例えば、Word。
「普通に使えます」
とよく聞きます。この ”普通” がクセモノ。

これがAccessだったら「普通に使えます」よりは、
「組んであるものは使えますが、一から作るのは無理」とか
「テーブルへの入力はできますが、クエリはちょっと」とか
具体的にレベルを言ってくれるのに、なぜでしょうね。

会社や部署によって、出来ている文書に癖があるのもWord。だから、異動や転職で前の文書に手を加えて使う時は、まず編集記号を出します。

すると、空白で一字下げていたり（字下げを使おう！）少し空けてから次の文字を揃えたいところも、全角と半角の空白を駆使していたり（タブを使おう！）間延びするからと半角カタカナを使っていたり（Pフォントを使おう！）。

「なんか変なことになったから見て～」と呼ばれる時も、たいてい書式設定です。

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そんなことを思ったのは、現在、逐語記録を作成中だから。1時間ほどのカウンセリングの録音から、20分ぐらいを抜き出して一語一句記録したものを作り、グループでカウンセラーとしての応答を検討していきます。

前回の事例検討の際、休み時間にこう聞かれました。

「あの……あなたの逐語、通しでページ番号を振ってあるでしょう？」
「ん？」
「あ、ちょっと意味わかんなかったですよね。表紙と逐語と考察と3パートあるでしょ、あれに通しでどうやって番号を振るのかと思って……私は逐語の部分をExcelで作ってるんで、5/20ページとか付けられなくて」
「ああ、なるほど、私は全部Wordなんですよ」
「え、でも……？」
「セクション区切りを使うと、区切りで挟まれたところは書式を変えられるんですよ。文書としては一つだから、通し番号もページ／総ページで簡単に付けられます」

なんのこっちゃですよね。こんな構成になっているのです。
　表紙──普通の文書　例えば40字×35行
　逐語──表形式　書き込みできるように1行空ける
　考察──普通の文書

図にするとこんな感じです。

逐語の部分をExcelで作る方が多いようですが、Excelも1行に入ると思ったのに印刷したら切れた……なんてあるじゃないですか。挿入・削除する時に面倒です。1行おきにしないといけないのは、皆さんセルの高さで調整しているのでしょうか。

逐語の表の前後にセクション区切りを入れて、逐語の部分だけ左右の余白を少なくして、1行おきに見えるくらいに行数も減らしています。それが①と②の部分です。

この部分を普通の書式のまま1行おきにしたらしい人は、行間が空きすぎて物凄いページ数になっていました。

③の振り返りコメントは1行空ける必要もないので、段落の設定で行間をむしろ詰め気味にしています。

今キャリコンの方で「スーパーバイズを受けてみない？」というキャンペーンがあり、間に合えば申し込みたいのですが、逐語記録の書式はダウンロードできるようになっていました。産業カウンセラーも所定の書式があったら便利なのですけれど。

例がマニアックでしたが、この「セクション区切り」を使うと、1つの文書で「A4縦→横→縦」なんてこともできるので、横長の図表を差し込みたい時など便利ですよ。セクション区切りを境に段組みにする、みたいなこともできますし。

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私は学生時代にワープロ検定2級を取得したので、タッチタイピング（当時はブラインドタッチ）やスピード（10分で漢字変換後600字）は問題なかったのですが、社会人になって1級に挑戦しようとして腱鞘炎になりました！（当時は10分で900字だったような…）。

検定によっては学内の表彰制度があったので申請したところ、先生には
「おめでとう。今は技能なのが、すぐ”機能”になるかもしれないけど、基礎があればきっと大丈夫よ」
と言われ、確かに苦労してやっていた事がバージョンアップするとキー一つで済む機能になったりもしましたが、基礎は最初に習得して良かったです。

英文ワープロを習う前には「元祖を習得せよ」と、あの、キーを押すとバーが持ち上がってインクリボンを挟んで紙に印字する、英文タイプも使いました。1行打ち終わるとチーン！と戻す、あのタイプライターです。
だから映画『タイピスト！』は懐かしかったです。

あれはあれで、好きな位置に打てるので便利なのですよね。
ジュエリー業界にいた時には現役で使っていて、裸石を包む一番外側の紙には、石の名前とか石目（キャラット数）とか打っていました。一度折った紙や封筒にも打てるから、本当に便利で。

脱線しました。そんなこともあってWordは適当に使えていたのですが、数か月間の派遣社員生活を送っていた時に、派遣会社の福利厚生を使い倒すべく、Word、Excel、Accessの講座を受けまくって自分のレベルを確認しました。

Microsoftの公式テキストを使っての講座だったので、体系的に網羅されていてわかり易かったです。「できる○○」シリーズ（本）なども良いかと思いますが、講師が仕事に使えるちょっとした裏技も教えてくれたので、役立ちました。教えるプロに一度習っておくと違いますよね。

もうひとネタあったのですが、長くなってきたのでまた今度。

#Word #技 #セクション区切り #逐語記録 #産業カウンセラー