お疲れ様です。
ファンヴォイスの須田です。

完全テレワークで各スタッフがマルチタスクをこなすファンヴォイスの日常において、テキストベース（チャットなど）のコミュニケーションはラリーが発生しない様に細心の文章作成を大切にしています。

しかし、忙しさに追われて、雑と感じられる文章を送ってしまう場合も多々あります。特にテキストベースのやり取りは、相手の反応を直接見ることができないため、伝えたい内容が適切に伝わっているかの確認が難しい部分があります。

このコミュニケーション品質を上げるため、1つ1つのコミュニケーションがうまく行ったか？を見直す必要があるのですが、こちらも全ての文章を見直すことは物理的に難しいので、シンプルなルールを設けて文章作成をする様にしています。

#重要なのは「自分のなぜ？」と「相手のなぜ？」を解消する文章を作ること。そして背景と目的を冒頭に置くこと。

共有や依頼をする際に、最も大切なことは「なぜ？」、つまりその行動の背景や目的を明確にすることです。これには二つの明確なメリットがあります。

1.理解の促進：相手に「なぜ」この依頼や共有が必要なのかを伝えることで、その重要性や緊急性を理解してもらいやすくなります。

2.効率的な対応の促進：背景や目的が明確であれば、相手はより具体的な準備や対応を事前に行うことができます。

#実践の例：ミーティングを依頼する文章

例えば、ミーティングの依頼をする際、「明日ミーティングをしたいのですが、〇時から可能ですか？」という伝え方では、相手はその必要性を理解しにくいです。そこで、以下のように背景と目的を明確に伝えることをお勧めします。

・背景：まだ今週の営業目標の設定が出来ていない。
・目的：今週の営業目標の設定と先週の営業状況を確認するため。
・依頼内容：明日、〇時からミーティングを行いたい。

このように伝えることで、相手はミーティングの目的を事前に理解し、適切な準備をすることができます。また、質問や混乱を避け、効率的なミーティングの実施につながります。

#まとめ

コミュニケーションは、ただ情報を伝えるだけではなく、相手に理解してもらい、適切な行動を促すためのものです。
そのためには、僕ら自身が「なぜ？」この情報を共有したいのか、何を依頼しているのかを明確にし、それを伝えることが非常に重要です。
このちょっとしたポイントが、日々、大量にやり取りされる「テキストコミュニケーション」の効率化とチーム内のスタッフ間で日々、理解を深めていける仕組みにもなってくれます。

今回も最後までお読み頂きありがとうございました。
何かのご参考になれば幸いです。

すだのぶひこ

#創作大賞2024 #ビジネス部門