スケジュール管理は、仕事や日常生活において生産性を向上させるために重要なスキルです。適切な計画や優先順位付けを行うことで、時間の効率的な利用が可能となります。ここでは、生産性を高めるためのポイントを紹介します。

■やるべきことを全て書き出す

スケジュール管理の第一歩は、紙の手帳やスマートフォンのアプリなどに、自分の全ての予定や仕事内容をリストアップすることです。

「9時からプロジェクトX会議」

「11時から取引先Y社への提案書作成」

「18時から子供の迎え」など、

１日のすべての行動予定を細かく書き出しました。

頭の中だけだと、どうしても重要な項目を見落としてしまう可能性があります。紙やデジタルツールに書き出すことで、漏れなく全ての予定を確認でき、それぞれにかける時間も把握しやすくなります。

■優先順位をつける

次に、そのリストの項目に優先順位を付けていきます。まずは期限が迫っている項目から、そして重要度の高いものへと並べ替えます。上記の場合、プロジェクトXの締め切りが当日の18時なので、提案書の作成が最優先です。子供の迎えは変更できませんが、通常業務は一時後回しにできるかもしれません。

このように、タスクを緊急性と重要度に従って分類すると、自分が何をいつまでにすべきかの優先順位が明確になります。あとは優先度の高い項目から確実にこなせばよいのです。

■時間を区切って集中する

優先順位が決まったら、次は実際の作業時間の確保です。一つの作業に長時間を費やし続けると、疲労が溜まり集中力が低下してしまいます。そこで効果的なのが、作業時間を短い区切りに分けることです。

例えば、提案書作成に取り組む場合、朝10時から正午までの2時間を区切りとし、その間は完全に集中を保ちます。メールのチェックやSNSの閲覧は一切なし。そして正午から14時までは別の用事を挟んで息抜きを行い、14時から16時までを第2クールの集中タイムとするといった具合です。

このように短い時間を区切り、休憩を適切に入れることで脳を酷使せずに済み、長時間作業でも生産性を保つことができるのです。

■無駄な時間を省く

一方で、スケジュールの無駄も見直す必要があります。
朝1時間以上を通勤時に寝たり、ゲームをやるのではなく、仕事メールのチェックなどに活用して効率的に使用するべきなのです。

また、全従業員が無作為に参加を求められる長々とした会議も、自分に無関係なら欠席するなど、簡略化する必要があります。このように、本当に必要がない時間を省くことで、大きな時間が生み出せるはずです。

■計画的に自分時間を確保する

ただ働き続けるのではなく、リフレッシュする時間も計画的に確保することが大切です。週末の日曜日の午後を、家族とのレジャーの時間に充てる。旅行や趣味の時間など、自分へのリワードを確保することで、心身ともにリセットできるためです。

休息なく働き続ければ、疲労からパフォーマンスが低下します。小さなリフレッシュでエネルギーを補給し、次の集中作業に備えましょう。自分磨きのための時間を計画的に確保していくことが何より大切なのです。

まとめ

限られた時間の中で最高のパフォーマンスを発揮するには、上記のようなスケジュール管理が欠かせません。予定を書き出し、優先順位を明確にすることで、やるべき仕事の道筋がはっきりするでしょう。また、作業時間の使い方を工夫したり、無駄を省いたりすれば大きな時間を生み出せます。併せて、自分へのリフレッシュ時間を忘れずに確保することも重要です。

スケジュールを総合的に見直し、自分に合ったマネジメントをしていけば、仕事とプライベートを両立して自分を最大限高められるはずです。