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上司に進捗確認させないための大切な習慣

身の回りに上司や取引先から「◯◯って今どうなっていますか?」と進捗確認されている人はいませんか?もしくは、あなた自身が誰かに進捗確認されてはいませんか?これらを当たり前のことと思うか、改めようと思うかで、この先の働きぶりや評価、将来の仕事上の役割に大きく影響していきます。

今回は、進捗確認されることが仕事をする上でどのような影響を与える可能性があるのかについて、考えてみたいと思います。

進捗確認されると何がマズイの?


そもそも、人はなぜ進捗確認されるのでしょうか。それは、上司や取引先など仕事を依頼した人(以下まとめて「依頼主」とします)がその成果物の納品を首を長くして待っていて、無事に成果物が納品されるかどうか「不安」になっているからです。難易度が低い案件もあれば高い案件もある中で、特に難易度が高い案件については、依頼主が依頼先に対し何かしら心配している、または成果物が期限内に納品されそうになくイライラしている状態にあるといった状況が生まれやすくなります。それが故に、作業の進捗状況を確認したくなるのです。

依頼主からの“信用貯金”(信用貯金については以前の記事を参照ください。)を高めたければ、依頼主に「◯◯って今どうなっていますか?」と進捗確認させてはいけません。依頼主を不安・イライラさせているようでは、信用貯金はどんどん下がっていきます。進捗確認されないよう、自ら先手を打って依頼主の不安やイライラを解消するよう務めましょう。

ではどのように依頼主の不安やイライラを解消させれば良いのかについて、その方法を以下で考えていきたいと思います。

進捗確認されないための方法


①依頼内容の重要度から依頼主の進捗確認頻度を知る

まずは仕事を受ける前に、依頼主が描いている仕事の全体像と、その中で自分の仕事がどの部分を担っているのかを確認してみましょう。この確認によって、受ける仕事の重要度や期限の確認ができます。担う仕事の重要度によって依頼主がどの程度気にかけているのかが分かり、進捗確認する頻度について想定することができます。なお、余裕があれば、全体像をPERT図(PERTについては以前の記事を参照ください。)で俯瞰して見てみることで、万が一自分の仕事に遅延が生じた場の全体の工程への影響度合いを知ることもできますが、こちらは上級者向けなので今回は割愛します。

例えば、案件が「(比較的軽めの)調査」のような場合は、期限内に必要な情報や問題点を抽出・整理し纏めるだけで済むので難易度は高くなく、依頼主はあまり気に掛けない=頻度高く報告を求めないかもしれません(もちろん、調査内容次第では難易度は変わります)。しかし、案件が「開発完了」や「契約書締結」など業務を完遂させる必要がある重要な案件の場合には、依頼主が不安になりやすく、進捗確認の頻度が高まる可能性があります。

仕事を受ける前には、その案件の重要度を元に、依頼主の案件への興味関心や、進捗確認の頻度を把握することから着手していきましょう。

②依頼主と進捗報告の頻度について合意する

先ほど述べた通り、依頼主が不安になったり、イライラしたり、案件の様子が気になると進捗確認の場面が発生します。逆に言えば、どの位の時間が経つと依頼主が不安やイライラした状態になるのかが予め理解できれば、そのような状態になることを防ぐことができます。依頼主の性格やクセ、依頼主との信頼関係、はたまた案件の難易度によって、依頼主が毎日様子を確認したい案件もあれば、1週間に1回、月に1回、といった具合に進捗確認したい案件もあり、状況に応じて進捗確認の頻度は変わります。

案件を引き受ける際は「どの作業まで終えた時点で報告を要するのか」、「その報告内容はどういったものなのか」といったことを依頼主に提案し、認識に相違がないことを予め確認することをオススメします。また案件を引き受ける際だけでなく、定例会や1on1などを行う都度、依頼主に報告頻度や報告タイミングのアップデートの必要性がないかを再確認しておくとベターです。

もしも依頼主との関係性が相当良好であれば、どの程度の頻度で報告して欲しいのかを直接質問してみることも良いでしょう。依頼主が報告して欲しい頻度さえ分かれば、まずはその通りに報告していけば良いのです。

なお、実務上はそんなにシンプルではなく、依頼された案件が複数ある、しかも依頼主が複数いる、という状況が多いと思います。そのような場合には、以下のイメージのように、案件毎に最終報告時点からどの程度時間が経過しているのかを想定してみてください。複数の案件が並走している場合、慣れていないと報告漏れや作業が遅延するリスクが高まるため、より案件毎の自己管理が重要になります。前回の報告時点から時間を空けすぎている案件が無いかを常に意識して、依頼主からの信頼を失わないようにしましょう。


③万が一作業が遅延する場合には挽回策を付ける

ここまで依頼主に進捗確認させないためにどうすれば良いかについて述べてきましたが、とはいえ全ての仕事が上手くいくとは限りません。万が一、仕事に遅延が発生した場合、または発生することが予想される場合は、それらの状況を正しく報告するだけでなく、どのように挽回させるのかを考えなければいけません。遅延が予期されているにも関わらずその原因や背景に関する報告を怠ったり、「遅れてしまいました」「挽回策はありません」と報告しているようでは、仕事ができるビジネスパーソンとは言えません

挽回するための具体策の提案としては「◯◯という作業工程を減らすことで◯◯日短縮でき、期日に間に合わせることができる」、「◯◯という方法を使って作業効率を上げることで◯◯日短縮でき、期日に間に合わせることができる」といった作業プロセスの変更提案や、

「追加費用が発生するが、外部への業務委託で◯◯の作業を依頼することで◯◯日短縮でき、期日に間に合わせることができる」といったリソースの調整を求める提案

「◯◯というゴール(120%の目標)を◯◯というゴール(100%の目標)まで下げることで期日に間に合わせることができる」といったように、案件がゴールした時点での期待値を再調整する提案などが考えられます。もちろん、挽回策はこれらだけではありませんので、仕事を通じて色々な策を模索してみてください。

依頼主としては通常何が何でも案件を完遂して目標を達成したいと考えていますので、万が一の際には、こういった遅延の挽回策の提案をすることが非常に重要になります。遅延させないことが一番ですが、外部要因により止む無く遅延してしまう場合もありますので、その際には焦らず慌てず、挽回策を検討していきましょう。

上司や取引先を安心させる人になろう


ここまで、なぜ上司や取引先といった依頼主から進捗確認されてはダメな理由、それを回避するための3つの方法について述べてきました。流石にどんな人でも100%進捗確認されないということは無いと思いますが、仕事がデキるビジネスパーソンを目指したい人は、できるだけ進捗確認をゼロに近づけて依頼主を安心させられるよう努力し、習慣化していきましょうそして、毎日コツコツ信用を貯めて、誰からも信頼される人になっていってください。

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拙い文章でしたが、最後まで見てくださり、有り難う御座いましたmm
これからも不定期でゆっくりupdateしていきたいと思います。

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Shun Harada

ネットで完結するクリーニング『Lenet(リネット)』を運営する株式会社ホワイトプラスの執行役員CFO。インプットの整理も兼ねて、不定期に情報をアウトプットします。恐らく人事系またはIPO関連・ファイナンスの話題が多くなると思います。宜しくお願い致します。

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