すぐに答えることが できるほど
自分の中で明確でしょうか
明確にするための 第 1 ステップは やはり お客様を絞り込むこと
つまり 誰に の部分です
できるだけたくさん集めたい
だから 間口は広いほうが良い
そんな発想で 「20 代〜40 代 女性の方」なんて言っていたら
誰の心にも響きませんね
また ハッキリと価値を伝えられないものに お金を出して
参加してください なんて なかなか自信をもって伝えられない
ものですよね
そもそも 自分自身が価値を感じていないのですから
参加者としての自分 という立場に 立ってみて
わたしは なぜ このイベントに参加したいと
思うのだろう
ここから 何を得て帰りたいと思って
いるのだろうか
と考えてみてください
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2. お客さまを絞り込みできてるか？
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どんなお客様に来ていただきたいのかを
「○○さんに来ていただきたい」
と たった一人の顔が思い浮かぶほど
明確に絞りこんでみる必要があります
イベントをするときに「ターゲットは誰ですか？」
とお聞きすると
「20 代〜40 代の女性です」
そんな答えが 返ってくることが あります
絞り込みすると お客様の数が集まらないような気がして
ついつい間口を広げたくなるのが人の心理ですが
実際は ぐっと絞りこむほうが
告知文 チラシなどのツール プレゼント
など 全てにおいて
本当に来ていただきたいお客様の
心に響くものを用意できるため
集まりやすくなるのです
棒をイメージしてみてください
先が丸い棒では 刺さらないですよね
しかし 先を削っていって
細く尖らせるほど 刺さるようになります。
絞り込みするための要素には
次のようなものがあります
・性別
・住んでるエリア
・職業
・家族構成
・年齢
・趣味
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3. イベントの「ウリ」は何か明確？
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イベントの「ウリ」とは そもそもなんでしょうか
それは 本当のお客様にとって魅力的だと感じるポイントのことです
望ましいのは 「ウリ」をキーワードという形にして
タイトルに盛り込むことです
ということは・・・
まずは お客様を絞り込んでおくのが 大前提です
では「ウリ」ポイントとは
具体的にどのようなものかと言えば
1 参加することで 何を体験できるのか
2 金額的メリット
3 他者からの評価
4 季節などの限定感
5 お客様の気持ちを代弁
あなたの告知には 上記のポイントが盛り込まれているでしょうか
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4. 重要な情報が冒頭に入ってるか？
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告知文の冒頭に 大事な情報を
明記しておきましょう ということ
でも 大事な情報って 何でしょうか
基本的には 次の 3 つです
・どんな方に来て欲しいか
・イベントの「ウリ」
・イベントの概要
お！ このうちの２つはすでにお伝えしたとおり
絞り込みで 明確にしておきたいポイントでしたね
絞り込みできていると
冒頭に きちんと活かすことができます
そして イベントの概要では ７W2H1G と呼ばれるものを
最初にしっかりと考えて 盛り込む必要があります
Why 目的 なぜするのか
Goal 目標 このイベントを通じてどうしたいのか
When いつ 日時
Where どこで 会場
Who 誰が
Whom 誰に対して
What 何を
Which どちらから
How to どのように
How much どのくらいかけて （お金 時間）
少なくとも
１ 目的
２ いつ
３ どこで
４ 誰が
５ 誰に対して
６ 何を
７ どのようにする
この７ つは 最低でも必ず入れるようにしてくださいね
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5. 参加するメリットが明確か？
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ベネフィット と呼ばれることもありますが
参加することで得られる 益 とは
なんでしょうか
例をあげると
○○ができるようになる
○○というスキルが身につけられる
○○な仲間が全国にできる
といった内容を 明確に
打ち出しているか
改めて みてみましょう
参加メリットを打ち出すに当たって
欠かせないことが 1 つあります。
それは、本当に来ていただきたいお客さまを
絞り込みしておくこと
なぜでしょうか？
絞り込んでおかないと 誰でもメリットに感じるような
無難な路線で考えてしまい
その結果…
誰の心にも響かない という
残念な結果に終わってしまうからです
次の 4 つの質問に ハッキリと答えることができるなら 参加メリットも
ハッキリと見えていることでしょう
あなたがご招待したいお客さまは 誰でしょうか？
その方の悩みや不安はなんでしょうか？
イベントの中に 解決策がありますか？
なぜ イベントで答えを提供できるといえるのでしょうか？
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6. 読み手の共感を得るフレーズがあるか？
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広告コピーのアドバイスで、「五感を刺激する表現を使う」と
よく言われます
人は 自分自身が実際に体験していなくても
見たり 読んだり 聞いたりすると
脳の働きによって 同じ体験をしたような感覚を味わうことができます
では 共感を呼ぶフレーズを入れるにはどうしたら良いのでしょうか
ここでも絞り込みが大事に
なってきます
何度もでてくる
本当に来て欲しいと思うお客様を絞り込むのです
みんなに共感してもらおうという考えでは
むしろ 1 人の共感も呼べないと考えてもよいほどです
本当に来て欲しいお客様たった 1 人に絞り込み
そのお客様の抱えている問題や悩み何を望んでいるのか
どんな気持ちで毎日を過ごしているのか
深堀りして ストーリーを作ってみてください
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7. 途中で余計なリンクを飛ばしていないか？
