業務フローはSaaSのビジョンに寄せていく｜ユニファ株式会社成田俊介さんpaild活用インタビュー
こんにちは、paildサポートチームです✨
paildを活用いただいているユニファ株式会社にて、コーポレート本部経理部に所属されている成田俊介さんにお話を伺いました。
何を大切にお仕事をしているのか？"SaaSのビジョンに寄せる"とは？paildはどのように活用されているのか？活用事例にとどまらない、バックオフィス運営の勘所を伺いました。
👉ユニファ株式会社様のpaild活用事例インタビューはこちら
この記事でわかること
✔️ ユニファのバックオフィスチームが大切にしていること
✔️ ツールに合わせていく！ツール活用の極意
✔️導入事例インタビューで入りきらなかった、paild導入と活用の話
IPO目指してコーポレート部門強化中🤝🤝
ーー本日はお時間ありがとうございます。色々とバックオフィスのお話伺っていきたいです。まずなんですが、御社の組織/コーポレートチーム（特に経理部門）の構成はどのようなものですか。
成田俊介さん（以下「成田」）社員は全体で（アルバイト・派遣社員含む）200名ぐらいです。コーポレートチームは、経理、人事総務、法務、経営企画、広報、という体制です。経理は責任者を含めて正社員4名と、アルバイトの方1名です。
ーー少数精鋭で回していらっしゃるのですね。
成田）もう1名くらいいるとちょうど良いバランスかもしれないですが、業務を効率化しつつ進めています。
ーーコーポレート/経理チームの目標やビジョンなどありますか？
成田）コーポレートチームの大きなミッションとしては当社はIPOを目指しているので、上場後を見据えて強化していくというところです。その中で経理チームのミッションとしては、今まさに上場準備中なので、その対応をすすめること。証券会社の対応、内部統制構築など。
同時に業務フローがあまり効率的でないまま会社が大きくなってきた面があるので、クラウド導入など、業務効率化のためにツール検討は常にしています。紙での処理はできるだけなくしたいと思っているので、デジタルで効率的な会計処理フローができるようにというのを考えています。
ーー全体として紙をなくしたいというのもあるんですね。スマート化を進めていらっしゃる。
成田）紙書類は会社法や税法の関係で7年、10年と保管をしなければならないですが、それに伴う出社義務を減らしたかったりだとか。データとして扱う上でも紙は扱いにくいので、できるだけデータ処理したいなと思っています。
ーーコロナ禍でリモートワークが推進されるっていうのが御社の中でもおありなのかなと思うんですけれども、そのあたりっていかがですか。
成田）去年1月の最初の緊急事態宣言後は全体でリモート勤務を取り入れました。
社内でもオンラインのワークフローのシステムを使っていたので、リモートでできる形ではあったのですが。マネーフォワード/freeeのようなクラウド会計ではなくそこまで使いやすいものではなかったので、会計freeeを導入して今ではリモートでも問題無いという感じです。
ただコーポレートチームの方針として、経理は基本出社で対応しています。
ーー基本は出社という形はどうしてそうなっていかれたんですか。
成田）同僚との関係構築なども考えるとというのが1つ、あとやはり管理上、紙がゼロではないので、請求書の受け取り対応/銀行書類の対応などがあります。
ーーそうなんですね。紙をなくしたいというのはそのあたりも改善していかれたいというのがあるんでしょうか？
成田）相手先企業の都合などもあるので、完全にゼロにっていうのはなかなか難しいかなと。ただ必要な時はリモートで問題なく対応できるような形にしたいなとは思っています。
ーー顔を合わせてのコミュニケーションと確かにおっしゃられる通り、そこを課題に感じてらっしゃる企業さんってやっぱりリモート化されても多いですよね。チーム内でのコミュニケーションというのはどういうふうに取ってらっしゃるんですか。
成田）「ここ間違えないでね」みたいな声かけをしたりすることは多めです。そこはリアルに出社して働いているからこそかもしれません。チャットツールも活用しつつ、両面ですね。
ーーチャットツールというテキストベースのコミュニケーションとリアルでの声かけとのダブルで使ってらっしゃるっていう感じなんですね。
成田）簡単なことだったら言うけど、あえてSlack上に残したいことはSlackにしたり、使い分けしています。何かあれば隣の上長に相談したり、メンバーと認識齟齬がないようにコミュニケーションは心がけています。
ーークラウド会計の導入がおありだったということ、先ほどお話にありましたけれども、こちらはいつ導入されたんですか。
成田）導入が始まったのが、去年の8月ぐらい、実際切り替えをしたのが9、10月くらいです。freeeに変えました。
業務フローはSaaSのビジョンに寄せていく🌍
ーーfreeeも弊社のpaildもなのですが、ツール導入される際、選定の基準のようなものはありますか？ 決めてらっしゃることや暗黙の了解などがありましたら教えていただけますでしょうか。
成田）御社でもセミナーをされていた（2020年12月にセミナー講師に来ていただきました）武内俊介さんがおっしゃられていた、SaaSは現在の機能でなくビジョンで選べという話に感銘を受けて。
