1日を48時間にする!これが最後の時間術! #はやさはちから プレゼンツ「シナリオイメージ仕事術」(1480円)

■■■ はじめに

■ いつでも時間が足りない人へ

 おつかれさまです。GOROLIB DESIGNの渋谷吾郎です。この本は、いつでも時間が足りない、1日を48時間あるように使いたい、そして早く仕事を終わらせたい、という人に向けて書きました。

 この本は、作業のやり直しをなくして、仕事の効率化を図るものです。今すぐに誰でもできる、とても簡単な方法です。

 例えば、ある作業を2回やり直した場合、最初の1回を含めると、作業は3回です。しかし、やり直しがなければ、作業は最初の1回だけで済みます。たったこれだけで、仕事の効率は3倍になるのです。

■ ほとんどの人がやり直しを見過ごしている

 ほとんどの人は、やり直しを見過ごしています。「私は、やり直しなど絶対にしない!」という人でも、細かいやり直しは無数に発生しています。

 やり直しによる時間のロスは、明らかな無駄です。なぜなら、いたって簡単に防ぐことができるからです。

 上司やクライアントからのダメ出しも、やり直しのひとつですが、ダメージを最小限にすることはできます。

■ なぜやり直しは発生するのか?

 やり直しが発生する原因は、イメージ(完成形)とシナリオ(手順)がないからです。

 イメージとは、その作業で到達すべき形、つまり完成形です。シナリオとは、そのイメージに到達するための道筋、つまり手順です。

 この2つを用意して仕事に臨むのが、シナリオイメージ仕事術です。サブタイトルの「最後の時間術」は、これ以上に簡単な効率化はない、という意味です。

 本文では、なぜシナリオイメージ仕事術でやり直しをなくせるのか、作業例を通じてご案内してまいります。

 お役に立てれば幸いです!

【目次】
■■はじめに
・いつでも時間が足りない人へ
・ほとんどの人がやり直しを見過ごしている
・なぜやり直しは発生するのか?

■■第1章:シナリオとイメージで仕事の断捨離
■1.1. 新規フォルダ作成
・どんなに簡単でもシナリオを省略しない
■1.2. 書類コピー
・書類コピーのイメージ
・書類コピーのシナリオ(手順)
■1.3. 前提条件を確認する
・前提条件が変わるときは要注意
・推測で物事を進めてはいけない
・シナリオと確認を繰り返す

■■第2章:本当に欲しいイメージを作る
・イメージを論理的に作る
・なにこれカードでイメージ作り
・ポイントは「何を・誰に・なぜ」
・本当に欲しいものをイメージにする

■■第3章:アプリケーション別シナリオイメージ仕事術
■3.1. Word作業のシナリオイメージ
・Word作業のイメージ
・正しい雛形を選ぶ
・Word作業のシナリオ
■3.2. メールのシナリオイメージ
・絶対おすすめ!メールの4大ルール
・条件分岐を避けると楽になる
・ネガティブを文字にしてはいけない
・メールのイメージは2通り
・「イエス、ノー」を確認する
・情報を周知する
・メール作業のシナリオは構想と下書き
■3.3. Excel 作業のシナリオイメージ
・Excel作業のイメージは列の構成
・Excel作業のシナリオはストレートに
■3.4. デザイン作業のシナリオイメージ
・デザイン作業をブラックボックス化しない
・ラフスケッチを重要視しているか?
・クライアントとの合意形成とは?
・ラフ作成の手間は10分の1
・デザイン作業のシナリオ

■■おわりに

■■■ 第1章:シナリオとイメージで仕事の断捨離

■■ 1.1. 新規フォルダ作成

 例として、PCでの新規フォルダ作成を考えてみます。この作業では、以下のようなやり直しが想定されます。

・この場所じゃなかった。
・このフォルダ名じゃなかった。
・もう既に別の場所にあった。
・新しいフォルダはいらなかった。

 誰しも、このようなやり直しの経験があると思います。しかし、イメージを用意した場合はどうでしょうか?

【新規フォルダ作成のイメージ】

・新規フォルダは「共通」の直下とする
・フォルダ名は「添付資料」とする

 このようなイメージがあれば、迷いなく作業ができます。やり直しも発生しません。

 イメージは手書きメモで構いませんので、10秒もあれば作成できます。確認が必要でも、30秒あればできるでしょう。イメージ検討の結果、新しいフォルダが不要とわかれば、作業すらいらないのです。

 このように、たった30秒のイメージ作成だけで、やり直しはなくなり、仕事の効率は上がるのです。しかも、必要なのは紙とペンだけです。

■ シナリオを省略しない

 次に、シナリオについて、考えてみます。前述のフォルダ作成は、以下のようなシナリオになります。

【シナリオの例】

(1)ファイル>新規フォルダ
(2)フォルダ名入力
(3)enterキーで確定

 このシナリオ作りは、いささか大げさかも知れません。しかし、新規フォルダの作成手順を知らない人には、とても重要です。どんなに簡単な作業でも、なるべくシナリオを省略しないよう心がけてください。

 このように、イメージ(完成形)を作り、そこに向かうためのシナリオ(手順)を書くだけで、やり直しはなくなり、仕事の効率化が図れるのです。こんなに簡単な効率化の手法があったのです。

■■ 1.2. 書類コピー

 それでは、もう少し複雑な作業として、会議の書類コピーを考えてみましょう。

 何百ページもの書類をコピーする場合、部数や、原稿を間違えただけで、膨大なロスとやり直しが発生します。ミスコピーのシュレッダーなどは、無駄の極致と言えます。

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