ただの事務員が現場の会議に出てみて自分の業務改善につなげた話
こんにちは、ひなこです。
今日は会議のお話です。
とある会社に入社したての頃、ただの一般事務なのに現場の会議に出席したことがあります。
その頃からすでに不要な会議は減らそうという時代に突入していたので先輩がたからは「無理に出席しなくて大丈夫だよ。本来の仕事に専念してていいよ。」と声をかけていただいたりもしました。
出席することにしたのは純粋に、事務員だけど現場の温度感も把握しておきたい、普段みんながやっていることを見てみたい、という気持ちでした。
正直、出席して1時間もすると「ああ、専門的なことばかりでまったくついていけない…私はこの時間でデータ入力していた方が生産性があったのかもしれない。」と一人反省会モードになりかけていました。
でも。
ふと会議室のプロジェクタに目をやると、いつも私が会議室設営する際に上手く画面を合わせることができないのにピタリとサイズが合っている。（設定の仕方を聞いておこう）
最大60人収容できるとマニュアルに載っている会議室だけど、実は60人で着席すると結構息苦しいものがあるな…という実感レベルでの気づきがある。（実質40人程度…それ以上だったらレイアウトを変えるべきかも）
隣に座った上司の作業着のほつれを発見する。（あとでこっそり修繕してあげよう…）
会議の休憩のちょっとした間のくだけた会話から「次の会議はこんな議題について話したいんだけどどうかな」なんて提案が出てくる。（前例があるか他の部署に探りを入れてみよう）
などなど。
議題の内容には残念ながら知識がない為ついていけないし質疑もできないけれど、自分の会議関係にまつわる実務の範囲内での気づきがいくつか拾えて業務改善につなげることができたのでした。
確かに不要な会議や報告会の開催、出席は減らすべき。事務員が現場の会議に訳もわからず出席していたら時間の無駄となり、その時間事務処理していればいいのにと思われるのは当然のこと。
だけど、目的意識があればきっとそれは意味のあるものになるのだと思います。
ただ、毎度現場の会議にフル出席して上記のことしか拾えないようならやはり一般事務にとって効率が良くないので、しっかり新しい目的があるかどうか、全てではなく前半・後半どちらかだけの出席だけ等の見極めははっきりさせないといけないですね。
今日は以上です。
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