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仕事のすすめ方について考える(PDCAサイクル)

社会人2年目で仕事の進め方に不安を抱えていた私は
会社の先輩に進められて、PDCAサイクルを使った若手向けの研修を受けました。

参加した研修はコチラ↓
(若手向け)仕事の進め方研修~PDCAを強化する


今回は講座を受ける中で学んだことを振り返るために、メモを残そうと思います。


仕事における共通の悩み


参加者は10名ほどで業種はバラバラでしたがだいたい年齢は近い人が集まっていました。
参加者の共通の悩みとして以下がありました。

- 時間通りに業務が終わらない
  - 残業してしまう
- 仕事の優先順位がつけられない
  - 任せられた仕事がどれも優先と言われてしまう
  - 仕事を抱え込んでしまう
- 突発的な業務に対応して通常業務が疎かになる
  - 残業してしまう
- 上司(上長、先輩)と時間が合わない
  - コミュニケーションがとれない
  - 相談ができない
- 突発的な業務に対応して通常業務が疎かになる
  - 残業してしまう

今回私が参加する理由となった悩みは、まさに上記のことでした。

必要なコミュニケーション


まず、解決方法として話に上がったのはコミュニケーションについてでした。
悩みを解決するために、チームの仲間、先輩たちにまずは相談しますが、
私自身、うまくできているとは思っていません。

今回はなぜ自分がコミュニケーションをうまく取れていないと思うのか、考えることができました。

1.コミュニケーションの原則
コミュニケーションを取る際、言いぱなしなっていないでしょうか?自分の言葉が相手に伝わったか確認をしていますか?
 一方的に話してはコミュニケーションできたとは言えません。相手が情報を理解したか確認することで初めて成立するのです。

自分のはなしだけではなく、相手の話に傾聴しましょう。
相手を受け入れ、知ろうとすることで相手も自分を受け入れてくれます。


2.報連相の再確認

報連相は相手(上司)を安心させることにもなります。そして「仕事を任せても大丈夫だ」という評価につながります。

報告
- 上手に行っていることいないことも、必ず報告
- 迅速に、自分から
- 相手が知りたいことを正確に簡潔に
- 適切な手段で

連絡

- まわり(会社の仲間)の連絡を聞き流さない
- こまめに連絡
- 予定変更の連絡も忘れずに

相談

- 相談内容を事前に整理する
- 相談もタイミングは相手に合わせる
- アドバイスを活かすのは自分自身


PDCAサイクルでの行動

さて、今回の本題です。


1.PDCAサイクルの進め方
PDCAサイクルとは目標達成に向けたプロセスのことです。

私は目標を立てる際、PDCAの項目をそれぞれ埋めているつもりでした。
しかし、それだけでは目標を実現させるのは難しいことがわかりました。
なぜならば、下の2項目も行わなければ意味がないからです。

2.過不足ないように!
プロセスがかけていては成立しません。1フェーズでもかけないようにして意味があります。
そして、無理な計画はたてず、計画に見通しがったたら実行するようにしましょう。

3.回し続けることが大切!
そしてこの方法は、サイクルし続けることが最も重要。実際に行動して見つけた改善策を元に、自分の行動を修正し、質をあげることでさらに問題は解決することができます。


これらを気をつけて、私もPDCAサイクルを使用して目標をたててみました。


<実際のワークで制作した自分の目標>

目標「業務時間の短縮による効率化」
P
- 業務を洗い出し優先度をつける
- 1日単位でスケジュールを立てる(Googleカレンダーを私用)
D
- 計画通り業務をこなす
- 想定以上の時間がかかってしまう(ことがある)
- 突発的な業務が入る(ことがまれにある)
C
- 実際の時間と計画時間を照らし合わせる
- 想定以上の時間がかかっていたのは、自分の作業にムダがあるから
- 自分の知識不足で時間がかかる
- 課題整理や要件の理解が不十分な場合がある
- 突発的な業務を予測していなかった
A
- 作業にムダが出ないよう務める
- 知識不足は、日々学習することはもちろん、周りへも相談して対処する。
- 課題整理や要件の理解ができているか確認する
- 急な仕事にも対応ができるよう余裕を持ったスケジュールを取る&社内の情報を得ることにも努め、予測できるようになる。

そして、より良くするためにサイクルし続けなければなりません。


さいごに

今回受けた研修では、PDCAサイクルと周りへのコミュニケーションをうまく行うことで、仕事における悩みの解決方法の探り方を学びました。

はじめにあげた、仕事における悩みには、
・PDCAサイクルなどを使い、考えれば自分で解決できるもの
・経験値がたりず解決できない、考える時間がなく解決できないもの
があり、解決できないものは周りへ相談すると良いと思いました。

しかし、すぐに周りに相談するのではなく
自分で考えることが最も重要で、相談するなかでも自分の考えたことを述べたり、頂いたアドバイスをどう活かすかが大事だと学びました。


今回学んだことをしっかりと、今後の仕事に活かしていきたいです!

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たかはしりな

デザイナー。 展示会や講演会などのレポートを記録していきます。
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