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ゲスト登壇者のプロフィール
会場へのアクセスやマップへ
難しい言葉の解説・Wikipedia へ飛ばす
自社サイトへの誘導リンク
読む方への配慮や親切からなのか
宣伝したいものがたくさんあるのか
とにかく リンクを貼ってしまえば
いいと思っているのか
リンクだらけの告知文が
たまにあります
リンクを貼りすぎると
結局 申し込みへの導線が
ぼやけてしまうんですね
リンクは 必要最低限に
絞り込んで 使いましょうね
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8. 申し込みの労力や障壁を下げる工夫はしているか？
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お申込み完了までの導線で わかりにくかったり 入力しにくいところがあり完了までたどり着けないと どうなるでしょうか
告知文を読み そこからの流れで スムーズに申し込み完了までたどり着けるか 非常に大切なポイントです
よっぽどファンであるか 興味ある内容でなければ 申し込みの際の障害があれば いとも簡単に離脱してしまいます
自分で一度 テスト申し込みをしておくのは もちろんですが
家族や仲の良い友人にもテスト申し込みに協力していただき
その際に感じた ちょっとした違和感や 引っかかったところなどを教えていただくようにすると 精度もあがります
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
9. ゲリラ的告知をしているか？
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
ゲリラ的告知とは なんぞや？
ですよね
そもそも ゲリラ的 とは？
「正当な方法で正面からはたらきかけるのではなく、突如として、不意を突
くようなやり方で行うこと。 」 ※実用日本語表現辞典より
ゲリラマーケティング という言葉があるくらいです
Facebook やブログで告知記事を書くときに
「○月○日 ～を開催します！」 といった
いかにも 今から告知をしますよー といった雰囲気ではなく
普通に読み物として 興味深く読み進めていったら
「おお！ なんと告知だったんですか！」 となるような方法です
余りにも多用し過ぎると この人の記事は 告知ありきで書かれているのだという認識が広まり ぜんぜん ゲリラ的 ではなくなってしまうので(笑)
使用方法 使用量にご注意ください ※お客様の慣れが危険
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10. ラスト１週間やりきっているか？
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
さぁ ここまででできると思うことは けっこう頑張って
まじめに取り組んでこられたことと思います。
「１００人集める方法を １つ実行するより
１人を集める方法を １００個実行する」
全部やり切った と思うかもしれませんが
本当に一人一人に対してのすべてをやりきっているでしょうか
興味がないだろうと思って、最初は声をかけていなかった方に
お勧めできる切り口ができているかもしれません。
オンラインであれば距離が遠いなんて関係ありません！
平日だからと、勝手にあきらめずに、声をかけてみてください
そうした細かい対応が求められるご招待が ラスト１週間での
活動の一つのカギとなります。
そして、広報メンバーだけではなく、参加メンバーみんなの
気持ちを 1 つにして開催当日に向かうためのツールが カウントダウン
【「～イベント」開催まで あと○日！】
□□□□□□にて ○月○日開催！⇒申し込み URL
このフレーズを普段の投稿の最後にいれていただくだけでいいという
非常に簡単で 誰でもやろうと思えばできることです。
カウントダウンの日数が少なくなっていくにつれて
だんだんメンバーの気持ちは高まっていきます。
そして、やり始めて継続していくと、賛同して同じようにカウントダウン
をしていただける人が増えてくるのが不思議なところです。
もう一つ効果的な、参加ハードルの低いご協力は “シェアしてください”
というお願いです。
記事を書くということに苦手意識がある方でも、シェアだけでいいので
お願いします ということをラストスパートの１週間でお願いすると、
カウントダウンとも相まって、自分も何かの形で協力したいという想いが
あるので、シェア という行動に移していただける可能性が高まります。
最後になりましたが、コアスタッフが“目標”とするのは“満員御礼”
だったとしても、“目的”はイベントに参加される方に 120％の満足度を
提供して喜んでいただくこと。
そして、満員御礼となったイベントで感動したり、なるほど！と納得して、また
参加したい、次はスタッフをしてみたいという気持ちが生まれ
企画が何回も続くイベントになることなのです！！！
最後までお読みいただきありがとうございました。
まぁまぁなボリュームとなってしまいました。
オンラインイベントを
さまざま企画していると、
●そんなことやろうと思ってるんです、
●思ってたんです。
という人に必ず出会います。
『やろうと思っている』と『やる』は
天と地ほど違います。
■■□―――――――――――――――――――□■■
オンライン化が進んで、
「やろうと思っていた」は、通用しません。
なぜなら、
実は、すぐ実行できちゃうからです。
■■□―――――――――――――――――――□■■
やろうと思ってた人ではなく
「実際にやった人」
「挑戦した人」だから見える景色は
間違いなくあります。
想像以上に大変なことももちろんあるし、
思ったより簡単なこともたくさんある。
規模とか関係なく、
思い描けたものを、
表現するかどうか。
実践する人と一緒に時間を過ごしたい。
エネルギーを注ぎたい。
という想いから おうえんフェスの代表理事たちと
【オンラインビジネスマスター講座体験セミナー】を開催することに決めました！！
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🏆️AmazonKindle5部門1位獲得
『オンラインイベントの教科書』 共著者
・ライブ配信編 松井 創
・売れるスキル編 大倉 昌子
・企画編 高田 洋平
を講師に3つの切り口からお届けします！
満席の回も出ておりますが、若干 増席して対応しております！
「オンラインイベントは
ビジネスになるのか」
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