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手帳を使って記録することのメリット

こんにちは、ひなこです。
今日はスケジュール管理のお話です。

あなたのお仕事、去年のこの時期どんなことをしていましたか?
どんな催事があり、どんなイレギュラーなことが起こり、何を感じていましたか?

私は正直スケジュール管理がとても苦手です。
時間管理や予定を組み込むのが苦手。

予定通りいくことなんてあまりなく、書いておいた予定が変更で手帳がグチャグチャになるのがなんだかイヤ!ノルマをこなせない自分が悲しい!

…と、プライベートに関しては目も当てられない感じです。

そんな私が手帳を使うようになったのは、お仕事を始めて4年目ぐらいのこと。

仕事内容にも慣れてきていろんなことを受け持つようになってきた頃でした。

それまでは少し先のことを思いつくままに裏紙のメモ用紙に書いて机に貼るぐらいのスケジュール管理でしたが、意外と洗い出してみるとルーティーン(同じようなことの繰り返し)が多いことに気づきます。

毎週金曜には自販機の売り上げを回収して、毎月15日頃には労働組合の会議へ出席して、毎年この月には棚卸しがあって…。

大まかに締め日やイベントが決まっていたのでタイムレコーディング(時間の記録)のつもりでどんどん埋めていきました。

そうすると「特に何もない日には気になっていた備品の引き出しを片付けよう」というように忙しさのムラが見つかり、調整できるようになっていきました。

そして、タイムレコーディングしていくと情報として残るので振り返った時に「あ、去年の3月末は新人受け入れに向けて事務用品の発注をバタバタやっていたから今年は少し早めに始めよう」という季節ごとの計画が立てやすくなります。

ここで冒頭の質問にもどります。

あなたのお仕事、去年のこの時期どんなことをしていましたか?
どんな催事があり、どんなイレギュラーなことが起こり、何を感じていましたか?

手帳にヒントを残していればきっとやるべきことが浮かんでくると思います。

「そんなルーティーンワークなんかない、うちは臨機応変が大事な職場なんだから。」
という方には使えないかもしれません。このままの案では。
形を変えて自分の仕事だとどんな風に取り込めるか、アレンジを楽しんでみてください。

例えば「ある日は台風で売り場が雨漏りに遭ってしまった」なんてことがあった時は手帳にメモしておけば、夏から秋にかけての悪天候が予想された時に「あの辺に商品を並べるのはやめよう」とか「漏電が心配だからコンセント類を水に浸からないよう対策しておこう」などのリスクヘッジが早めに取れると、私は思います。

と、言いつつ私はプライベートのスケジューリングにはどうしてもうまく取り入れられないんですけどもね。。。

仕事の手帳は高橋のバーチカルタイプを使っています。

今日は以上です。

上記の手帳の使い方について、私は藤沢優月さんの「夢をかなえる人の手帳」を長年愛用しています。
今は革の手帳カバーも。

まったく似ても似つきませんが、ほんのり原点はここにあるかもしれません。念のためリンクをご紹介させていただきます。
http://www.officeonsa.com/

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