弊社では、新型コロナウイルスの感染拡大の影響から、制作環境はテレワーク体制を続けています。

社内では、すっかりテレワークでの業務進行が定着してきていますが、オンライン環境でも円滑なコミュニケーションがとれています。

お客さまとのコミュニケーションにおいても、元々地方の企業様との取引も多い関係から、オンラインとオフラインを織り交ぜてスムーズな進行を心掛けています。

お客さまの中には遠方の制作会社へ依頼することを不安に思われる方もいらっしゃると思いますが、今回はWebサイト制作を行ううえでの、弊社でのオンラインでのプロジェクト管理方法やコミュニケーション方法についてご紹介したいと思います。

プロジェクト管理ツール

Redmine

弊社内のプロジェクト管理は「Redmine」を使用しており、作業の進行管理だけでなく、情報の共有漏れや進行遅延の防止につながっています。

プロジェクトごとに、やるべきタスクの整理や、進捗管理ができるソフトウェアです。

社員間だけの使用ではなく、発注いただいたお客さまとも、「Redmine」を使ってプロジェクトを進行するケースもあります。

期限設定や担当者設定ができ、タスクを振られると自動で通知メールが届きます。タスクの一覧画面から、誰が、何を、いつまでに対応すべきか、ひと目で見ることが可能です。

以下でご紹介するのは「Redmine」の機能の一部です。

・チケット

「Redmine」のメイン機能である「チケット」を使った案件・課題の管理機能を主に使用しています。

発生したタスクをチケット化することで、作成された「チケット」は一覧でき、詳細を確認していくことが可能となります。

・ガントチャート

プロジェクトの進行管理に使われるのが「ガントチャート」です。

先程ご説明した「チケット」に期日を設定すると、「ガントチャート」にも反映されます。細かくタスクを分けて「チケット」を作成することで、進行度も見える化できます。

・Wiki

「Wiki」はノウハウや共有情報を作成・編集できる機能です。
また、複数人での編集が可能であるため、更新などが容易に行えます。

コミュニケーションツール

Slack

社内のコミュニケーションはチャットツール「Slack」に統一しています。

プロジェクトごとにチャンネルを分け、メールよりも気軽にスピーディーなチャット型のコミュニケーションをとることができます。

また、「ハドルミーティング」という機能を使うことで、自分の画面を共有したり、共有している画面に書き込みをする等、Web会議ツールに搭載されているような機能もあるため、社内会議でも「Slack」を活用しています。

お客さまでも、今まではメールでやり取りをすることがほとんどでしたが、「Slack」等のチャットツールを使用されているところが増えてきています。

Zoom

お客さまとのWeb会議は「Zoom」をメインで使用しています。

スマートフォン、タブレット、パソコン等の様々なデバイスから利用できます。

画面共有することで、会議参加者全員が同じ画面を見ながら会議ができるため、議事録を画面共有しながら会議を進めるなど、ホワイトボード的な役割にも活用できます。

その他ツール

Figma

サイト設計に欠かせないワイヤーフレームを作成するツールとして「Figma」を使用しています。

複数人での編集や、リアルタイムでの修正を見ることが出来るため、素早いファイルの共有が可能です。
修正点などをコメントで残すこともできます。

Googleスプレッドシート

お客様のご要望を最大限に引き出すため使用しているのが「Googleスプレッドシート」です。

「Figma」同様に共有での編集が可能であり、リアルタイムで画面を見ながらの修正が可能です。

Googleドキュメント

お客様との会議中に議事録として使用しているのが「Googleドキュメント」です。

こちらも「Figma」や「Googleスプレッドシート」同様にリアルタイムに共有・編集が可能になっているため、アジェンダ・議事録としても使用できるサービスです。

お客さまご指定のツールでの進行も可能

弊社標準ツールだけに限らず、お客さまからご指定いただいたツールでやり取りをすることも可能です。

使い慣れたコミュニケーションツールをお待ちの場合は、柔軟に対応させていただいています。

RedmineやSlack、Zoomの他にもBacklog、Teams、Chatwork、Google Meet等、さまざまなツールの使用経験がございます。ご相談の際はご希望のツールがありましたらお申し付けください。

まとめ

今回は、弊社で使用している、コミュニケーションツールとプロジェクト管理ツールについてご紹介いたしました。

ご紹介してきたツールはどのように案件が進んでいるかなどを可視化するためのツールとして使用しています。

実際に、ご紹介したコミュニケーションツールを使い、全国各地のお客さまとお取引をさせていただいていますので、遠方からのご相談もお気軽にお問い合わせください。

また、実際にお会いしてのお打ち合わせも、もちろん可能です。
プロジェクトの中で、対面でお話ししたほうが良いタイミングもございます。弊社の今までの経験も踏まえ、どのタイミングでは対面で、どのタイミングではオンラインで進行するのが良いか、都度ご提案させていただきます。

最後に、この記事がプロジェクトを円滑に進めるためのご参考になりましたら幸いです。