”とりあえずこれ電子化しておいて”

こんにちは、ハマチです。

突然ですが、弊社内のとある出来事で、ハマチの精神はタコ殴りされました。
愚痴です、今回は愚痴です。すみません愚痴です。（大事なことなので3回言った。）

その出来事とは・・・ずばりシステム導入に伴う関連書類の電子化です。

お客様から申請と共に関連資料が提出され、それが支店から本店に送付され、承認後その通知と共に支店経由でお客様に返却される。
そんな手続きがあるとします。
（身バレが怖く詳細を言えないのがもどかしい。）

その業務をシステムを使って処理することになりました。
お客様がシステムを使って申請することもできますが、システムを使わない申請の場合は支店がPDFにしてシステム上で処理する・・・と言った流れです。

ちなみに以前こちら↓で触れたシステムとは別の話です。システムたくさんの弊社・・・

ある日、本社担当部署からお達しがありました。

「電子化移行に伴い、支店にあるすべての関連書類を電子化し、本システムに格納せよ。あ、期限は設けないからゆっくりやってね」

ものすごく簡単に言うと、「とりあえず、これ全部電子化しておいて」

や、何「とりあえずビールで」のノリで言ってるんだよ。

書類どんだけあると思ってるんだよ、永久保存の書類だぞ、弊社が生まれてから今までの分全部だぞ。1件あたり何百ページにわたる書類が、名古屋は600件以上あるんだぞ。（1000件以上の支店もあります。）

期限は設けられていません。だってノリで電子化って言ってるので、今すぐ必要なものではないんです。（悪口）
ちなみにすぐ電子化が必要なものについては別途連絡があり、優先的に進められておりました。

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ハマチはある空気を確かに感じ取りました。

「うん、、、、、期限がないなら、とりあえず置いておこう・・・・今すぐやらなくていいさ、期限がないんだから・・・。あとは任せた。」

全支店がそうなったのを確かに感じ取りました。(個人の意見です)

しかしそうも言っていられない事態が起こります。

上司が、本件を進めていないと会議で吊し上げに遭うから、ハマチさんやってくれと、言うのです。夏の話です。
楽しそうに雑談をしているお局さんの姿は上司の目に映っていないようです。

上司が、今度復職する◯◯さん（以後Aさん）にこの仕事をお願いしようと思っている。
ハマチさんAさんに教えつつ自分でも進めてくれ、と言うのです。秋の話です。
ネットサーフィンしているお局さんの姿は上司の目に映っていないようです。

上司が、ハマチさんがいなくなったら誰もやらなくなるからハマチが名古屋にいる間に終わらせてくれと言うのです。冬の話です。
（注：まだわからんのですが近いうちに名古屋を離れるかもしれないのです。）
転勤職でなくずっと名古屋にいるであろうお局さんの姿は上司の目に映っていませんでした。

Aさんは復職したてなので、あまりたくさんのことはお願いできません。
とりあえず、書類のホチキスを全てとる→複合機でスキャンする→システムに保存する。
まずはそこからスタートし、わからないことに遭遇したら都度聞いてもらう。

その中でPCの操作や複合機の使い方などを思い出してもらっていきました。

何、ただホチキスをとって書類をスキャンして所定の場所に保存するだけよ、量が多いだけで何も問題はないさ。

ハマチはそう思っていました。

しかしそうも言っていられない事態が起こります。（2回目）

ある日復職したAさんに呼ばれました。

「資料のあるページに写真が糊付けしてあり、それが複合機の原稿送り装置に引っかかってしまいそうで、どうスキャンしたらいいかわからない」と言ってきたのです。

(いや、自分で考えて、、、復職したてならわからないか……)申し訳ないけど該当のところは1枚1枚スキャンして、あとでPDFを結合してくださいとお願いしました。写真が糊付けされている、マジか。

またある日、「本部からはスキャンは白黒に指定されていたのですが、いざやってみると、ただの黒塗り画像になってしまう。どうしましょう」と。あぁ、やらないとわからないですね、とりあえずグレースケールに設定してスキャンしてください。マジか。

