ハイブリッドセミナーとは、開催する現地会場からオンライン配信を行い、会場とリモートの参加者を同時に集客する方法です。ここでは、集客およびセミナーからの引き合い・問い合わせを増やすために、ビジネスセミナーをハイブリッド形式で成功させるためのポイントについて書きます。

１　会場とオンライン、参加者のニーズを把握する

セミナーの参加者に対して、参加の目的、ニーズを把握することが大切です。来場者とオンラインで、どちらの参加者が多いのかをはじめ、開催するセミナーに対してどのようなことを期待しているのかなどを事前に分析することが大事です。募集広告に、対象とする人を記載してある程度絞った上で、参加者申込時には事前アンケートを同時に行い、来場、オンライン双方への参加者ニーズを把握できるようにしましょう。

２　会場とオンライン、両方の参加者を意識した進行を意識する

会場とオンライン、セミナーの参加者に対してそれぞれ意識した進行が大切です。来場者は表情や反応がすぐに確認できるので、室内にサポート係をおけば対応できますが、オンラインでは分かりにくいことがあります。ミーティングツールであれば、モニターの監視役を置き、顔の見えないウエビナーではコメントを常に送ることのできるスタッフをおいて、随時反応を確かめましょう。参加者への意識向上にもつながります。

３　会場とオンライン、両方の参加者を意識した資料を準備する

会場とオンライン、セミナーの参加者に対してそれぞれ意識したレジュメ・資料の準備が必要です。会場の来場者には紙出力の資料を、オンラインの参加者にはPDFまたは閲覧できるサイトや共有できるスライドを事前に準備しましょう。来場者への資料は大量に机に置いている場合が多いですが、これは持ち帰るだけになることもあります。スクリーンに資料を映すか、該当するセミナーの資料をあとで配布するような流れの方が印象に強くなる可能性があります。

またオンライン視聴者は、比較的、何か受講中にも別の行動をしたりするものです。セミナー受講と同時に入力できるようなアンケートや質問受付を送ると効果的かも知れません。

このように、オンラインとオフラインの両方の参加者を意識したコンテンツを準備したり、またそれぞれの参加者に対して独自のメニューを配布するとより満足度の高いセミナーになります。

４　会場とオンライン、参加者をつなぐ仕組みを作る

ワークショップにて会場とオンラインをつなぐと、興味深いものになります。例えば、登壇する講師の他にインストラクターをリモートで配置し、会場の参加者とグループセッションをしたり、講師の方がオンライン参加者に都度声がけするような仕組みが考えられます。

これは少人数のセミナーに特に有効で、会場とオンライン参加者が同じセミナーを一緒に受講しているという意識を高めることにもなります。オンライン参加者が蚊帳の外にならないような配慮が大切です。

５　会場とオンライン、参加者への受講後のアプローチを変える

　会場とオンライン、参加者への受講後のアプローチを変えましょう。アンケートをとることが一般的ですが、会場ではタブレットを用意して選択項目にタップ後、退室してもらったり、その際に記念品やフォローアップをすることで興味の継続になります。

オンライン参加者へのアンケートも、URLをコメントし、入力してもらったら退出、というプロセスにして、入力後お礼をコメントでのべるようなスキームが良いと思います。

まとめ

ハイブリッドセミナーは、オンラインと会場、現地セミナーの両方のメリットを活かす、まだ新しいセミナーの形です。参加手段の拡大としてだけでなく、それぞれに特別なメニューや配慮を加えて、ビジネス展開・広報周知のプロモーションとして検討されてみてはいかがでしょうか。