どんなに不器用な人でも、段取り力を上げるための方法さえ知れば仕事の効率を改善していくことができます。「もっと慌てず器用に仕事を進めたい！」「段取り良く仕事ができるようになりたい！」という方向けに、仕事のプロセス管理のテクニックについてご紹介したいと思います。

今回は、仕事のプロセス管理の中でも、どのようなタスクから着手していけばより効率の良い仕事ができるのか、そのスケジューリング術の基礎についてご説明します。（専門家ではなく、あくまで筆者の経験則に基づくノウハウですのでその点予めご容赦くださいmm）

目的と期限、ToDoを明確にする

早速ですが、事例があった方が分かりやすいので以下例に沿って考えてみます。ある日、上司からあなたに『とある企画の実施是非（実施するべきか、すべきでないか？）』について調査するよう依頼があったとします。

依頼を受けたら、まずは最初に以下のような概要整理を行い、目的と期限、ToDoを整理していきましょう。

目的と期限を明確にし、ToDo/タスクを思いつく限り洗い出した後、この整理内容について事前に作業依頼者（ここでは上司）へ確認することで、この後作業を進める上で曖昧になり得るポイントの大部分を減らすことができます。これらの作業や確認を怠ると、後で作業の手戻りが発生するリスクが高まりますので、丁寧かつ正確に確認していくようにしましょう。

PERTの要領でタスクを並び替える

これらのToDoを踏まえ、PERT（正しくはwikipedia参照）の要領で作業工程を作成してみると、以下の図のような作業プロセスA〜Iに分けて記載することができます。なお、先ほど上司に確認した内容は、以下の図のA→Bの部分に該当します。

タスクのコントロール可否を確認する

スケジュールを立てる上で特に重要になるのは、そのタスクを全て自分一人で進められるものかどうか、ということです。自分一人で進められるものは自分のペースで粛々と作業を進めることができますが、上司や同僚、場合によっては外部の取引先へ確認や作業依頼を要する場合、自ら作業をコントロールすることができないため、想定していた以上に作業時間が掛かり、スケジュールが遅延してしまう場合があります（※）。

※なぜ作業時間が掛かるのか？（よくある一例）
・依頼先が長期休暇中で、仕事が依頼できない
・依頼先の業務量が溢れていて、仕事を引き受けられない
・依頼主の説明不足で、仕事のやり直しが発生する
・依頼内容の認識誤りで、仕事のやり直しが発生する
・依頼内容の仕事をするのに別途経費が掛かる（依頼主側の経費承認や、その内容の決裁などで想定以上に時間をロスする）

今回の事例で、自分一人で進められないタスクはC→H（上司との打合せまでの待ち時間）及びE→F（専門家/部署の作業時間）の２点です。これらに掛かる作業工数の見積もりや着手する順番を誤ると、全体の作業工程に遅れが生じる可能性があります。

以下C→H、E→Fそれぞれの注意点について順にご説明していきます。

C→Hは、上司が出張や長期休暇で不在にする期間がある場合や、上司が非常に忙しい場合は注意が必要です。上司側の思惑として「出張に行く前に報告して欲しかった」、「重要な会議の前に報告して欲しかった」ということがあり得ますので、まずは上司といつ打合せが可能なのか（Can）と、上司側の報告希望日（Will）を確認しましょう。これらを当然のように事前確認できる人は、上司からきっと大きく信頼されていると思います。

後述しますが、全体のスケジューリングをしてからでないと打合せ日は確定できないため、一旦ここでは打合せ可能日と希望日を聞いて次にいきましょう。

E→Fは、作業依頼した場合の工数確認のお話です。先にも述べた通り、作業依頼した後に様々な理由で想定以上に工数を要する場合がある他、普段からのコミュニケーション具合も相まって調整の難易度が難しい部分でもあります。

まずは、他部署や専門家に作業を依頼する前に、目的や期限、依頼したい内容などの概要を丁寧に共有し、協力してもらえる環境を作りましょう。それらのコミュニケーションを取った後で、具体的にどの程度時間や費用を要するのか確認し、正式に作業を依頼をするようにしましょう。説明時に丁寧さがなく、相手の状況を踏まえずに雑に依頼したりすると、後でしっぺ返し（作業遅延）をくらいますので気を付けましょう。

ゴールまでの作業時間が確認でき、報告・相談の日程が押さえられたら、いよいよスケジューリングの開始です。以下で、どのようにしてスケジューリングしていけば作業工程の遅れを回避できるのかご説明していきたいと思います。

