こんにちわ。イベントエージェントのコダマです。

今回は、展示会出展を検討する際に、
●展示会に出展する際にかかる項目や費用感について
ご紹介いたします。
Chat GPTや検索だと、どのようなことに費用がかかるのかは書いてありますが、
「具体的にどのくらいの費用がかかるか」
という一番知りたいことが書いてないケースが多いので、こちらのnoteを読んで参考にしてもらえたらと思います。

展示会出展について

企業が自社のサービスを主に顧客を対象に、より多くの人に知ってもらい、
体験してもらう機会として、業界やテーマごとに開催されている
展示会に出展を検討することがあると思います。

展示会に出展すると、業界関係者や顧客となるターゲットに対して自社の商品やサービスを知ってもらうだけではなく、実際に体験したり、詳しい内容を説明し、具体的な商談をその場で行ったり、興味を持った方の連絡先を名刺などをもらうことでリード情報として後の営業やマーケティング活動に活かすことが可能になります。

最も大きな特徴は広告では実現できない、
「実際に商品やサービスを触れたり、体感してもらうことができる」
「その場で商談から受注まで期待することができる」
という、認知獲得にとどまらず、受注にちかいところまで期待することができる点です。

来場者も業界やテーマに興味を持った担当者が商品やサービスの導入意向が高い状態の方が多いので、ターゲティングされた状態でアプローチできる点も魅力です。

最近ではリアルで行われる展示会だけではなく、オンライン上で開催される展示会なども増えてきているため、自社商品サービスにあった展示会に出展することで営業やマーケティング活動に活かす企業も増えています。

展示会に出展する際にかかる費用について

それでは、そのような展示会に出展する際に、どのような費用がかかるのか、について紹介していきます。

• 展示会の出展費

• ブースのデザイン・設営費

• 映像やグラフィックなどのコンテンツ制作費

• 期間中の運営に伴う人件費

• 配布する資料、ノベルティなどの印刷・制作費

• その他の諸経費

順番に見ていきましょう。

展示会の出展費

最初にかかる費用として、展示会の主催者に対してブース出展する際の出展費を支払います。
出展費については展示会ごとに費用が異なるため、出展を検討する展示会それぞれの費用を確認する必要があります。
また、出展するブースの広さや位置によって金額が変わってくるため、
ブースの広さ、位置を含めて出展する展示会を検討しましょう。
金額の目安としては、1コマ（ブースの最小単位）あたり20万円～50万円ぐらいになります。ですので、4コマで出展する場合は、80万～200万円の出展費がかかると思っておいてください。

ブースのデザイン・設営費

つづいて、出展する場所にブースを設営するためのブースデザインと設営費がかかります。デザイン費や設営費についてはブースの大きさやデザインによって金額が大きく異なります。いわゆる”基礎ゴマ”というシステムパネルや部材を使ったものであれば、1コマ10万円ほどで設営が可能になりますし、主催者が出展者へのサポートサービスとして実施していることも多いです。ただ、費用が安い分、デザイン的には特徴がないため、他のブースとの差別化ができず埋没してしまうリスクもあります。来場者もすべてのブースを隅から隅まで訪れることは少なく、歩きながら気になったブースにのみ訪問することが多いので、来場者の足を止めるための“アイキャッチ”となるデザインは極めて重要なため、予算が許されるのであればしっかりとコストをかけて、自社サービスや商品のブランディングおよびアイキャッチを創出することをおすすめします。
費用の目安ですが、1コマあたり50～100万前後かけると、しっかりと世界感やアイキャッチを創ることができると思います。
4コマで出展する場合は200～400万程度、捻出ができると余裕をもって展開が可能です。
何度も出展して慣れてくるともう少し単価を落としてもアウトプットに差がなく実施ができるようになってくると思います。
ブースのデザインや設営については信頼のおけるパートナー探しも重要になってくるので、複数社に話を聞いて実績や費用感を確認することもお勧めします。

映像やグラフィックなどのコンテンツ制作費

ブースに訪れた来場者に対して、自社の商品やサービスがどのようなものなのかを、説明するための映像やグラフィックが必要になります。
CMなサービス紹介動画があるようであれば積極的に活用し、
サービスの特長や差別化ポイントなど、来場者が興味を持つようなキーワードやイメージはなるべく目に入りやすいようにブース内に展開するようにしましょう。
費用の目安ですが、動画だと撮影方法（CGやアニメーション、ロケ有無）や動画の長さによっても大きく変わってきます。
簡易なものであれば数十万、しっかりと作りこみをしていくなら100万以上はかかってくるので、映像制作会社に実績や予算感を確認することをお勧めします。
グラフィックもパネルにするのか、バナーという布状に印刷るるのかによっても異なりますが、1点でデザイン数万円、出力に数万円、といった金額が目安になります。

期間中の運営に伴う人件費

ブースの近くを通りがかった来場者への声かけ、ブース訪問者への案内、商品やサービスの説明担当、商談担当など、期間中のブース運営においては多くの人数が必要になります。
自社の社員でまかなえる部分でもありますが、イベント会社に人員計画のプランニングをしてもらった上で、役割ごとに社員が担当するのか、イベントスタッフを外注するのかを検討の上、決定していきます。
イベントスタッフは1日あたり役割にもよって異なりますが3万円～5万円のど金額がかかるケースが多いです。

配布する資料、ノベルティなどの印刷・制作費

ブース訪問者に対して配布する資料などの印刷費や、ノベルティとしてオリジナルグッズを配布するための制作費も必要になります。
展示会に来場すると様々なブースで印刷物やノベルティをもらうので、それをまとめるための大きなロゴ入りのエコバックを配布すると重宝され、商品やサービスのロゴが展示会場で露出する機会となるのでお勧めです。
費用の目安としては、リーフレットなどの印刷で数万円、ノベルティは1個数十円から数千円までバラエティに富んでいるため、自社の商品やサービスとの親和性、ロゴの掲出やカラーが合うかなどの視点から計画をたてていくようにしましょう。

その他の諸経費

最後はそれ以外にかかる経費関係です。遠方で開催される展示会だと交通費や宿泊費がかかります。また必要なアイテムなどの運搬にレンタカーを借りたり、オフィスから発送する際の配送費などもかかってきます。
ひとつひとつは大きな金額ではないものも、合計するとそれなりの費用になってくるため、あらかじめ諸経費として全体予算の中に計上しておくと、終わってから予算オーバーになってしまった、ということが避けることができます。

最後に

展示会に出展する際は以上のような費用が掛かってくる、ということを紹介しました。出展の際の全体の費用感を感覚的につかむために、2コマで出展した場合の費用感を最後に紹介します。

• 展示会出展費：　1コマ20万円　×2コマ　　40万円

• ブースのデザイン・設営費：　1コマ50万円×　2コマ　100万円

• 映像・グラフィックなどコンテンツ制作費：　動画100万円、グラフィックパネル　1点2万円×　5種類　10万円　小計　110万円

• 期間中の運営に伴う人件費：受付1名をイベントスタッフとして外注すると3万円×3日間　9万円

• 配布する資料、ノベルティなどの印刷・制作費：リーフレット　5万円、ノベルティのエコバック　10万円　小計　20万円

• その他の諸経費：10万円

• 総合計　294万円（税抜き）

いかがでしたでしょうか？
1コマで予算を最低限ということであれば100万円以内でも出展は可能ですが、数十コマという大きなコマ数で大々的に展開、ということであれば数千万円をかけて実施するケースもあります。
自社の商品やサービスの状況やかけれる予算によって出展費用の計画をたてるようにしましょう。