相談内容

地域事業のイベントにハイブリッドセミナーの実施を計画しているが、予算感が分からないため、相談にのってほしい。

問い合わせ

事業委託企業の責任者。イベントの実施実績はあるが、ハイブリッドセミナーの経験がないため。やり方と予算感が分からない。周知方法も含め相談先を探している。

回答

ハイブリッドセミナーの予算は、オンラインとオフラインの両方の要素を同時に含むため、通常のセミナーに付加する形をとると、通常のイベントの予算よりも高くなる可能性があります。このことを理解した上で、以下の順番で検討を行って下さい。

通常セミナーの検討

会場の検討、必要備品、講師、実施時間、広報周知方法などをまずは考えます。

オンラインの仕様

同時に、オンラインセミナーの開催方法について検討します。ハイブリッド形式で行う理由と目的をここで確認しますが、確認をする中で、その必要性がないとわかる場合（他の方法が可能な場合）もあります。
配信スタイル、カメラの数、音声出力、配信プラットフォームなどを検討します。また、事前に収録して後ほど録画配信するという選択肢も考慮します。

スタッフの検討

オンラインとオフラインで配置可能な運営スタッフの数、それぞれの環境での参加者サポートの可否。これらは募集エリアや募集人数上限の検討にも影響します。

予算上限と総計

これまでの想定を合計し、予算の上限がある場合はどこまで可能なのかを検討します。広報費用が含まれている場合、オンライン参加を加えることで、予算の余剰部分をどれだけ集客費用に充てられるかも考慮します。
もし配信を自分たちでするとなれば、コストはかからなくなりますが、失敗のリスクは高くなります。セミナーの成功のためには安心できるサポート体制が必要です。

まとめ

ハイブリッドセミナーの実施は、一見複雑に思え、技術的な問題やサポートの課題も増えますが、各要素を順に検討し、適切に計画すれば、通常のセミナー以上の効果が期待できます。予算感については、自社のスキルとリソース、リスクを考慮した上で、自分たちで行うか業者選択かを検討することが重要です。

※ケーススタディは弊社実績に基づく架空のものです。