なお、C→Hの作業時間「X時間」については、他の工程の時間の見積もりが出てから確定させた方が早いため、一旦説明は後回しにして先にE→Fからご説明していきます。また、以下からはE→F（専門家/部署の作業時間）の作業時間「Y時間」を仮に「5時間」として計算していきます。

仕事の「手待ち」を撲滅する

取り掛かる順番を決める際は、全作業行程の中で登場するプレイヤー（本事例では自分と、専門家/部署の２プレイヤー）の「手待ち」時間を０に近づけることが最も重要です。「手待ち」時間が０になった後は、作業時間が最も長い工程から着手するようにしていきます。

例で見た方が早いので、一旦まずは工程毎の作業時間について確認していきましょう。

#工程毎の作業時間
①B→C→H：0.5時間＋X時間
②B→D→G：14時間（10時間+4時間）
③B→E→F→G：10時間（1時間＋5時間＋4時間）※内、手待ち5時間
④G→H：20時間

このうち、②と③の工程に着目してみます。作業時間で見比べると、②よりも③の方が4時間ほど短いので、一見すると「後でやればいいだろう」と後回しにしてしまいがちです。ですが、③は専門家/部署に依頼して作業してもらっている時間があり、その手待ち時間に自分の作業を並走することができます。つまり作業が２つ同時に進むことで、全体の作業工程を圧縮することが可能になります。以下の図でもう少し分かりやすく説明していきます。

まずは工程②から着手した場合について見ていきます。

②→③の順で着手した場合、全体で24時間の作業時間が必要になります。③のE→F（専門家/部署の作業時間）で5時間の「手待ち」が発生しており、その間の時間をロスしています。

一般的によくある光景として急に「何とか今日中に作成をお願いできませんか！？」と仕事を頼む人がいるように思いますが、急に急ぎの仕事を依頼するタイプの人は、このように「手待ち」の時間を相手に無理をさせながら短縮させようとしているのです。

次に工程③から着手した場合について見ていきます。

③→②の順で着手した場合、全体で19時間の作業時間が必要になります。②→③の順で着手するよりも５時間ほど作業工数が削減されています。

段取りの良い人は、上図のように手待ち時間を作らず合理的に作業を並走させることができます。仕事を依頼して仕上がってくるまでに別の仕事を進めておき、依頼した仕事が完了したらその内容を確認し、また改めて元の仕事の続きを開始するのです（並走させていた仕事を続けてもOKです）。

人に仕事を依頼している時間を無駄にせず、並走して（＝パラレルに）仕事を進めていくことに慣れれば仕事の効率は格段に上がるので、これまで意識してこなかった人は、是非今後意識して頂くと良いのかな、と思います。

ようやく、上司の予定を押さえる

工程③から先に着手することで最短で19時間掛かるということが分かりました。学術的には各タスクの時間について楽観・悲観・平均など総合的に見積もるので「絶対に」19時間という訳ではないのですが、これまでのご自身の経験則などから、ある程度の時間推測はできるかと思います（詳細は冒頭のPERTのwikipediaをご参照ください）。

ここまできて、冒頭に出てきたC→H（上司との打合せまでの待ち時間）の「X時間」をやっと解決することができます。②及び③の工程を解決するのに19時間、④G→Hの工程を解決するのに20時間掛かることから、「X時間」は39時間となります。更に、B→Cの工程には30分=0.5時間掛かることから、①B→C→Hの工程は39.5時間以上開けば良いことが分かります。

改めてAからIまでの全タスクについて工程毎に直列にしてみると、以下のような図になります。全体では最短41時間（営業日で約5〜6日程度）だということが分かりました。

これらの日程の合間に、休暇の予定を入れたりすることで、余裕を持ったスケジューリングができるようになると思います。

無理に予定を詰め込みすぎて精神的に追い込まれないように、ある程度バッファは設けながら計画を立ててみてください！

まとめ

かなり細かい話まで突っ込んでお話ししてしまったため、分かりづらい箇所が多かったかと思いますがいかがだったでしょうか。

以下の要点に気を付けてスケジューリングしてみると今までよりも効率的に仕事ができるかもしれません。少しでも何か皆さんのお役に立てていたなら幸いです。

・目的と期限、ToDoを明確にする
・タスクをPERTの要領で並べ替えてみる
・タスクのコントロール可否を確認する
・作業依頼者の打合せ可能日と希望日を確認する
・仕事の「手待ち」を撲滅する
・手待ち時間に自分の作業を並走する
・作業依頼者の予定を押さえる
・スケジュールに休暇やバッファの時間を盛り込む

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拙い文章でしたが、最後まで見てくださり、有り難う御座いましたmm
これからも不定期でゆっくりupdateしていきたいと思います。