SaaSのビジョンってプロダクトの成長の方向性に関わると思うのですが。
freeeも会計ソフトとして特殊だと思うのですが、freeeの考え方になるべく合うように、そのfreeeの良さを生かすように使っていくっていうことをすごく意識してやっていました。こちらのやり方にfreeeを合わせようとすると使いにくさが出てくるので、freeeを導入すると決めたらfreeeにあわせていく、というのを意識しています。
ーー今のやり方に合わせるのではなく、ツールに合わせていくということですね。そうすると、このツールを導入するかどうかっていう決断がより重要になってくるような気がするんですけど、その意思決定というのはどういうふうになさるんですか。
成田）freeeについては、会計システムの導入が経理だけの判断ではなくて、その上流のSalesforceなどとの連携を含めて、業務構造改革プロジェクトの一環として行われたものでした。会計freeeを導入するか、ほかの例えばERPパッケージを導入するか、どちらが業務効率化に繋がりそうかっていうのをプロジェクトの中でシステム企画を担当するチームに、経理も意見を出しながら。
ーーSalesforceから別のシステムに移管されたんですか、それともSalesforceに合わせるように導入したのですか。
成田）Salesforceはもともと入っていて、契約請求の管理のシステムが他社のものだったのですが、Scalebaseという別のSaaSのほうがSalesforceと相性がよいことがわかり、変更することになったんです。
Salesforceから、Scalebase、そこからfreeeという感じで一気通貫で流れるようにしています。
経費精算撲滅を目指してpaild導入した💰
ーーそうするとかなりフロントオフィスも含めて大規模な、ワークフロー自体が変わるようなプロジェクトだったんですね。
その中でpaildも見ていただいて有り難いですが、知っていただいた経緯は？
成田）もともと、現在株式会社AIトラベルCOOの藤本了甫氏が前職で”経費精算撲滅プロジェクト”というのをされたことを知って、当時の記事を読んだりしていて。いつかユニファでも、やれたらいいなと思っていて。noteで業務効率化の手法などを紹介されていたのですが、立替経費をなくすという紹介のなかでpaildさんを見つけて、連絡差し上げました。
去年の6月くらいだと思うのですが、β版の最終くらいですよね。会計システム導入が最優先だったので、その時点では、導入は保留という感じだったのですけど。
ーー他にも類似サービスを検討されたと伺っていますが、なぜ最終的にpaildを選んでいただいたんですか。
成田）弊社の業務運用にとって何がベストか？という視点です。
類似サービスでは、クレジット機能があるものや、その時すでにfreee連携のあるサービスがあったりしてその点は魅力的でしたが、リアルカード（プラスチックカード）を発行することが前提のものが多いんですよね。リアルカード発行が前提だと管理が煩雑になるので、そういう難点がありました。
paildさんのよかった点は、リアルカードを発行する必要がないこと、何枚でも発行できること、あと、wallet式になっていて、全体でチャージすればよくカード間資金移動がいらないということ。それが一番使い勝手がよいなと。
ユニファ様導入時点ではpaildではfreee連携は開発中でしたが、今年5月に会計freeeとのAPI連携機能もリリースされました。ユニファ様でも現在、自動連携をご活用いただいています！
ーーリアルカードでない方がいいのは、管理作業が発生してしまうからですか。
成田）はい。当社でのコーポレートカードの用途は、サブスク支払い等が多く、ブラウザでクラウド立ち上げてカード登録する形なので別にリアルカードは必要ないんですよね。
ーーなるほど。それから何枚も発行するというポイントも言っていただきましたが、これはどうして魅力に感じていただいたんでしょうか。
成田）paildってすごく便利なのですが、シンプルな分、使い方お任せみたいな部分があると思うんですね。調べてどういう使い方がいいのかなと考えて、導入ガイド読んで。そうすると、”何枚でも発行できること”がpaild活用のポイントだと見えてきました。
経費精算の削減や部門の予算管理を目的とするなら、従業員や部門ごとに必要になりますから、何枚も発行することになるなと。
当面はコーポレートカード決済情報の整理/処理効率化に使っている
ーー今、paildは実際どのように運用されていますか。
成田）現在は第一段階として、今はコーポレートカードでの各種SaaSのサブスクの支払い等、経費決済の会計処理の効率化に使っています。
freeeと連携して、自動仕訳まで設定したので、freeeに決済内容がそのまま流れ、仕訳レコメンドまで出ます。
ほぼ会計処理の手間がかからなくなりました。
また、freee連携機能以前はcsvを月初に落として作業しなければならなかったのが、随時データが流れるようになり、負担を分散できて助かっています。
あと、決済情報の整理、確認の効率化に役立っています。
この決済は、どこの部署の誰がなんのために使ったのかということが、不明なことがあって。そこを確認するのが煩雑だったので、今は決済サービスごと/部署別のアカウントごとにカードを発行しています。全部で40枚くらい発行していますね。
