何も英語の会議に限ったことではないですが、外国の方と英語でWEB会議する際に私が意識していることがあります。

会議を円滑に進め、決めたいことを時間内に決めるには、事前準備が欠かせません。

今回は、事前準備が必要な理由と、どういった準備をするようにしているか、書こうと思います。

海外拠点とのWEB会議では、以下の2つの理由から、事前準備をしっかり行うようにしています。

英語はハンディキャップ

一つ目は、言語が英語であることです。

英語が第二言語となる我々にとって、特に相手がネイティブである場合、会議の主要言語が英語である時点で相当のハンディキャップを負っています。

こちらの主張すべきことを正しく伝え、正確にこちらの意図することを相手に伝える必要があります。

相手の喋る内容についても、全て聞き取れずとも、要所はしっかり押さえ、相手の意図をしっかり汲み取る必要があります。

纏めると、以下の能力が求められます。

• こちらの主張を正しく伝え、相手が理解しているか確認できる

• 相手の主張を正しく理解できる

• 双方の主張を確認したうえで、会議を正しい方向にファシリテートできる

時間が限られている

二つ目は、時間が限られていることです。

日本の会議でも同様だと思いますが、海外とのWEB会議では、時間内に会議の目標を達成し、終わらせることが必要です。

特に相手側のCEOなどが出席している場合、その後の会議が詰まっていることもあるので、時間厳守となります。

また、北米の拠点との会議となると、日本時間の夜21時以降になることが多いです。サマータイムならまだマシですが、通常は22時30分スタートなどが当社では多いです。

何が言いたいかと言うと、夜遅い時間の会議なので、こちらも早く終わらせたいのです。

事前準備で行っていること

特段変わったことをしている訳ではありません。

普段、皆さんが準備されていることと変わらないと思いますが、英語会議の場合、準備が少し増えます。（私の場合）

以下の3つの準備を行うようにしています。

パワポ1枚で論点をまとめておく

複雑なプロジェクトで、時間内に複数の論点をまとめる必要がある会議では、たたき台の資料があると、こちらのカンペにもなりますし、相手も分かりやすいです。

たたき台の資料というのは、議論したいアジェンダを箇条書きで書いた簡単な資料で構いません。

通常の日本語会議でもアジェンダをまとめた資料を用意しますが、英語の場合、英語で説明せずとも、相手も資料を見ればこちらの言いたいことが分かるので、双方にとって利点があります。

また、議論しながら、決めたことはその場で資料に書き込んでいくようにしています。

そうすることで、議事録代わりにもなり、後で認識のズレが起きません。また、書き込んでいる内容が間違っていた場合、相手が指摘してくれるので、とても進めやすいです。

想定問答を英語で考えておく

帰国子女の方のようにネイティブ級のスピーカーであれば必要ありませんが、私の場合は事前に聞きたいことなどを英語で纏めておきます。

喋る内容をガチガチに台本にして用意する訳ではありませんが、骨組みだけ簡単に用意しておくようなイメージです。以下のような内容です。

• 自分の言いたいこと、主張

• 自分の聞きたいこと、疑問点

• 相手が聞いてくるであろう質問

私はメーカーに勤めていますが、特にテクニカルな内容である場合は、日本語でも内容の理解が追い付かないこともあります。（恥）

英語の場合は余計にしっかり準備しておかないと、会議の内容に付いていけません。

理由を説明できるよう考えておく

外国人の方に何か依頼する場合、必ず理由を聞かれます。特にその依頼が相手に負担である場合。

私の相手しているアメリカ人の方々は残業をしません。（あっちでは当たり前かもしれません。残業代がそもそも出ませんから）

基本的に無駄な仕事を増やしたくありませんので、何故そんなことをやる必要があるのか？！と毎回ツッコんできます。

そこで怯んではいけません。大和魂を発揮する時です。

何故そのタスクを行う必要があるのか、しっかりと納得できるロジックを構築しておきましょう。

相手に納得してもらわないと、そのタスクを引き受けてくれません。引き受けてくれたとしても、恐らく後回しにされます。

ロジックは、できるだけ相手にもメリットのある内容で論理立てておくと、相手に動いてもらいやすいです。

例えば；

「これを確認しておくことで、◯◯の効率が良くなり、お前らにもとっても良い話のはずだぜ？」

「こう対策することで、余計な手間が減り、生産性アップするぜ？」

など。

以上、私が行っている会議の準備でした。

夜な夜なビールを飲みながら会議をしております。
最後までありがとうございました！