そうですよね、ここ数年の書類ならまだしも、昭和の書類があるんですよ。私より年上の書類たちが。事務所の片隅で長い間ずっと眠っていたんですよ。何が起こるかわからんですよね。

永久保存のため、もうなくなってしまった会社に対する書類もPDF化します。
どう考えても見る必要のない書類の電子化・・・なんの意味があるのでしょうか。

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お世話になったSUNABACOのDXアントレプレナーコース。
こちらにて「デジタル化は劣化でしかない」という衝撃の事実を突きつけられました。

アナログとデジタルの違い、授業ではアナログ時計とデジタル時計を例として挙げられていました。

例えば朝08:00だとするとアナログ時計は12時間のうちの08:00だとわかりますが、デジタル時計では08:00という表示のみです。

つまりパッと見た時、アナログ時計だと全体も含めてわかるけど（今8:00だから12:00まであと4時間かなど）、デジタル時計だと今は08:00であるということしかわからないです。

時間を確認するのに「全体で」という見方はしないのでピンとこないかもしれませんが、ここではとにかくデジタルは「アナログから基準を設けて、その基準に満たないものを削ぎ落としたもの」だと思ってください。
だから”劣化”になるのです。

ちなみに講義の趣旨は、「デジタル化は劣化でしかない」からダメだと言うことではなく、目的もなくデジタル化するのは間違いで、まず目的を決めてそれに沿った形で電子化なりデータを取るなりすること、と言うものでした。

今回の件で考えると、カラーだろうが白黒だろうが「写真」としてあるものを、PDFの基準に直して、それを満たすもののみデータにするということです。
なのでグレーなど白黒以外の色もPDFを読み取りする複合機からすると、白か黒かになる。ちょっと濃いめの色は黒！だからみんな黒！！となって、写真がよくわからない黒塗りの画像になってしまう。（白黒で判断するのでそれ以外の色は削ぎ落として保存される）

もし指示した本店が、「目的があって」電子化をしているのであれば、画像が黒塗りでも目的の達成に支障がないのであれば、この書類の電子化はやる意味が大いにあると思います。（黒塗りでいいわけが・・・）

もしかしてこれSUNABACOの授業でやった「目的なき電子化」なのでは。ファッション電子化だ・・・！！！

本当にそうか気になって担当部署の知り合いに聞いてみたところ、「主な目的は、本店または異なる支店間にて容易に書類の閲覧ができるようになるため、加えてペーパーレス化による支部の保管スペース削減にも貢献できる」とのこと。

なんじゃそりゃ。これからシステムで申請して紙が増えないんだから心配いらないでしょうよ。余計なお世話じゃ。

そして黒塗りとなってしまった写真を見て何をするのでしょうか？
書類は電子化したら捨てています。大丈夫なのかと心配になりました。それこそ余計なお世話か。

でも本当に「目的なき電子化」だなと感じました。

本店の人間は「電子化」と言う錦の御旗を掲げ、支店の人間をぶん殴っているにすぎないのです。

意味のないこと・生産性のないことをやらせているのに、錦の御旗を掲げている自分たちに酔いしれているに過ぎない。
本人たちはロクな分析もせず、本当に必要なことだと思い込んでいるから気の毒です。

あなたが掲げているのは錦の御旗ではないよ、ただのボロ切れですよ。

ただ同時に、過去の己は同じようなことをしていなかったかと振り返るきっかけにもなりました。

ハマチは希望して支店に転勤した人間ですが、本店のこのような姿を見られてよかったと思います。

同じことをしないよう気をつけよう。

仕事において「錦の御旗」というものはないのかもしれない。
もしそのように見えても、裏返したらただのボロ切れ。

ほぼ愚痴となってしまいました。ここまで読んでいただきありがとうございました。

「いやー自分も気をつけよう」と思ってくださったなら、ぜひ「スキ」をお願いします！