カード名称にどの部署のなんの決済という名前をつけているので、明細がでた時点で特定できるようになりました。
paildへの切り替えタイミングで調査して、決済部署が不明だったものが特定できたり、使用されていないサブスクが炙り出されたりということも。
ーーもうすでに使用されていないサービスの支払いがカードで続いていた・・・という問題ですね。決済した人が不明だと、そのサービスの支払いを切ってしまってよいものか、判断がつきませんものね。paild切り替えのタイミングで、それも解決できたと。
未確定決済CSV機能が結構便利✍️
ーーちなみにpaildで想定されていたやりたかったことって大体できていますか？ やりたかったけどできなかったことってありますか？
成田）未確定決済の情報が欲しかったのですが、先日csvデータがとれるようになりましたし、やりたかったけどやれなかったことがほとんど解決したかなと。
ーー未確定決済情報ですか。
成田）はい。カード支払いの場合、加盟店の売上確定処理がなされるまで、確定データとして支払い情報が入ってこないんですよね。paildの場合はこれを管理画面上では確認できたのですが、csvデータとしてダウンロードして確認する、といったことはできなかったんです。これが、できるようになりました。
ーーこの機能はどのように使っていらっしゃるんでしょうか。
成田）実際会計処理には利用するとは限りませんが、月末ごろ決済で、これは今月の費用に織り込まなければいけないなというのが事前に分かったり。月末ごろに未確定でpaildからfreeeに連携されず、確定が翌月かもしれないものを当月のうちに処理する場合にも活用できます。非常に便利です。
以前だとカード毎の情報確認が難しかったのですが、csvに落とせると、どのカードのところで未決済があるかがわかりますし。
ーーいわゆる、先に会計処理を締められる、というようなことですかね。
成田）はい。費用を引き当てると言っているのですが、例えば7月末の時点ではpaildでは未確定だけれど、翌月以降に決済が行われる予定のものを処理できるので便利です。
ーーなるほど、あと先ほどおっしゃったのが、決済予定のもののタイミングがわかるというような点でも使ってらっしゃるのですかね。
成田）はい、1ヶ月分だけの残高をチャージしているので、残高がなくて決済不能になるのが怖いので、決済予定を把握しておきたいなというのがあって。
ただ40枚くらいカードがあるので、パッとはそれがわからなくて、1枚1枚見ながらという感じになります。それがcsvで落として、そのまま確認できます。
paildはプリチャージ式のウォレットサービスで、残高分の決済が可能です。ウォレットの残高が設定した金額以下になると通知してくれる機能があるので、知らないうちに/忘れているうちに残高がなくなってしまい、決済が失敗してしまった、ということを予防できます！
それでも、もしも決済が失敗した場合には、決済が失敗したことをすぐに通知してくれる機能があります。
証憑回収が楽になると嬉しい✍️
ーーなるほどありがとうございます。では、paildいま使っていただいていますが、これからこのように使いたい、こういう機能が本当はあったらいいのにというのを教えていただきたいです。
成田）使い方としては三段階で考えていて、いまのようにサービスごとにカード登録して会計処理効率化というのが第一段階、これは経理で完結するのでという。もしカードの管理を部門の責任者にも共有して、見てもらう場合、内部統制が必要なので次のステップということになりますし、さらに従業員にもカード共有となると不正利用の場合の手当という話になり、労使間合意や就労規則の変更で手当する必要が出てくるので、将来の目標という感じになります。
あと、paildの機能の話とは別なのですが、手作業として残ってしまうfreeeにおけるデータと証憑との紐付けを自動化しようとしています。
メールで領収書/請求書がくる場合にはZapierを使って、社内のクラウドに保存しながらfreeeに飛ばして最後に仕訳への証憑の割当だけできるようにできないかなと思っています。paildの機能としても、クレジットカードの証憑回収の機能ができて、ストレージに連携できたりするとすごく嬉しいです。
（この機能開発していく方針です！！）
paildは速く走る馬か？？🐴🚗
ーーわかりました、ありがとうございます。
1点だけ最後にお伺いしたいのですが、開発チームに一言なにかいただけますか。
また、導入検討中の他企業様にも、こういう会社には向いているんじゃないかなというのもしあれば。
成田）paildの中の人へのメッセージであれば、私paildすごく好きなんですよ。
なんでかというと、フォードの社長の有名な話、ありますよね。
「車がなかった時代の人はもっと速い馬が欲しいといっただろう」という。
paildというのはまさに、私には思いつかなかったんですけど、こういうのが欲しかったんだよというサービスなんです。
コーポレートカードを使っていて、もし前払いでチャージすることが気にならない場合はpaildを使わないと絶対損だと思っています。
ーー嬉しいお言葉です、ありがとうございます！
これからもどうぞpaildをよろしくお願いいたします。
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