はじめまして。イベントエージェント編集部です。

EVENT AGENT（イベントエージェント）は、月額たったの10万円から、イベントのプロにお願い出来るという、イベント会社の中でも珍しい、定額型のイベント代行サービスです。

フィーを月額固定にすることで、イベント予算の透明性を担保しながら、お客様の貴重な予算をイベントの成功させるためには何にどのようにかけるか、をしっかりとアドバイス、サポートできるサービスです。
もし興味ある方がいらっしゃいましたら、以下よりサービスの内容についてご覧ください。

●EVENT AGENT（イベントエージェント）に関する紹介はこちら

我々はこのようなサービスを通じで、
“社内のイベント担当者の方がイベントを無事に成功させる”
ためのお手伝いを日々行っております。

このnoteでは、社内でイベント担当に任命された方が、
イベントを進めていく上で、
「読むと得する」
「悩みが解決する」
をテーマにイベントにまつわる様々な情報を発信していこうと思います。

社内にはイベントのプロがいない

私自身、イベント業界に身を置いて15年ほどになりますが、その中で大小、も種類も様々ですが、1000を超えるイベントのお手伝いをしてきました。

イベントには会社の周年パーティー、展示会のブース出展、新商品の発表会、採用イベントなど様々なイベントがあり、イベントの目的によって、人事部、宣伝部、マーケティング部、総務部など様々な部署の方がイベントの担当者として会社から任命されイベントの企画から当日まで担当することになります。

その中で多く共通していることが、
“イベントのプロが社内にはいない”
ということです。

まれに大手企業でイベント自体の実施機会も多い企業であれば、イベントの専任担当の方がいることもありますが、
ほとんどの場合、人事部や宣伝部、総務部などイベントとは別のプロフェッショナルでああるものの、イベントは慣れていない、やったことがない、
という方がイベントの担当者になるケースが非常に多いです。

イベントの担当をしたことがある方ならわかると思いますが、一つのイベントを最初から最後までやるだけで、実際はかなりの専門知識と経験が必要で、かつイベントの企画から社内調整、当日までの準備まで本当にやることが多く、かなりのパワーと労力をかける必要があります。

それなのにもかかわらず、イベントのプロが社内にいないために、
なんとなく昔やった文化祭のような直観とノリで進めていってしまったり、
紹介されたイベント会社に言われるがままに進めていってしまうことで、
結果として、
「やったのはいいけど、結局は成功か失敗かどうかもよく分からない」
「イベント自体は盛り上がったけど、成功要因はどこにあったんだろう？」
という状態となり、次回に向けたPDCAを回すこともなく、次のイベントはまた別の担当がアサインされることで同じことを繰り返すというケースを非常に多く見てきました。

イベントには多くの成功のコツと失敗ポイントが存在

会社の周年イベントや新商品発表会、採用イベントなど、イベントって社運がかかっていたり、予算も決して安くないにもかかわらず、社内にイベントのプロがいないためにうまくいかないケースが本当に多いと思います。
イベント会社やベンダーからしてみても、イベントの知識がない担当者に説明をするだけでも多くの時間がかかり、スムーズに進行することができないケースも多く、winwinどころか関係者全員が不幸になることもあり、業界として大きな課題だと私としては強く思っています。

また、イベントを進める上でも、
●イベントの企画
・予算設定やKPI、目標設定
・イベント実施時期や実施場所
・招待人数や案内の方法の検討
・社内イベントチームの組成、意思決定プロセスの構築

●イベントの制作
・ベンダーの選定、調整、交渉
・実施会場の選定、調整、交渉
・出演者の選定、打診、交渉
・制作スケジュールの立案
・社内理解や承認に向けた資料作成、会議の設定
・運営進行計画、運営マニュアルや進行台本の作成

●イベントの当日
・当日の全体進行管理
・社内のTOP層のアテンド
・ベンダーへの指示だし、確認
・招待者やゲストのおもてなし、挨拶

などなど、フェーズごとに多くのやらなければいけない、決めなければいけないポイントがあり、そのポイントごとに成功・失敗の要因となる部分が
かならずあるので、そのすべてをうまく進めていかないとイベントの成功は期待できないものになってしまうのです。

イベント担当者の役に立ちたい

このnoteではそのような、社内にイベントのプロがいないことでおこる様々な問題を少しでも解決できるように、
「イベント担当に任命されたイベントに詳しくない方」
が、
このnoteを読むと
「イベントをすすめるのに役に立つ」
「進める前に知っておいてよかった」
と思えるような情報を発信していきたいと思います。

次回からは、テーマごとに発信していきますので、
イベント担当者になったあなた、ぜひお読みいただけたら嬉しいです。